Bedrijfsvoering

Naast de programma's moeten gemeenten minimaal zeven programmaoverstijgende paragrafen in de begroting opnemen (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten). In de paragrafen staat belangrijke informatie waarmee inzicht wordt verkregen in de financiële positie van de gemeente, de beheersmatige aspecten en de risico's.

Personeel en Organisatie

In 2027 werkt P&O verder aan o.a. onderstaande projectmatige thema’s:

In het kader van de verbetering van onze arbeidsmarktpositie ronden we in 2027 de overgang op HR21 (functiewaarderingssysteem van de VNG) af.

Het in-, door- en uitstroomproces zal verder vereenvoudigd en gedigitaliseerd worden t.b.v. efficiëntie, privacy en informatieveiligheid.

In het kader van organisatieontwikkeling gaan we aan de slag met een lange termijn organisatieontwikkelplan voor de verdere ontwikkeling van onze organisatie. We richten ons daarbij zowel op structuur- als op cultuurspecten. Zo onderzoeken en implementeren bijvoorbeeld een passend sturingsmodel. Tevens werken we verder aan de Visie op werken en aan het verder verbeteren van Werken in projecten.

Tot slot gaan we verder aan de slag met het vitaliteitsbeleid, het door ontwikkelen van de online leeromgeving en het personeelsinformatiesysteem en continueren we inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en blijven we verdere mogelijkheden onderzoeken om dit meer arbeidsplaatsen hiervoor te creëren.

1. ¹ Vacatureruimte per 20 augustus 2026 is 28,2 fte.

Communicatie

Open en transparante communicatie

Dit blijft een belangrijk uitgangspunt voor ons. We informeren inwoners, organisaties en instellingen tijdig en zorgvuldig over beleid, projecten en ontwikkelingen die hen raken. Daarbij streven we naar duidelijke, toegankelijke en betrouwbare informatie. We onderhouden actieve contacten met lokale en regionale media en staan open voor vragen en gesprekken. Op die manier dragen we bij aan een transparante overheid en versterken we het vertrouwen en de betrokkenheid van inwoners bij het gemeentebestuur.

Participatie

In 2027 blijft participatie een speerpunt. Vanuit het cluster Communicatie wordt in het voorjaar van 2027 de nieuwe participatie- en inspraakverordening aan uw raad ter besluitvorming voorgelegd. Daarnaast gaan we aan de slag met onder andere het standaardiseren van participatie. In het programma Veilig en Dienstverlenend staat meer over hoe we dit in Middelburg doen.

Communicatie als verbindende schakel

Het cluster communicatie ondersteunt het college en de organisatie bij het informeren en betrekken van inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. Zij adviseren over communicatie bij beleid, projecten en ontwikkelingen die impact hebben op de samenleving. Daarbij is er aandacht voor begrijpelijke informatie, participatie en het creëren van draagvlak. Ook ondersteunen de communicatieadviseurs bestuurders en organisatie bij hun contacten met inwoners en media. Zo dragen zij bij aan een open, transparante en betrokken overheid.

www.middelburg.nl

Onze website is een belangrijk kanaal voor informatie, dienstverlening en contact met inwoners, ondernemers en bezoekers. In 2027 werken we verder aan een gebruiksvriendelijke en toegankelijke digitale omgeving, waarin informatie gemakkelijk vindbaar en begrijpelijk is. We blijven onze online dienstverlening verbeteren en stemmen de inrichting en inhoud van de website af op de behoeften van gebruikers. Zo zorgen we ervoor dat inwoners steeds beter zelfstandig informatie kunnen vinden en zaken met de gemeente kunnen regelen.

Middelburg Ontmoet

MiddelburgOntmoet blijft hét digitale platform voor ontmoeting, participatie en lokale initiatieven in onze gemeente. In 2027 zetten we in op het verder versterken van de verbinding tussen inwoners, organisaties en activiteiten. We stimuleren het gebruik van het platform door inwoners en partners, vergroten de zichtbaarheid van lokale initiatieven en blijven werken aan een gebruiksvriendelijke en actuele omgeving. Zo draagt MiddelburgOntmoet bij aan een betrokken samenleving waarin inwoners elkaar makkelijker weten te vinden en mee kunnen doen.

Informatie op papier

We streven naar communicatie die voor iedereen toegankelijk is. Daarom zetten we naast digitale kanalen ook papieren communicatiemiddelen in. Onze wekelijkse pagina in de Middelburgse en Veerse Bode en gerichte communicatie via brieven blijven belangrijke middelen om inwoners te informeren over ontwikkelingen, besluiten en activiteiten. Met een combinatie van online en offline communicatie sluiten we aan bij de verschillende behoeften van inwoners en vergroten we het bereik van onze boodschap.

Verkiezingen

In 2027 mogen we weer naar de stembus. Dit keer is het voor Provinciale Staten, en daarmee ook voor de Eerste Kamer in Den Haag. Wij communiceren voor deze verkiezing uiteraard de praktische informatie over stempassen, stembureaus etc.

Leespanel

In 2025 zijn we begonnen met het voorleggen van een aantal van onze brieven aan mensen die de Nederlandse taal minder goed beheersen. In 2027 gaan we nog meer brieven aan ze voorleggen om de brieven te verbeteren. Als brieven voor iedereen begrijpelijk zijn, verbeteren we onze communicatie naar onze inwoners.

Juridische zaken

Bezwaarschriften

De kamer Algemene Zaken van de Commissie bezwaarschriften zal in 2027 naar verwachting 12 keer vergaderen waarbij per vergadering gemiddeld 3 zaken worden behandeld. De vergoedingen en reiskosten voor de commissieleden worden begroot op € 9.000.

De invoering van de nieuwe salariswaardering kan naar verwachting in 2027 leiden tot een tijdelijke toename van het aantal geschillen en daarmee van de belasting van de gemeentelijke geschillencommissie.

Klachten

De Verordening op de behandeling van klachten geeft een actuele uitwerking van de informele behandeling van klachten en de behandeling van klachten door een externe commissie.

In de huidige situatie wordt de klachtbehandelaar (vaak het afdelingshoofd) binnen enkele dagen in contact met klager om te trachten tot een oplossing van de klacht te komen. Deze behandeling van klachten laat al vele jaren zien dat vlot en persoonlijk contact gelegd door de klachtbehandelaar bijzonder op prijs wordt gesteld door de klager. Bij een grote meerderheid van de klachten zorgden deze persoonlijke contacten ervoor dat de klacht snel naar tevredenheid van klager werd opgelost.

Indien de informele behandeling geen resultaat oplevert, dan wordt de klacht ter behandeling voorgelegd aan een onafhankelijke klachtencommissie.

Als een klager het niet eens met uitkomst van de formele behandeling van de klacht, dan kan klager zich wenden tot Nationale Ombudsman.

Er wordt in 2027 gewerkt aan de verdere professionalisering van de rol van klachtencoördinator (belegd bij het cluster juridisch van Wijk en Bestuur) naar klachtbehandelaar, met als doel klachten nog directer en effectiever af te handelen, mediation nadrukkelijker te benutten en vanuit structurele signalering en analyse van klachten tijdig in te spelen op terugkerende tendensen en deze in de toekomst zoveel mogelijk te voorkomen.

Gelet op de cijfers van de afgelopen 5 jaar zullen in 2027 naar verwachting ongeveer 45-50 klachten worden behandeld waarvan 4 door de onafhankelijke klachtencommissie. De vergoedingen en reiskosten voor de leden van de klachtencommissie worden begroot op € 4.000.

Verzekeringen

In 2025 is de brandverzekering Europees aanbesteed, dit heeft geleid tot een verlaging van de premie.

De aansprakelijkheidsverzekering heeft de gemeente na een Europese aanbesteding per 1 januari 2020 ondergebracht bij Melior verzekeringen in Almelo. Melior verzekeringen en Centraal beheer zijn nagenoeg de enige aanbieders van aansprakelijkheidsverzekeringen voor (gemeentelijke) overheden. Gezien de marktaanbieders en ontwikkelingen is ervoor gekozen om de aansprakelijkheidsverzekering nog niet aan te besteden, dit op advies van onze verzekeringsmakelaar AON. De aansprakelijkheidsverzekering wordt per jaar automatisch verlengd. En wordt Europees aanbesteed zodra de markt hiervoor weer gunstig is en er meer aanbieders zijn.

In februari 2026 is een goed werkgeverschapsverzekering afgesloten bij Acrisure, deze verzekering wordt per jaar verlengd. Deze verzekering dekt schade (materieel en personenschade) voor de werknemers van de gemeente.

Naast bovengenoemde verzekeringen heeft de gemeente nog een derde grote verzekering, dit betreft de Construction All Riks (CAR) verzekering, deze is afgesloten bij Centraal beheer. Deze verzekering dekt de risico’s bij infrastructurele werken. De verzekering is in 2025 verlengd voor een periode van 3 jaar. Onzeker is of voor 2027 een premiestijging valt te verwachten, naast de gebruikelijke indexering. Dit geldt eveneens voor de voertuigverzekering en werkmaterieelverzekering.

Informatiemanagement

Digitalisering, data en kunstmatige intelligentie hebben een steeds grotere invloed op de manier waarop gemeenten werken, besluiten nemen en dienstverlening leveren. Informatie is daarbij een strategische grondstof. Betrouwbare, actuele en toegankelijke informatie is noodzakelijk om maatschappelijke opgaven effectief aan te pakken, verantwoording af te leggen en inwoners en ondernemers goed van dienst te zijn. De toenemende eisen vanuit wet- en regelgeving, de groeiende mogelijkheden van data en AI en de behoefte aan betrouwbare stuurinformatie vragen om een toekomstbestendige informatievoorziening. 

In 2027 geven wij uitvoering aan de nieuwe informatievisie 2026-2030. Deze visie bestaat uit acht samenhangende sporen die richting geven aan de ontwikkeling van de informatievoorziening: I in het hart, Digitaal leiderschap, Versterken digitale weerbaarheid, Werken onder architectuur, Informatiebeheer op orde, Naar data en algoritmen met waarde(n), Toekomstbestendig I-vakmanschap en Samenwerken en innovatie. Binnen deze sporen ligt in 2027 de nadruk op de verdere professionalisering van de informatiehuishouding, de ontwikkeling van datagedreven werken en de verantwoorde inzet van kunstmatige intelligentie. 

I in het hart

Digitalisering raakt niet alleen systemen en processen, maar ook mensen en organisatiecultuur. Daarom bevorderen wij informatiebewust werken binnen de gehele organisatie. Informatie en digitalisering zijn een integraal onderdeel van beleid, uitvoering en dienstverlening. Daarbij besteden wij aandacht aan digitale vaardigheden, bewustwording en de impact van nieuwe technologische ontwikkelingen op het dagelijks werk van medewerkers. 

Digitaal leiderschap

Om de ambities uit de informatievisie te realiseren versterken wij de sturing op digitalisering. We bevorderen integraal opdrachtgeverschap, versterken het eigenaarschap binnen de organisatie en zorgen voor een duidelijke verbinding tussen organisatiedoelen, informatievoorziening en digitale ontwikkelingen. Tevens werken wij verder aan de verankering van digitalisering binnen de reguliere planning-, sturings- en verantwoordingscyclus.

Versterken digitale weerbaarheid

Een betrouwbare digitale overheid vraagt om een robuuste en veilige informatievoorziening. Daarom blijven wij investeren in de digitale weerbaarheid van de organisatie. Hierbij is aandacht voor continuïteit, risicobeheersing, informatiebeveiliging, privacy en bewustwording van medewerkers. Ook volgen wij de ontwikkelingen rondom nieuwe wet- en regelgeving op het gebied van digitale veiligheid. Zie de paragraaf ‘informatiebeveiliging’ voor uitgebreidere informatie. 

Werken onder architectuur

Architectuur blijft een belangrijk vertrekpunt voor de ontwikkeling van de informatievoorziening. In 2027 ligt het accent op het toepassen van bestaande architectuurprincipes bij nieuwe initiatieven en het vergroten van inzicht in gegevensstromen, applicaties en samenhang binnen het informatielandschap. Gelet op beschikbare capaciteit en middelen worden in 2027 geen omvangrijke architectuurtrajecten uitgevoerd. 

Informatiebeheer op orde

Een betrouwbare overheid vraagt om een betrouwbare informatiehuishouding. In 2027 werken wij aan de implementatie van de nieuwe Archiefwet, de actualisatie van de informatieverordening en het Besluit Informatiebeheer, de verdere verbetering van zaakgericht werken en het verhogen van de volwassenheid van het informatiebeheer. Hiermee versterken wij de kwaliteit, toegankelijkheid, vindbaarheid en duurzame beschikbaarheid van informatie voor dienstverlening, bedrijfsvoering en verantwoording.

Naar data en algoritmen met waarde(n)

Om maatschappelijke opgaven beter te kunnen sturen en onderbouwde besluiten te nemen ontwikkelen wij onze datagedreven werkwijze verder. In 2027 werken wij aan de doorontwikkeling van het datawarehouse, de invoering van datagovernance, verbetering van datakwaliteit, uitbreiding van managementinformatie en dashboards en verdere ontsluiting van gegevensbronnen. 

Bijzondere aandacht gaat uit naar de jeugdhulp. Het dashboard Jeugd en de inzet van businessanalyse vormen gezamenlijk de informatie- en sturingsfunctie voor de beheersing van jeugdhulpkosten. Hiermee vergroten wij het inzicht in kostenontwikkelingen, signaleren wij trends eerder en ondersteunen wij tijdige bestuurlijke en operationele bijsturing.

Toekomstbestendig I-vakmanschap

Digitalisering vraagt om nieuwe kennis en vaardigheden van medewerkers. Daarom investeren wij in digitale zelfredzaamheid, kennisontwikkeling en het versterken van informatiebewustzijn binnen de organisatie. Hierbij is specifieke aandacht voor AI-geletterdheid en de impact van digitalisering op het vakmanschap van medewerkers en leidinggevenden. 

Samenwerken en innovatie

De opgaven op het gebied van informatievoorziening worden steeds complexer en vragen om samenwerking. Daarom blijven wij investeren in de samenwerking binnen de I&A-samenwerking met Vlissingen en Orionis en sluiten wij aan bij landelijke ontwikkelingen en initiatieven. Daarnaast stimuleren wij innovatie en verkennen wij nieuwe technologieën die kunnen bijdragen aan betere dienstverlening, efficiëntere bedrijfsvoering en meer publieke waarde. 

Kunstmatige intelligentie

Kunstmatige intelligentie vormt in 2027 een belangrijk ontwikkelthema binnen meerdere sporen van de informatievisie. Wij zetten in op de verdere invoering van Microsoft 365 Copilot, het uitvoeren van AI-pilots, het vaststellen van AI-beleid en het vergroten van de AI-geletterdheid van medewerkers. Daarnaast richten wij een structureel toetsingsproces in voor AI-toepassingen, waaronder AIIA- en DPIA-beoordelingen, en geven wij invulling aan transparantie door toepassingen op te nemen in het algoritmeregister. Hiermee creëren wij de randvoorwaarden om AI verantwoord, veilig en uitlegbaar toe te passen.

Inkoop

Borging van de rechtmatigheid en doelmatigheid van inkoop zijn speerpunten binnen de organisatie. De gestandaardiseerde formats zijn hierbij een belangrijk hulpmiddel en deze worden continu geüpdatet. Daarnaast wordt veel aandacht besteed aan het vergroten van de kennis en het bewustzijn met betrekking tot de inkoopdoelstellingen bij de medewerkers.

Om Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen te borgen in onze inkoop- en aanbestedingsprocedures wordt er meer aandacht besteed aan contractbeheer en contractmanagement op het gebied van duurzaamheid. Daarnaast wordt jaarlijks per afdeling het MVOI actieplan uitgevoerd, geëvalueerd en bijgewerkt.

Het contractmanagement focust zich op het optimaliseren van het contractmanagement bij de vakafdelingen inclusief contractbeheer (TopDesk) en onderzoekt een leveranciersbeoordelingssysteem.

De unieke Zeeuwse inkoop netwerk-samenwerking wordt gecontinueerd en waar mogelijk geïntensiveerd in gezamenlijke projecten.

Informatiebeveiliging

De gemeente Middelburg is voor haar dienstverlening, bedrijfsvoering en besluitvorming in toenemende mate afhankelijk van digitale systemen, gegevens en ketensamenwerkingen. Tegelijkertijd nemen cyberdreigingen toe en worden gemeenten geconfronteerd met strengere wettelijke eisen op het gebied van digitale weerbaarheid. Een goede informatiebeveiliging is daarom een essentiële randvoorwaarde voor een betrouwbare overheid, het beschermen van gegevens en het waarborgen van de continuïteit van de dienstverlening. De ontwikkelingen op het gebied van cyberdreigingen, kunstmatige intelligentie, cloudgebruik en digitale afhankelijkheden vragen om een permanente aandacht voor digitale veiligheid. 

In 2027 geven wij uitvoering aan het spoor Versterken digitale weerbaarheid uit de informatievisie 2026-2030. Daarbij richten wij ons op het versterken van onze digitale weerbaarheid, het voldoen aan nieuwe wettelijke verplichtingen en het vergroten van de bewustwording binnen de organisatie. Daarnaast besteden wij nadrukkelijk aandacht aan digitale soevereiniteit, zodat risico's rondom afhankelijkheden van leveranciers, cloudvoorzieningen en buitenlandse technologieën beter beheerst kunnen worden. 

Wat gaan we daarvoor doen?

Implementatie van nieuwe wet- en regelgeving

De invoering van de Cyberbeveiligingswet en de Wet weerbaarheid kritieke entiteiten stelt hogere eisen aan risicobeheersing, governance en weerbaarheid. In 2027 werken wij verder aan het implementeren van deze verplichtingen door risico's, afhankelijkheden en kritieke processen verder in kaart te brengen en waar nodig aanvullende beheersmaatregelen te treffen. Daarbij versterken wij onze organisatiebrede aanpak van informatiebeveiliging en risicomanagement.

Versterken van de digitale weerbaarheid

Wij blijven investeren in een robuuste en betrouwbare informatievoorziening. Daarbij ligt de nadruk op:

• het verder implementeren van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO);

• het uitvoeren en actualiseren van risicoanalyses;

• het versterken van monitoring, detectie en respons op beveiligingsincidenten;

• het verbeteren van continuïteits- en herstelmaatregelen;

• het uitvoeren van oefeningen en testen van crisisscenario's.

Hiermee vergroten wij de weerbaarheid van de organisatie tegen verstoringen, cyberaanvallen en andere digitale risico's.

Digitale soevereiniteit

Digitale afhankelijkheden spelen een steeds grotere rol binnen de overheid. Daarom besteden wij in 2027 expliciet aandacht aan digitale soevereiniteit. Bij de ontwikkeling van nieuwe oplossingen, de aanschaf van systemen en de inzet van cloudvoorzieningen wegen wij aspecten zoals gegevensbescherming, afhankelijkheid van leveranciers, open standaarden, interoperabiliteit, continuïteit en de controle over data nadrukkelijk mee. Daarbij sluiten wij aan bij landelijke ontwikkelingen en gemeentelijke initiatieven op dit terrein. 

Veilig en bewust digitaal werken

Technische maatregelen alleen zijn onvoldoende om informatie veilig te houden. Medewerkers vormen een belangrijke schakel in de digitale weerbaarheid van de organisatie. Daarom investeren wij in bewustwording, opleiding en oefeningen op het gebied van informatiebeveiliging, privacy, phishing, datalekken en het verantwoord gebruik van nieuwe technologieën, waaronder kunstmatige intelligentie.

Governance en sturing

Informatiebeveiliging vraagt om duidelijke verantwoordelijkheden en structurele sturing. In 2027 versterken wij de governance op informatiebeveiliging door risico's periodiek te monitoren, beveiligingsmaatregelen planmatig op te volgen en management en bestuur actief te informeren over de digitale weerbaarheid van de organisatie. Hiermee wordt informatiebeveiliging nadrukkelijk onderdeel van de reguliere planning- en controlcyclus.

Waar sturen we op?

In 2027 monitoren wij onder andere:

• de voortgang van maatregelen uit de BIO;

• de implementatie van verplichtingen uit de Cyberbeveiligingswet en de Wet weerbaarheid kritieke entiteiten;

• uitgevoerde risicoanalyses en opvolging van verbetermaatregelen;

• deelname aan bewustwordingsactiviteiten en oefeningen;

• uitgevoerde continuïteits- en hersteltesten;

• opvolging van bevindingen uit audits en controles.

Door te investeren in digitale weerbaarheid, beveiligingsbewustzijn en digitale soevereiniteit zorgen wij ervoor dat de gemeentelijke dienstverlening veilig, betrouwbaar en beschikbaar blijft voor inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners.

Privacybescherming

Door onder andere de verdere digitalisering van de dienstverlening, cyberdreigingen, AI en privacybewustzijn van onze inwoners is privacybescherming een belangrijk aandachtspunt. In 2027 richten we ons daarom op het verder versterken van de borging van privacy. Prioriteit ligt bij het afronden van het verwerkingsregister. Dit vormt de basis voor adequaat privacymanagement en AVG-compliance. Dat betekent dat we zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens en de privacy van inwoners, medewerkers en andere betrokkenen.

Op basis van het verwerkingsregister wordt vastgesteld welke werkzaamheden met persoonsgegevens een verhoogd risico voor de privacy van betrokkenen kunnen opleveren en daarom nader moeten worden beoordeeld via een DPIA (Data Protection Impact Assessment). Daarnaast wordt onderzocht in hoeverre afspraken met externe partijen voldoen aan de wettelijke eisen als het gaat om privacy.

Aandacht voor bewustwording en kennisontwikkeling blijft noodzakelijk. Ook vindt afstemming plaats met het management over ambities, prioriteiten en de benodigde capaciteit om privacybescherming duurzaam te borgen.

Financieel beleid / beheer

P&C cyclus

Om het collegeprogramma uit te voeren, stelt het college van burgemeester en wethouders meerdere documenten op: de kadernota, de programmabegroting, de bestuurlijke tussenrapportage, de najaarsbrief en de jaarstukken. Het is wettelijk verplicht voor de gemeente om in het kader van de P&C-cyclus elk jaar in ieder geval een begroting en jaarrekening te maken. Door tussentijds ook te kijken naar de voortgang van de plannen en de gemaakte kosten, kan het gemeentebestuur beleidsdoelen/voornemens bijsturen of nieuwe afspraken maken.

Het gaat om de volgende documenten:

• Kadernota: Hierin worden de kaders voor de begroting vastgesteld. De ontwikkeling vanuit de laatste jaarrekening en bestuurlijke tussenrapportage wordt hierbij betrokken. Daarna worden de nieuwe wensen en beleid geïnventariseerd. Het college van burgemeester en wethouders stelt op basis van deze nieuwe wensen en beleid een eerste versie van de nota op. Vervolgens is de gemeenteraad aan de beurt. De raad kan wijzigingen voorstellen en nieuwe voorstellen doen. Het college werkt al deze zaken uit tot een begroting.

• Programmabegroting: Deze bestaat uit een beleidsbegroting waarin de doelstellingen zijn geformuleerd om het gewenste maatschappelijke effect te bereiken. De activiteiten in het betreffende begrotingsjaar zijn gekoppeld aan deze doelstellingen. Naast de beleidsbegroting kent de begroting ook een financiële begroting. Deze financiële begroting geeft een overzicht van baten en lasten en op de financiële positie van de gemeente wordt een toelichting gegeven. Per programma is een invulling van de financiële ruimte en keuzes voor nieuw beleid uit de vastgestelde kadernota opgenomen. Het is wettelijk bepaald dat deze effecten ook in een meerjarenraming worden weergegeven.

• Bestuurlijke tussenrapportage: Deze geeft informatie over de voortgang van de activiteiten uit de programmabegroting en over de eerste periode (januari t/m mei) van het jaar. De peildatum is 1 juni van enig boekjaar.

• Najaarsbrief: Deze geeft informatie over de financiële voortgang ten opzichte van de programmabegroting (inclusief verwerking van de bestuurlijke tussenrapportage) over de tweede periode van het jaar. Dit gebeurt op hoofdlijnen. Dit betekent dat in deze brief gerapporteerd wordt over afwijkingen van € 50.000 of meer. Voor activiteiten die niet meer afgerond worden in het boekjaar, biedt de najaarsbrief de mogelijkheid om het bijbehorende budget over te hevelen naar het volgende jaar. Door het ‘budgetrecht’ van de raad wordt deze altijd aan de raad voorgelegd.

• Jaarstukken: Deze geven informatie over de resultaten die behaald zijn binnen de programma’s aan de hand van de eerder geformuleerde vragen:

  • Wat wilden we bereiken?

  • Wat hebben we bereikt?

  • Wat hebben we ervoor gedaan?

  • Wat heeft het gekost?

Het aanbieden van planning en control documenten gebeurt via een specifieke webportal (zie link: P&C portaal gemeente Middelburg) waardoor alle P&C-documenten beschikbaar zijn voor alle belangstellenden. Ook de controlerende rol van de raad wordt hierdoor beter ondersteund.

Om de ambities uit het hoofdlijnenakkoord Samen Bouwen 2026 - 2030 te realiseren, is een doelmatige en flexibele inzet van de beschikbare financiële middelen essentieel. Met een begrotingsomvang van circa € 262 miljoen (2027) ligt de focus op het verder versterken van de financiële sturing en uitvoeringskracht. Daarom wordt vanaf de begroting 2027 aangesloten bij de vereenvoudigde programmastructuur die zowel ambtelijk als bij de totstandkoming van het hoofdlijnenakkoord is gehanteerd. Door programma's overzichtelijker in te richten en scherper te sturen op doelen, resultaten, risico's en prestatie-indicatoren, neemt de slagvaardigheid van de organisatie toe. Hierdoor kunnen middelen en capaciteit sneller en gerichter worden ingezet wanneer maatschappelijke of financiële omstandigheden daarom vragen. Tevens ontstaat meer ruimte om bestaande middelen effectiever in te zetten voor nieuwe opgaven. Deze werkwijze draagt bij aan een lerende en continu verbeterende organisatie die gericht blijft op de uitvoering van de Middelburgse ambities, zonder onnodig een beroep te doen op aanvullende financiële middelen of ingrijpende organisatorische aanpassingen.

Cluster financiën

Het cluster financiën van de afdeling Bedrijfsvoering is de interne dienstverlener voor de andere afdelingen in de organisatie. Dit cluster richt zich vooral op:

• integrale advisering en consultering van financiële vraagstukken waarbij een klant - en resultaatgerichte manier van werken wordt voorgestaan;

• adviseren en beheren van de financiële middelen van een organisatie (zie ook paragraaf financiering);

• deelnemen in de begeleidingscommissie van verschillende gemeenschappelijke regelingen;

• aanspreekpunt en ondersteuning bieden aan de externe accountant van de gemeente;

• monitoring van budgetten worden via een digitaal portaal aangeboden. Waarbij de budgethouder actief wordt ondersteund zodat budgetbeheer adequaat opgepakt kan worden;

• ondersteuning van de uitvoerende afdelingen bij de financiële afwikkeling met betrekking tot crediteurenbeheer, bankadministratie en kasbeheer.

Control

Een geïntegreerde aanpak

De geïntegreerde aanpak die we toepassen bij Control legden we vast in het plan 'Middelburg in control 2025-2028'. De basis van dit plan is de 'Controlparaplu', waaronder we diverse controlonderdelen met elkaar verbinden.

Het plan Middelburg in Control 2025-2028 betreft het volgende:

• Integratie van op dit moment tien control onderdelen volgens bovenstaand figuur (inmiddels voegden wij hier projectcontrol en informatiebeheer aan toe);

• Verschuiving van gegevensgerichte controles achteraf naar borging controles in de processen;

• Processen;

• Jaarlijks terugkerende activiteiten en fasering;

• Afstemming met accountant en Belastingdienst;

• Doelmatig- en doeltreffendheid onderzoek art 213a;

• Rapportagestructuur;

• Management Control Systeem;

• Integrale ondersteuning met één softwaresysteem, TrustBound GRC.

Interne beheersing

Bij interne beheersing gaat het om opzet, bestaan en werking. We geven hieraan invulling door voor de in het plan genoemde processen per proces een risicoanalyse uit te voeren. Hierbij besteden we aandacht aan alle onderdelen volgens de Controlparaplu. Met deze risicoanalyse richten we vervolgens de interne beheersing met beheersmaatregelen het desbetreffende proces in (opzet) en toetsen we het bestaan van de hiervoor genoemde beheersmaatregelen met een deelwaarneming. Tenslotte nemen we een aantal steekproeven (werking). Als de toets – bestaan – geen bijzonderheden oplevert kunnen we volstaan met een beperkt aantal steekproeven. Deze wijze van interne beheersing is in de lijn van de bedoeling van de invoering rechtmatigheidsverantwoording door het college, leidt tot een doelmatig controlproces en heeft positieve doorwerking op de organisatieontwikkeling.

In 2027 werken we verder aan de uitwerking van de risicoanalyse per proces. Dit betreft nog één hoog risicoproces, grondexploitatie, en voor het overige midden en laag risico interne beheersing processen. Indien dit binnen de capaciteit past maken we ook een start met de algemene processen uit het plan Middelburg in Control.
Naast het op- en laten vaststellen door de proceseigenaren van de risicoanalyses brengen we deze processen in TrustBound, het softwaresysteem van Control.
Voor de inmiddels tien vastgestelde risicoanalyses van processen voeren we in dit jaar voor het eerst de interne beheersing geheel uit volgens Middelburg in Control.

Management Control Systeem (MCS)

Dit jaar stemt Control het Management Control Systeem verder af. Dit geldt ook voor de rapportering daarover aan de organisatie en bestuur. Het betreft het Hoofdlijnenakkoord, de begroting, het Managemenetteam (MT) plan en de afdelingsplannen. Het uiteindelijk doel van Control is te komen tot een volledig doorlopende lijn van de top-down plannen (satéprikker) en rapportering hierover via een gemeentebreed dashboard. Hierbij leggen we ook de link met de Planning en Controlcyclus.

Kaders Planning en Control

Dit jaar ondersteunen we de verdere uitwerking van de Planning en Controlproducten op het gebied van kwaliteit en constistentie. Hierbij betrekken we de uitkomsten van het doelmatigheidsonderzoek Planning en Control. De rapportering over dit onderzoek is voorzien in het eerste kwartaal van 2027.

Doelmatig- en doeltreffendheidonderzoek

Vanuit de door de gemeenteraad vastgestelde verordening doelmatig- en doeltreffendheid van het gevoerde beleid (213a Gw) voeren wij dit jaar twee doelmatig- en doeltreffendheidsonderzoeken uit. Het betreft één afdeling- en één themaonderzoek. Eerder stelde het college het onderzoeksplan 2026-2028 vast.
Voor 2027 voeren we een organisatieonderzoek (voorjaar) uit bij de afdeling WSD (Belastingsamenwerking Walcheren/Schouwen-Duiveland) en een themaonderzoek (najaar) naar de opzet en uitvoering van de omgevingswet.

Controllersrapportage

We rapporteren twee keer dit jaar volgens Middelburg in Control. Bij deze rapportage willen wij ook het onderdeel projectcontrol betrekken. Dit betreft een totaaloverzicht met alle projecten met daarbij de voortgang op diverse beheersingsonderdelen.