Bedrijfsvoering

Naast de programma's moeten gemeenten minimaal zeven programmaoverstijgende paragrafen in de begroting opnemen (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten). In de paragrafen staat belangrijke informatie waarmee inzicht wordt verkregen in de financiële positie van de gemeente, de beheersmatige aspecten en de risico's.

Personeel en Organisatie

In 2021 is de eerste fase van het functiehuisproject afgerond. Deze fase stond in het teken van het toetsen of de takenpakketten van medewerkers nog passend zijn binnen de functie waarin zij zitten en of we als gemeente Middelburg concurrerend zijn op de arbeidsmarkt. De tweede fase heeft tot doel om het functiehuis herkenbaar, eenvoudig en toekomstbestendig te maken. Deze fase staat gepland voor 2022.

In 2021 is een pilot uitgevoerd met een online leeromgeving (Middelburg Academy). Dit was een digitaal platform waar alle medewerkers vanuit huis online cursussen konden volgen. In 2022 willen we dit een structureel vervolg geven. Op deze manier willen we op een laagdrempelige manier onze medewerkers faciliteren en stimuleren om zich te blijven ontwikkelen.

In 2022 zal een medewerkeronderzoek plaatsvinden. Aanvankelijk was dit gepland voor 2021. De bedoeling was om dit te laten plaatsvinden als de situatie i.v.m. corona weer enigszins genormaliseerd zou zijn. Dat is in 2021 helaas nog niet het geval. Het medewerkeronderzoek is, in overleg met de Ondernemingsraad, daarom nu gepland voor 2022.

Tevens zullen we in 2022 verdergaan met de nieuwe Visie op werken en zal de bijdrage vanuit P&O zich focussen op de vertaling in Arbo-technische en arbeidsvoorwaardelijke randvoorwaarden. Hierbij zullen we ook de ontwikkelingen rondom de nieuwe cao continue integreren.

1. ¹ Beheer datawarehouse/data-analyse, uitbreiding met 1 fte. (kadernota)
2. ² Versterking inkoopfunctie met 1fte.
3. ³ Uitbreiding als gevolg van Middelburgsmodel inclusief toevoeging casusregie aan de toegang (TIM)
4. ⁴ Structurele functie coördinator BOA's, 1 fte( kadernota). Daarnaast toename ivm flexibele schil BOA’s omzetten in vaste formatie
5. ⁵ Uitbreiding formatie Communicatie/participatie met 2 fte. (kadernota)

Dienstverlening

Uw raad heeft op 10 december 2020 een geamendeerd raadsvoorstel aangenomen voor het verlengen van de visie op dienstverlening. Besloten is de huidige visie te verlengen tot en met 2023 met het bijbehorende budget. In december 2021 en 2022 zal u geïnformeerd worden over de stand van zaken rondom de uitvoering van de visie en in het eerste kwartaal van 2023 wordt de visie participatief geëvalueerd en de uitkomsten daarvan dienen als input voor een nieuwe visie op dienstverlening.

In 2022 zijn parkeervergunningen gedigitaliseerd (kentekenparkeren). We starten tevens een project om te komen tot controle (en waar nodig handhaving) middels een scanauto.

In 2022 introduceren we verder whatsapp als communicatiekanaal. Tevens onderzoeken we de mogelijkheden om te werken met een chatbot.

Daarnaast implementeren we de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer, zetten we het instrument klantreizen, dan wel lean management in bij een aantal dienstverleningsprocessen en vernieuwen we onze klantbeloften. Tevens ligt er in 2022 een kanalenstrategie en een web strategie.

Afsluitend gaan we in 2022 verder met het zogenoemd ‘pre-testen’ van inwonersbrieven. Samen met een panel van onze inwoners maken we brieven, alvorens we deze verzenden naar onze inwoners, leesbaarder en begrijpelijker.

Communicatie

In het communicatiebeleidsplan staat onder andere wat onze uitgangspunten zijn voor onze communicatie(uitingen). En hoe we participatie inzetten. Door inwoners meer en eerder te betrekken, ontstaat er een betere relatie tussen inwoners en bestuur. Neemt de betrokkenheid van inwoners bij hun omgeving toe. En wordt vanuit verschillende invalshoeken naar een onderwerp gekeken. Daarnaast is er meer draagvlak voor beleidsplannen en uitvoering van plannen. Meer hierover staat in het programma Bestuur en Ondersteuning.

www.middelburg.nl

Onze website is en blijft een belangrijke informatiebron. En is qua vorm en inhoud steeds in ontwikkeling.

Toegankelijkheid website

Websites van overheden moeten toegankelijk zijn voor mensen die digitaal minder vaardig zijn. En voor mensen die een lichamelijke of visuele beperking hebben. Bij het inrichten van onze website hebben we daar zeker op gelet. Eind 2021 laten wij onze website toetsen door een onafhankelijke organisatie. Deze toets kijkt of onze website voldoet aan de geldende richtlijnen voor toegankelijkheid. Afhankelijk van de uitkomst van die toets, passen we de website aan.

Website in tweede taal

De landelijke overheid heeft aangegeven dat de websites van gemeenten ook in minimaal één andere taal moeten zijn. De leverancier van het contentmanagementsysteem van onze website is daar mee bezig. Zoals het er nu naar uitziet, kunnen we dus aan die verplichting voldoen. En is onze website in 2022 ook Engelstalig.

www.doemee.middelburgers.nl

Steeds meer mensen vinden het gewoon om zaken digitaal te regelen. Ook met de gemeente. Of om digitaal informatie op te zoeken. Ook in 2022 gaan we steeds vaker onze inwoners digitaal informeren. En dagen we ze uit om zelf met plannen en ideeën te komen. Eén middel daarvoor is: doemee.middelburgers.nl. Dit online participatieplatform is sinds 2020 in de lucht. De eerste ervaringen zijn positief. In 2022 evalueren we het. En maken we een keuze of we er mee door gaan.

www.middelburgers.nl

Naast onze eigen website, is ook www.middelburgers.nl in de lucht. Hierop staat informatie van en voor de wijken en dorpen. Middelburgers.nl is een aantal jaar geleden begonnen op de sociale media Instagram en Facebook. Later is daar de website bijgekomen. Het doel wat we er mee voor ogen hadden, wordt helaas niet gehaald.

We kijken of er een beter middel is om onze inwoners en organisaties met elkaar in contact te brengen. Dat het meer een community platform wordt waar mensen elkaar beter weten te vinden. Een verzamelplek om nieuwe verbindingen te leggen tussen inwoners, professionals en de gemeente. Zodat zichtbaar is wat er aanwezig is in de wijk of buurt. Als mensen elkaar weten te vinden en weten welke mogelijkheden er zijn, gaan ze samen dingen ondernemen. En dan hebben we het over digitaal en over direct contact in de wijken en buurten.

In de loop van 2022 verwachten we daar een grote stap in te zetten. Dit heeft ook te maken met het vormen van wijknetwerken (zie programma Sociaal Domein).

Informatie op papier

Uiteraard blijven we ook brieven versturen over werkzaamheden enzovoort. En gemeentelijke informatie komt ook via de Bode bij onze inwoners op de deurmat. In 2021 verkocht DPG Media de Faam aan Trainews. We hebben er toen voor gekozen om over te stappen naar de Bode. Belangrijkste reden was dat de andere krant om de week verschijnt. We zijn tevreden over de overstap. Deze krijgt in 2022 waarschijnlijk een vervolg.

Teksten op B1 niveau

Ook in 2022 blijft het een speerpunt om onze informatie helder en duidelijk te schrijven. Ons streven is zoveel mogelijk informatie op B1-leesniveau aan te bieden. Dat geldt voor al onze middelen. Denk aan onze website, informatiepagina in de Bode, berichten op sociale media en brieven.

In de paragraaf Dienstverlening zijn drie zaken benoemd waar communicatie bij betrokken is. We hebben het dan over:

• het gebruik van whatsapp

• de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WMEBV)

• het testen van bewonersbrieven

Deze werken we hier niet verder uit.

Verkiezingen gemeenteraad

De gemeenteraadsverkiezingen in het voorjaar van 2022 vragen vooral veel tijd van de griffie en afdeling Publiekszaken. Maar ook van het cluster Communicatie.

Daarnaast blijft het cluster Communicatie zich natuurlijk bezighouden met de reguliere communicatietaken. Zoals het adviseren van bestuur en collega’s over communicatie. Het verzorgen van de wekelijkse pagina met gemeentelijke informatie. En het bijhouden van de website en sociale media.

Juridische zaken

Bezwaarschriften

Door de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren geldt vanaf 1 januari 2020 voor ambtenaren het private arbeidsrecht. De bestuursrechtelijke regels rond bezwaar en beroep in ambtenarenzaken en daarom ook de kamer Personele Aangelegenheden van de Commissie bezwaarschriften zijn vervallen. Voor het behandelen van individuele geschillen tussen gemeente en werknemer is een tijdelijke geschillen-commissie ingesteld. Gesprekken met de gemeenten Vlissingen, Veere en Schouwen-Duiveland vinden plaats om in 2022 te komen tot een regionale geschillencommissie.

De Verordening behandeling bezwaarschriften zal in 2022 worden geactualiseerd.

Klachten

De in 2016 door de gemeenteraad vastgestelde Verordening op de behandeling van klachten geeft een actuele uitwerking van de informele behandeling van klachten en de behandeling van klachten door een externe commissie.

De informele behandeling van de klacht is sindsdien opgenomen in deze verordening. De klacht-behandelaar treedt binnen enkele dagen in contact met klager om te trachten tot een oplossing van de klacht te komen. Deze behandeling van klachten laat al vele jaren zien dat vlot en persoonlijk contact gelegd door de klachtbehandelaar bijzonder op prijs wordt gesteld door de klager. Bij een grote meerderheid van de klachten zorgden deze persoonlijke contacten ervoor dat de klacht snel naar tevredenheid van klager werd opgelost.

Verzekeringen

Eind 2020 heeft een Europese aanbesteding plaatsgevonden van de gemeentelijke brandverzekering. Dit heeft voor 2021 geleid tot een aanzienlijke premieverhoging. Hierover was op 28-09-2020 voor de planning van de begroting 2020 reeds eerder gecommuniceerd. De premiestijging was met name een gevolg van het landelijke en gemeentelijke schadeverloop en (her) bouwkostenstijgingen. Met ingang van 1 januari 2021 heeft de gemeente bij AON assurantiën een nieuw brandcontract met een looptijd van 3 jaar. Dit betekent dat vooralsnog geen premiestijgingen worden verwacht.

De aansprakelijkheidsverzekering heeft de gemeente na een Europese aanbesteding per 1 januari 2020 ondergebracht bij Melior verzekeringen in Almelo. Melior verzekeringen en Centraal beheer zijn nagenoeg de enige aanbieders van aansprakelijkheidsverzekeringen voor (gemeentelijke) overheden. Op 20 juli 2021 heeft Melior verzekeringen laten weten dat zij het verzekeringscontract met de gemeente wenst te continueren.

Naast bovengenoemde verzekeringen heeft de gemeente nog een derde grote verzekering, dit betreft de Construction All Riks (CAR) verzekering, deze is afgesloten bij Centraal beheer. Deze verzekering dekt de risico’s bij infrastructurele werken. Onzeker is of voor 2022 een premiestijging valt te verwachten. Dit geldt eveneens voor de voertuigverzekering en werkmaterieelverzekering.

Wet elektronische bekendmakingen

Op 1 juli 2021 is de Wet elektronische bekendmakingen (Web) in werking getreden. Gevolg hiervan is dat alle publicaties van algemene verbindende voorschriften (zoals verordeningen en beleidsregels) en vergunningen (zoals aanvragen en verlening van omgevingsvergunningen) verplicht gepubliceerd moeten worden in het Gemeenteblad. Dit is een vereiste voor rechtsgeldige inwerkingtreding. Daarnaast moeten alle algemene verbindende voorschriften opgenomen worden in het CVDR (het landelijke regelingenregister). De gemeente Middelburg publiceerde de meeste documenten al op deze wijze zodat hieraan al voldaan wordt.

Voor beleidsregels is er een overgangsregeling. Bestaande beleidsregels moeten uiterlijk 1 juli 2022 in het register zijn opgenomen. Momenteel vindt een inventarisatie en actualisering plaats van bestaande beleidsregels en deze zullen alsnog in het register worden opgenomen. Voor nieuwe beleidsregels geldt de verplichting nu al.

Daarnaast is het vanaf 1 juli 2022 verplicht documenten elektronisch ter inzage te leggen. Ook dit is een wettelijke verplichting. De gemeente voldoet hier deels aan. Dit wordt momenteel nader uitgewerkt. Een bijkomend aspect hierbij is dat de documenten die ter inzage worden gelegd geanonimiseerd moeten worden. Ook dit wordt nader uitgewerkt en bezien wordt of dit softwarematig uitgevoerd kan worden.

Wet Open Overheid

De Wet Open Overheid gaat de Wet openbaarheid van bestuur vervangen. Deze nieuwe wet heeft o.a. gevolgen voor de wijze van archiveren en de behandeling van documenten die bij de gemeente van derden ontvangt en afhandelt. Ook hier speelt het aspect van anonimiseren van bepaalde gegevens die de privacy bevatten een rol. Dit wordt eveneens nader uitgewerkt.

Informatie en Automatisering

In het organisatieplan 'Middelburgs beknopt' hebben we vastgelegd dat we de informatiemanagement functie een stevigere positie geven. Dat hebben we o.a. gedaan door onze organisatie daarop aan te passen. Daarmee beogen we o.a.:

• resultaten meetbaar te maken voor het MT, het bestuur en de gemeenteraad ;

• de juiste informatievoorziening te realiseren om onze dienstverlening en bedrijfsvoering te ondersteunen ;

• informatie in te gaan zetten om effectiever beleid te ontwikkelen ;

• kostenefficiënter te gaan werken .

2022 zal in het teken staan van het verder professionaliseren van onze organisatie om bovenstaande doelstellingen te kunnen realiseren. De focus ligt voornamelijk op de juiste informatievoorziening realiseren om onze dienstverlening en bedrijfsvoering te ondersteunen. Dit betekent dat we investeren ‘aan de achterkant’ in zaken die randvoorwaardelijk zijn voor het op een goede manier kunnen organiseren van de informatievoorziening. Hierbij valt in 2022 te denken aan:

• Invulling geven aan de aanbevelingen uit het onderzoek van het functioneel beheer;

• Het uitvoeren van het Programma digitalisering en dataficering ;

• Project rondom ‘de digitale ambtenaar’;

• Start implementatietraject M365;

• Gegevensbeheer en distributie verder op orde.

Daarnaast organiseren we tegelijkertijd ‘de voorkant’; de informatievoorziening. Hierbij valt in 2022 te denken aan:

• Aansluiten op het E-depot van het Zeeuws Archief;

• Project rondom het op orde brengen van de informatievoorzieningsorganisati;

• Door ontwikkelen van het datawarehouse;

• Implementeren Wet verbetering elektronisch bestuurlijk verkeer.

Documentaire / Digitale informatievoorziening

Ook het komende jaar gaat de aandacht uit naar het digitaliseren en digitaal werken. 2022 staat in het teken van het verder professionaliseren van onze organisatie om bovenstaande doelstellingen te kunnen realiseren. De focus ligt voornamelijk op de juiste informatievoorziening te realiseren om onze dienstverlening aan burger en organisatie en de bedrijfsvoering te ondersteunen.

In 2022 wordt voortgebouwd op het nieuw ingevoerde zaak- en archiefsysteem ‘Djuma’. 2021 stond in het teken van de implementatie van Djuma midoffice suite en het wennen aan meer zaakgericht werken onder coronamaatregelen. In 2021 is gebleken dat het systeem onze dienstverlening en bedrijfsvoering (inclusief het digitaal werken) in vele opzichten goed ondersteunt. Een uitdaging hierbij is bijvoorbeeld het monitoren op de kwaliteit van informatie in het zaaksysteem Djuma.

Cluster DIV heeft zich verder gespecialiseerd in het ontzorgen van de organisatie op het gebied van de informatievoorziening. De focus ligt voornamelijk op de registraties in Djuma midoffice suite

Met de voorbereiding van de uitfasering van het systeem ‘Green Valley’ is begonnen. In samenwerking met Bedrijfsvoering, I&A, Functioneel Beheer, DIV en het Zeeuws Archief (Toezichthouder) wordt onderzocht welke maatregelen er moeten worden genomen om de toegankelijkheid en raadpleegbaarheid van bestaande data uit oude systemen te kunnen blijven waarborgen. Een toekomstige overdracht voor 1-1-2022 naar het Zeeuws e-Depot lijkt de meest voor de hand liggende optie.

Bedrijfsvoering, DIV, Functioneel Beheer en het Zeeuws Archief zijn nauw betrokken bij activiteiten waar wijzigingen zijn te verwachten in de informatievoorziening. In 2022 zal verder gewerkt worden aan o.a.:

• invoering nieuwe applicatie Vergunningverlening Toezicht en Handhaving rondom de Omgevingswet,

• vernietiging van zaken die vernietigd hadden moeten worden conform Archiefwet

• nazorg van de datamigratie van oude zaaksysteem Green Valley naar het Zeeuws e-Depot.

Verder zijn DIV en het Zeeuws Archief in 2020/2021 bezig met een KPI onderzoek bij de gemeente Middelburg. Resultaten zijn in 2021 te verwachten en zullen bouwstenen zijn voor 2022 en daarna.

Tot slot streeft de gemeente Middelburg ernaar om in 2022 een Verbeterplan Informatiebeheer gereed te hebben. Doel “Het onderwerp informatiebeheer beter borgen binnen alle afdelingen van de organisatie, zodat informatie te allen tijde vindbaar en beschikbaar is.”

Realisatie van bovengenoemde doelstelling levert de organisatie het volgende op:

1. Voorkomen dat informatie verloren gaat en zorgen dat deze te allen tijde vindbaar en beschikbaar blijft;

2. Vergroten van het organisatie-brede kennisniveau met betrekking tot het onderwerp informatiebeheer;

3. Vergroten van de zichtbaarheid en bekendheid van Informatiebeheer en de mensen die hieraan bijdragen;

4. Bijdragen aan een positief imago van gemeente Middelburg;

5. Compliant zijn aan geldende wet- en regelgeving.

Inkoop

Belangrijk speerpunt is de verdere borging van de rechtmatigheid van inkoop en aanbesteden binnen de organisatie. Daarnaast wordt intern extra aandacht gegeven aan het vergroten van de kennis en het bewustzijn met betrekking tot de inkoopdoelstellingen. Recent is het doelmatigheidsonderzoek inkoop- en aanbestedingsproces afgerond. Hierdoor staat de komende periode grotendeels in het teken van de uitwerking van de aanbevelingen. De unieke Zeeuwse inkoop netwerk-samenwerking wordt gecontinueerd en waar mogelijk geïntensiveerd.

Informatiebeveiliging

De wereld van informatiebeveiliging is continue in beweging. Steeds ontstaan er nieuwe dreigingen waar de gemeente Middelburg zich tegen moet beveiligen. De beveiliging wordt daarom continue aangescherpt en gewijzigd. Hierdoor probeert de gemeente dreigingen van buitenaf te pareren. Een belangrijke ontwikkeling die de gemeente heeft doorgemaakt is het thuiswerken. Aangezien dit een nieuwe norm gaat worden moet er goed gekeken worden naar de informatiebeveiliging tijdens het thuiswerken. Meerdere maatregelen zullen in 2022 worden genomen om dit zo prettig en veilig mogelijk te blijven doen.

Een korte opsomming van onze activiteiten in 2022:

• De Beleidsadviseur Informatieveiligheid (CISO) houdt zich bezig met een nulmeting (GAP-analyse). Dit geeft het niveau van beveiliging aan van de gemeente. Hieruit volgt een verbeterplan.

• Vanwege de recente incidenten bij lokale overheden (gemeente Lochem, Hof van Twente) wordt de beveiliging aangepast. Dit heeft invloed op alle applicaties die er gebruikt worden.

• Met de komst van de BIO is ook het Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) opnieuw ingericht. De nieuwe tool wordt momenteel gebruikt en de medewerkers kunnen hier hun vragenlijsten invullen.

• Samen met de Privacy Officer wordt er dit jaar een keuze gemaakt voor een applicatie ter ondersteuning van de bewustwordingscampagne. Privacy- en informatiebeveiliging worden vaste onderdelen in het leertraject van alle medewerkers. Hiervoor wordt gekeken hoe dit geborgd kan worden binnen de P&O-systemen.

Privacybescherming

In 2022 zal meer aandacht worden gegeven aan de structurele opbouw m.b.t. de naleving van de AVG (Privacy). Daartoe zal een Privacy Management Systeem (PMS) worden aangeschaft en ingericht waarmee o.a. het register van verwerkingen wordt geactualiseerd. Tevens wordt een start gemaakt met de beoordeling van het volwassenheidsniveau van de organisatie m.b.t. het voldoen aan de bescherming van persoonsgegevens. Dit traject zal de komende jaren meerdere malen worden doorlopen. Dit teneinde de meest prangende risico’s in kaart te brengen en advies te geven over adequate inzet hierop (mitigerende maatregelen).

Bewustwording, Educatie en Training is een volgend speerpunt dat zo snel als mogelijk aan dient te vangen. Deze risico beperkende maatregel/dit leertraject zal doorlopend worden geactualiseerd en uitgevoerd. De ingezette combinatie met informatiebeveiliging zal worden behouden en uitgebouwd.

Gezien de opgelopen achterstanden in de afgelopen jaren, eigenlijk sinds de invoering van de AVG, zijn dit de meest basale zaken welke thans de hoogste prioriteit hebben.

Daarnaast zal de ondersteuning m.b.t. afzonderlijke casussen worden uitgevoerd. Deze raadplegingen zijn, logischerwijs voortvloeiend uit bovenstaande, talrijk en divers van aard.

Financieel beleid / beheer

Het cluster financiën van de afdeling Bedrijfsvoering is de interne dienstverlener voor de andere afdelingen in de organisatie. Dit cluster richt zich vooral op advisering en consultering van financiële vraagstukken waarbij een klant - en resultaatgerichte manier van werken wordt voorgestaan. Hierbij staat de budgethouder centraal waarbij de monitoring van de budgetten via een digitaal portal wordt aangeboden. De financiele administratie faciliteert de uitvoerende afdelingen in de afhandeling van het crediteurenbeheer, bankadministratie en kasbeheer. Naast de reguliere zaken hebben wij specifieke aandacht voor onderstaande items:

• In 2021 is het financieel herstelplan vastgesteld en de hierin opgenomen taakstelling sociaal domein. In 2022 blijven wij de realisatie hiervan volgen.

• Implementatie van een Peppol platform (Pan-European Public Procurement Online). Dit wordt gebruikt voor het veilig ontvangen van E-facturen tussen bedrijven onderling en Europese Overheden. Door dit platform verkrijg je als het ware een soort digitale ‘Postbus’, een zogeheten 'Access Point’, waar facturen binnenkomen. Leveranciers kunnen hier hun e-facturen (data, embedded XML-file embedded PDF - UBL) afleveren en vanuit dit 'Access Point' worden facturen direct gekoppeld in de financiële applicatie van de gemeente.

AO / IC

In de administratieve organisatie (AO) worden de werkwijzen, regels, procedures, taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en interne controlemaatregelen beschreven die voor de informatievoorziening van belang zijn. De doelstelling van de AO is het tot stand brengen en het in stand houden van een goede werking van de informatievoorziening.

Interne controle (IC) draagt bij aan het verbeteren van het functioneren van de organisatie en haar processen. IC beoogt grofweg drie doestellingen: betrouwbare financiële informatie, beheersbare processen en overeenstemming met de wet- en regelgeving. Om deze doelstellingen te realiseren, heeft een organisatie interne controlemaatregelen nodig. Daarbij kunnen meerdere verdedigingslinies worden ingericht. Zo zijn in de organisatie de eerste en tweede lijn vertegenwoordigd. De eerste lijn betreft het lijnmanagement en is primair verantwoordelijk voor de resultaten en de beheersing van risico’s. De tweede lijn richt zich op ondersteuning, advisering en coördinering van de eerste lijn en toetst of de interne controlemaatregelen op uitvoeringsniveau aanwezig zijn en juist worden uitgevoerd.

Een goed ingerichte AO/IC zorgt dat de organisatie ‘in control’ is. De controllers rapporteren jaarlijks over hun controlebevindingen middels de controllersrapportage, een graadmeter voor de mate waarin de organisatie daadwerkelijk in control is. De accountant geeft hierover tevens een oordeel tijdens de interim- en jaarrekeningcontrole.

Rechtmatigheid en getrouwheid (212-onderzoeken)

Jaarlijks wordt er een intern controleplan opgesteld. Hierin is beschreven welke werkzaamheden het aankomend jaar door de controllers worden uitgevoerd. Onderdeel van deze werkzaamheden is het uitvoeren van rechtmatigheidscontroles op circa 25 processen.

Doelmatigheid en doeltreffendheid (213a-onderzoeken)

Op grond van artikel 213a van de Gemeentewet zijn gemeenten verplicht doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken uit te voeren. Het onderzoek naar het functioneel- en applicatiebeheer is in het eerste kwartaal van 2021 afgerond. Er dient naar aanleiding van het onderzoeksrapport een verbeterplan te worden opgesteld.

Het onderzoeksprogramma voor 2022 zal in overleg met het managementteam worden samengesteld en ter vaststelling aan het college worden voorgelegd. De planning van de onderzoeken wordt in de auditcommissie besproken met leden van de raad, de rekenkamer en de accountant.

Actualiteiten

Rechtmatigheidsverantwoording

Naar verwachting vanaf het rekeningjaar 2022 dient het college van B&W een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regels, welke relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. In de huidige situatie is het de accountant die hierover verslag uitbrengt en het gesprek voert met de gemeenteraad. In de toekomst dient het college van B&W zelf een verantwoording op te stellen, die opgenomen wordt in de jaarrekening en hierover het gesprek aan te gaan met de gemeenteraad. Op deze wijze kan de gemeenteraad haar controlerende rol beter vervullen.

Voor de rechtmatigheidsverantwoording is de verwachting dat gemeenten voor het eerst in de jaarrekening van 2022 een rechtmatigheidsverantwoording opnemen. Oorspronkelijk was dit voor 2021 gepland. Voor het uitstellen van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zijn een aantal redenen aangedragen in de nieuwsbrief Interbestuurlijke Informatie, onder andere dat de controlewerkzaamheden voor de jaarrekening 2021 reeds begonnen zijn. Klik hier voor extra informatie.