Wet open overheid
Inleiding
Sinds september 2023 is er een projectgroep Woo ingesteld. Deze projectgroep is afgeschaald van portfolioproject naar lijnproject. De huidige projectgroep heeft nog steeds als taak de Woo op basis van het niveau Basis (minimaal voldoen aan de wet) te implementeren (coform collegebesluit juli 2023). De huidige projectgroep streeft, daar waar het kan, zonder risico’s en binnen de budgettaire ruimte die er is (budget implementatie Woo gemeentefonds), op versnellen bij implemtatie waar dit kan. Hierdoor kan de gemeente, daar waar mogelijk, haar burgers al eerder en transparanter bedienen.
Actieve openbaarmaking
De Woo verplicht overheidsorganisaties en specifiek gemeenten om gefaseerd in 3 fasen elf informatiecategorieën actief openbaar te maken. Concreet betekent actieve openbaarmaking dat de informatie digitaal vindbaar en toegankelijk moet zijn. Het wettelijk implementatietraject van de Woo is verlengd van 2026 naar 2028. Dit omdat de invoering complexer en omvangrijker bleek dan aanvankelijk voorzien. Met name het op orde brengen van de informatiehuishouding, het aanpassen van processen en systemen en de benodigde capaciteit vragen meer tijd.
De betreffende elf informatiecategorieën zijn:
Per Koninklijk Besluit is de verplichting opgelegd om vijf categorieën op 1 november 2024 actief openbaar te maken. Het betreft:
Wetten en algemeen verbindende voorschriften;
Overige besluiten van algemene strekking;
Organisatie en werkwijze;
Bereikbaarheidsgegevens;
Vergaderstukken Staten-Generaal.
De gemeente Middelburg voldoet hieraan voor zover het de gemeentelijke verplichtingen betreft.
Passieve openbaarmaking
Overheidsinstanties zijn verplicht om op verzoek informatie openbaar te maken (aan de verzoeker beschikbaar te stellen). Hierbij geldt in principe een termijn van maximaal vier weken waarbinnen het verzoek moet worden afgehandeld/aan de verzoeker de gevraagde informatie beschikbaar wordt gesteld. In principe omdat deze termijn onder meer kan worden opgeschort en/of éénmalig worden verlengd. In 2025 waren er 43 Woo-verzoeken. Voor 2026 zijn er tot op heden 27 verzoeken ingediend (peildatum 27 augustus 2026).
Toegankelijkheid van informatie
Overheidsinstanties moeten ervoor zorgen dat informatie die zij actief openbaar maken, toegankelijk is voor een breed publiek. Dit betekent dat de informatie digitaal beschikbaar moet zijn en in een toegankelijk format, zoals pdf of html.
Informatiebeheer
Overheidsinstanties zijn verplicht om hun informatie op een zorgvuldige en duurzame wijze te beheren. Dit betekent dat zij in het kader van gemeentelijke taken informatie wordt ontvangen, geregistreerd, gecreëerd, uitgewisseld en gearchiveerd.
Voor de Woo zijn met name de ontvangst, registratie, creatie en archivering van belang.
Ontvangst van informatie in het kader van de Woo
Feitelijk is dit hoe de gemeente Middelburg Woo verzoeken wil ontvangen. In het aanwijzingsbesluit van 6 augustus 2024 heeft het college besloten dat digitale Woo verzoeken vanaf 5 oktober 2024 alleen nog via een webformulier ingediend kunnen worden. Dit digitale formulier is ontwikkeld en kan met en zonder DigiD/E-herkenning worden gevuld. De ingediende formulieren worden rechtstreeks in het zaaksysteem Djuma opgeslagen en in een nieuw ontwikkeld werkproces op basis van Customer Journey principes (ook wel klantreis) afgehandeld binnen het zaaksysteem. Deze digitale ingang voor Woo-verzoeken voor de burger wordt als aangewezen kanaal ook bevestigd ingevolge de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer.
Registeren van informatie
Concreet betekent dit, vastleggen:
De datum waarop het document is geproduceerd;
De aard van het document (bijvoorbeeld: rapport, brief, memo);
De identiteit van de auteur(s) van het document;
De identiteit van de ontvanger(s) van het document;
Het onderwerp van het document;
Daarnaast moeten overheidsinstanties ook bijhouden of een document openbaar gemaakt is of niet, en zo ja, op welke datum dit heeft plaatsgevonden.
Bovenstaande wordt door de gemeente Middelburg grotendeels in het zaaksysteem Djuma gedaan. Er zijn echter organisatieonderdelen die dit nog niet (volledig) via het zaaksysteem laten verlopen. Hierdoor ontstaat het risico dat er niet eenduidig aan de wettelijke vereisten wordt voldaan. Het Zeeuws Archief heeft enkele jaren geleden al op deze risico’s gewezen en er is een verbeterplan opgesteld waaraan doorlopend buiten de scope van het project Woo wordt gewerkt door de adviseurs Informatiebeheer van de afdeling Facilitaire Zaken.
Creëren van informatie
Iedere medewerker van de gemeente Middelburg creëert informatie. Of die informatie en in welke mate deze informatie conform wettelijke regelgeving moet verlopen hangt af van de taken of functies van medewerkers. Wanneer we de 11 informatiecategorieën waarvoor we conform de Woo actief moeten gaan publiceren dan heeft dit consequenties voor de wijze van creatie. De gemeente Middelburg zal moeten besluiten via welke kanalen we creëren. Sturen we bijvoorbeeld nog mails uit een persoonlijke mailbox of juist uit een afdelingsmailbox, communiceren we nog via bijvoorbeeld Whatsapp en zouden we niet altijd moeten communiceren vanuit ons zaaksysteem. Deze vragen zijn nog steeds actueel.
Archivering van informatie
Hierbij volgt de gemeente Middelburg de richtlijnen vanuit het Zeeuws Archief waarbij we actief participeren in dit samenwerkingsverband en ons stempel drukken op de kwaliteit van de archivering en controleren of we aan alle wettelijke vereisten voldoen (dit valt buiten de scope van het project Woo). Vanuit het interbestuurlijk toezicht door de Provincie is onze kwaliteit van archivering als goed beoordeeld.
Beleidsvoornemens
Beleidsvoornemens inzake de uitvoering van de ‘wet open overheid’ (Woo)
Vanuit de opdracht ‘het implementeren van de Woo op niveau basis’ heeft de projectgroep een projectplan opgesteld. De projectgroep werkt “agile” dat betekent dat er stap voor stap, in kleine groepen in een korte cyclus zaken worden vervaardigd, opgeleverd en geïmplementeerd. Er is voor deze werkwijze gekozen omdat de Woo niet een statisch gegeven is.
Fase 1 van het project is 1 november 2024 afgerond. Via de PDAC cyclus wordt het geheel gemonitoord en geoptimaliseerd.
Vanaf november 2024 is gestart met fase 2. Fase 2 behelst het openbaarmaken van:
Ontwerpen van wet- en regelgeving met adviesaanvragen hieromtrent (in ontwikkeling 2026-2027)
Vergaderstukken van decentrale overheden (betreft raad- en commissiestukken. Gerealiseerd via Woo-index met link naar raadsinformatiesysteem)
Agenda's en besluitenlijsten van bestuurscolleges (betreft collegestukken. (openbaarmaking nu ook via Woo-index)
Adviezen van in- en externe adviesorganen en -commissies en adviesbureaus (in ontwikkleing 2026-2027)
Jaarplannen en –verslagen (zijn al openbaar op onze website en er is een link in de Woo-index)
Aan de hand van de Woo-match (een tool ontwikkeld door de VNG) doorlopen we de nieuwe informatiecategorieën.
Buiten deze scope maar wel onlosmakelijk verbonden met de Woo wordt in 2026 en 2027 (verder) gewerkt aan:
Het opstellen van een Informatiebeheerplan
Het opstellen van een richtlijn voor een correct gebruik van email en Whatsapp-berichten;
Tenslotte:
wordt er verder gewerkt aan het opzetten van een Managementinformatiesysteem rondom de Woo
blijven we aangehaakt bij het customer success traject Middelburg (CSM) (= optimaliseren zaakgericht werken).
Gerealiseerd actie(s)/beleid in relatie tot beleidsvoornemens
Voor wat betreft de wettelijk voorgestane implementatie zitten we nog steeds boven het ambitieniveau.