Bedrijfsvoering

Naast de programma's moeten gemeenten minimaal zeven programmaoverstijgende paragrafen in de begroting opnemen (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten). In de paragrafen staat belangrijke informatie waarmee inzicht wordt verkregen in de financiële positie van de gemeente, de beheersmatige aspecten en de risico's.

Personeel en Organisatie

In het laatste kwartaal van 2019 is het project functiehuis opgestart. Wegens de coronacrisis heeft dit project vertraging opgelopen. Het project zal daarom ook in 2021 nog doorlopen. De eerste fase tot doel om onderhoud te plegen aan ons huidige functiehuis. De doelen die we hiermee willen bereiken zijn 1) toetsen of de werkzaamheden die onze medewerkers uitvoeren nog passen binnen de functie waarin zij zitten en 2) of wij als gemeente Middelburg concurrerend zijn op de arbeidsmarkt. De tweede fase van het project zal in 2021 opgestart worden en heeft tot doel om het functiehuis te veranderen of door te ontwikkelen. De doelen die we hiermee willen bereiken zijn 3) ons functiehuis toekomstbestendig maken en te laten aansluiten op ons organisatieplan, 4) de functiebeschrijvingen herkenbaarder maken voor onze medewerkers en 5) een functiehuis krijgen dat eenvoudiger te begrijpen, te onderhouden en toe te passen is.

In 2021 zal een medewerkeronderzoek plaatsvinden. Aanvankelijk was dit gepland voor 4^e kwartaal 2020. Ook hier is vertraging in ontstaan i.v.m. corona. Het onderzoek zal zicht richten op goed werkgever- en werknemerschap en de algehele werkbeleving (motivatie, betrokkenheid en bevlogenheid).

Strategische Personeelsplanning (SPP) is een belangrijk instrument om ervoor te zorgen dat de juiste persoon, op het juiste moment op de juiste plaats in onze organisatie zit. De toekomstige uitstroom van medewerkers die met pensioen gaan en de krapper wordende arbeidsmarkt noodzaakt ons om de kwaliteiten in onze organisatie optimaal in te zetten, nu en in de toekomst. Daarvoor worden o.a. het opleidingsbeleid, competentiemanagement (talentmanagement), de gesprekscyclus en onze arbeidsmarktcommunicatie doorontwikkeld.

De regeling Generatiepact waarbij medewerkers vanaf 60 jaar één dag per week minder kunnen werken tegen inlevering van 10% salaris en met behoud van volledige pensioenopbouw is structureel opgenomen ons personeelsbeleid. Dit stelt ons in staat om nieuwe jonge medewerkers aan onze organisatie te binden.

Dienstverlening

De Visie op Dienstverlening 2017-2020 met bijbehorende meerjarige uitvoeringsagenda wordt stapsgewijs uitgevoerd. In het vierde kwartaal van 2020 zal de Raad een tussentijdse evaluatie ontvangen.

In 2021 worden vanuit diverse afdelingen activiteiten en projecten opgepakt. Ook worden een aantal projecten afgemaakt die vertraging hebben opgelopen door de coronacrisis.

Wij monitoren onze dienstverlening aan de hand van management informatie (doorlooptijden, wachttijden e.d.) en klanttevredenheidsmetingen over de kanalen balie en website. Vooral de reacties van onze klanten zijn onmisbaar voor het continue verbeteren van de dienstverlening. In 2021 wordt ook gemonitord op het borgen van afspraken rondom dienstverlening en effecten ervan, waaronder het werken met een toptakenwebsite en het verbeterde online team.

Het optimaliseren en digitaliseren van het proces parkeervergunningen (gepland in 2020 maar vertraagd door Covid-19) zal niet alleen klanttevredenheid moeten opleveren, maar ook efficiency voordelen. We streven er immers naar dat de dienstverlening ook aan de achterkant op orde is. Dan kan aan de voorkant vooral de aandacht gaan naar “welkom”, “in contact” en “doen”.

Ter ondersteuning van de (digitale) dienstverlening en onze bedrijfsvoering gaan we in 2021 (tevens vertraagd door Covid-19) met een nieuwe midofficesuite (onder andere zaaksysteem, content management systeem) werken.

Communicatie

In het communicatiebeleidsplan is onder andere uitgewerkt hoe wij ons opstellen ten opzichte van inwoners en hoe we participatie kunnen inzetten. De mogelijkheden voor inwoners om mee te praten en te participeren in beleidsontwikkeling en beleidsuitvoering zijn hierdoor eenvoudiger en beter. Door inwoners meer en eerder te betrekken ontstaat er een betere relatie tussen inwoners en bestuur, neemt de betrokkenheid van inwoners bij hun omgeving toe en wordt vanuit verschillende invalshoeken gekeken. Daarnaast is er meer draagvlak voor beleidsplannen en uitvoering van plannen. Hierbij zoeken we ook naar methoden en middelen om jongeren te betrekken.

Door corona konden in 2020 (grotere) bijeenkomsten niet doorgaan. Dit maakte dat we op zoek gingen naar mogelijkheden om toch met onze inwoners in gesprek te blijven. Voor de plannen aan de Zuidsingel werden door de projectontwikkelaar coronaproof bijeenkomsten georganisserd, de wijktafel Klarenbeenk/Veersepoort was de eerste digitale wijktafel via het programma Citizenlab, voor Waterpark Veerse Meer werd ook een digitale en interactieve bewonersavond georganiseerd. De ervaringen die we hiermee hebben opgedaan, nemen we uiteraard mee naar 2021. We gaan steeds vaker gebruik maken van de digitale snelweg om met onze inwoners te informeren, te betrekken en ze uit te dagen om zelf met plannen en ideeen te komen.

Vanaf januari 2021 is onze nieuwe website in de lucht. Dit draagt bij aan het verbeteren van onze dienstverlening en communicatie. Er is steeds meer informatie boven water te halen over het zoekgedrag van mensen op internet. Onder andere van die kennis maken we gebruik om er voor te zorgen dat mensen zo snel mogelijk de juiste informatie op onze site vinden. De dienstverlening verbeteren we door de meest opgevraagde informatie als toptaak aan te melden en daardoor prominent op de homepage te plaatsen. Deze toptaken kunnen afhankelijk van het zoekgedrag aangepast worden. De nieuwe website voldoet straks ook aan alle richtlijnen wat betreft toegankelijkheid. Dus bezoekers van de site die minder goed kunnen zien, kunnen dan toch alle informatie vinden.

Het is bealngrijk dat de informatie die wij geven, helder en duidelijk geschreven is. Ons streven is zoveel mogelijk informatie op B1-leesniveau aan te bieden. Dat gaan we realiseren op onze nieuwe website, maar ook de brieven over zorg, WMO, jeugdzorg die de deur uit gaan, worden herschreven tot dit leesniveau.

Juridische zaken

Bezwaarschriften

Door de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren geldt vanaf 1 januari 2020 voor ambtenaren het private arbeidsrecht. De bestuursrechtelijke regels rond bezwaar en beroep in ambtenarenzaken en daarom ook de kamer Personele Aangelegenheden van de Commissie bezwaarschriften zijn vervallen. De Verordening behandeling bezwaarschriften wordt hierom eind 2020/begin 2021 geactualiseerd. Voor het behandelen van individuele geschillen tussen gemeente en werknemer is een tijdelijke geschillen-commissie ingesteld. Gesprekken met de gemeenten Vlissingen, Veere en Schouwen-Duiveland vinden plaats om te komen tot een regionale geschillencommissie.

Klachten

De in 2016 door de gemeenteraad vastgestelde Verordening op de behandeling van klachten geeft een actuele uitwerking van de informele behandeling van klachten en de behandeling van klachten door een externe commissie. De informele behandeling van de klacht is sindsdien opgenomen in deze verordening. De klacht-behandelaar treedt binnen enkele dagen in contact met klager om te trachten tot een oplossing van de klacht te komen. Deze behandeling van klachten laat al vele jaren zien dat vlot en persoonlijk contact gelegd door de klachtbehandelaar bijzonder op prijs wordt gesteld door de klager. Bij een grote meerderheid van de klachten zorgden deze persoonlijke contacten ervoor dat de klacht snel naar tevredenheid van klager werd opgelost.

Verzekeringen

De brandverzekering voor de gemeentelijke opstallen wordt dit jaar Europees aanbesteed. Omdat de gemeente zelf geen toegang heeft op de assurantiebeurs maakt de gemeente gebruik van de makelaarsdienst van AON. De ingangsdatum voor het nieuwe brandcontract is 1 januari 2021. Mochten de premiestijging daar aanleiding voor geven dan rapporteren wij het effect op het beschikbare budget medio 2021 .

Informatie en Automatisering

In het organisatieplan 'Middelburgs beknopt' hebben we vastgelegd dat we de informatiemanagement functie een stevigere positie geven. In juli 2020 heeft het College van Burgemeester en wethouders de I-visie 'Inzicht geeft uitzicht' vastgesteld. Deze visie helpt de komende jaren de informatievoorziening gerichter in te zetten bij het realiseren van organisatiedoelen. Ook helpt het met het maken van keuzes en het stellen van prioriteiten bij het opstellen van beleid en verbeteren van de informatievoorziening; niet alles kan tegelijk. De I-visie geeft richting aan de ontwikkeling van de informatievoorziening en het slim inzetten van technologie.

2021 staat in het teken van het verder professionaliseren van onze organisatie. De focus ligt voornamelijk op de juiste informatievoorziening realiseren om onze dienstverlening en bedrijfsvoering te ondersteunen. De I-visie is een startpunt. De visie wordt vertaald in een Meerjarenbeleidsplan. In het meerjarenbeleidsplan wordt uitgewerkt hoe de I-visie gerealiseerd wordt. In 2021 zal daarbij in het teken staan van:

• De basis op orde

• Grip op (ICT) projecten

• Informatieveiligheid

• Investeren in medewerkers

• Governance en sturing

• Datagedreven werken

• Financiering IT en IV

Documentaire / Digitale informatievoorziening

Wij onderscheiden drie organisatiegebeiden binnen Documentaire / Digitale Informatievoorziening (DIV):

• informatiemanagement, met focus regie, informatie en betekenisgeving

• architectuur, met focus structuur en verbeelding;

• besturing, met focus richting te geven met informatie en afspraken hierover te maken.

De samenhang en integrale aanpak hiertussen werkt versterkend. Deze drie onderdelen hebben tot doel om dé DIV zo effectief mogelijk te laten zijn binnen de gemeente Middelburg. Hiermee wordt aangesloten op 'Middelburgs beknopt', waarin o.a. informatiemanagement een stevigere positie krijgt, met als doel om:

• resultaten meetbaar te maken voor het MT, het bestuur en de gemeenteraad

• de juiste informatievoorziening te realiseren om onze dienstverlening en bedrijfsvoering te ondersteunen

• informatie in te gaan zetten om effectiever beleid te ontwikkelen

• kostenefficiënter te gaan werken.

2021 staat in het teken van het verder professionaliseren van onze organisatie om bovenstaande doelstellingen te kunnen realiseren. De focus ligt voornamelijk op de juiste informatievoorziening te realiseren om onze dienstverlening aan burger en organisatie en de bedrijfsvoering te ondersteunen.

In 2021 wordt voortgebouwd op het nieuw ingevoerde zaak- en archiefsysteem ‘Djuma’. De uitfasering van het oude systeem ‘Docman’ is gerealiseerd net vóór 1 januari 2020. Data in Docman is veilig gesteld in een speciaal ontwikkeld access-bestand. Met de voorbereiding van de uitfasering van het systeem ‘Green Valley’ is begonnen. In samenwerking met I&A, Functioneel Beheer, DIV en het Zeeuws Archief (Toezichthouder) wordt onderzocht welke maatregelen er moeten worden genomen om de toegankelijkheid en raadpleegbaarheid van bestaande data uit oude systemen te kunnen blijven waarborgen. Een toekomstige overdracht naar een e-Depot voorziening behoort tot de mogelijkheden. Verder start het Zeeuws Archief in 2020/2021 met een KPI onderzoek bij de gemeente Middelburg. Functioneel Beheer, de DIV en het Zeeuws Archief zijn nauw betrokken bij activiteiten waar wijzigingen zijn te verwachten in de informatievoorziening. In de komende periode denken we aan:

• aanbesteding voor een nieuwe applicatie Vergunningverlening Toezicht en Handhaving rondom de Omgevingswet,

• vernietiging van zaken in oude systeem ‘Green Valley’ van 2012-mei 2020

• datamigratie van oude naar het nieuwe zaaksysteem ‘Djuma’.

Het college heeft in juli 2020 besloten om de coronacrisis (archief technisch) als hotspot te benoemen. Er is inmiddels een start gemaakt met de uitwerking daarvan, op basis van vooronderzoek, advies en (archief)regelgeving.

Inkoop

Er wordt in overleg met budgethouders een inkoopplan samengesteld dat is gebaseerd op de spendanalyse en de (meerjaren)begroting.

Daarnaast wordt vanuit Inkoop intern extra aandacht gegeven aan het vergroten van de kennis en het bewustzijn met betrekking tot de inkoopdoelstellingen.

De unieke Zeeuwse inkoop netwerk-samenwerking wordt gecontinueerd en waar mogelijk geïntensiveerd.

Informatiebeveiliging

Informatiebeveiliging is één van de belangrijkste kwaliteitsaspecten van onze informatievoorziening. Risicomanagement zorgt ervoor dat informatie en informatiesystemen niet te licht of te zwaar worden beveiligd. Hierbij wordt een inschatting gemaakt van de mogelijke schade als een informatiesysteem niet beschikbaar is, de informatie niet integer is of als deze informatie in de verkeerde handen valt. Tevens wordt er naar gekeken tegen welke dreiging er beschermd moet worden. Hieruit volgen beveiligingseisen om het risico te beperken.

Het speelveld van informatiebeveiliging verandert continue. Vorig jaar was de grote wijziging dat de Baseline Informatieveiligheid Gemeenten (BIG) vervangen is voor de Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO). Sinds 2020 volgen wij de richtlijnen van de BIO en deze worden steeds meer geïmplementeerd in de organisatie. Ook heeft de coronacrisis binnen de gemeente Middelburg voor een verandering gezorgd. Werd er eerst maar mondjesmaat thuisgewerkt, in maart 2020 moest de grote meerderheid van de medewerkers ineens thuis werken. Dit heeft voor iedereen gezorgd voor een andere manier van werken die gevolgen heeft voor de informatiebeveiliging. Voor 2021 zal er afhankelijk van de veranderende werkwijzen, gekeken worden naar onderstaande zaken:

• De Beleidsadviseur Informatieveiligheid (CISO) gaat ook in 2021 de gesprekken aan met de proceseigenaren om de BIO te implementeren. De BIO is van toepassing op alle processen binnen de gemeente Middelburg.

• Er wordt nog meer aandacht geschonken aan de bewustwording van de medewerkers. De lessons learned van de coronacrisis worden geëvalueerd en hiermee wordt de bewustwordingscampagne gevoed.

• Met de komst van de BIO is ook het Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) opnieuw ingericht. Hierbij wordt het aantal toetsen gereduceerd en omgezet naar een Single Audit. In 2021 zal door gebruik te maken van de ENSIA-tool verticaal (naar de toezichthouder van het informatiesysteem) en horizontaal (naar de Raad) verantwoording afgelegd worden over de informatiesystemen.

• Voor de BIO dienen er diverse beleidstukken te worden gemaakt en voorgelegd te worden aan het college. Deze stukken zullen ook ieder jaar worden herzien.

Privacybescherming

In 2021 vraagt de verwerking van persoonsgegevens en bescherming van de privésfeer voortgaande aandacht bij de gemeentelijke toegang tot maatschappelijke ondersteuning en jeugdhulp (TIM). Blijvende aandacht voor ontwikkeling van kennis en bewustzijn over de privacyregels is nodig. Een combinatie met Informatiebeveiliging is op dit vlak noodzakelijk.

Het toezicht op het voldoen aan privacy wet- en regelgeving spitst zich toe op de belangrijke sturings- en verantwoordingsmiddelen zoals het register van verwerkingen, gegevensbeschermingseffect-beoordelingen en verwerkersovereenkomsten. Ook wordt steeds meer ingezet op betrokkenheid vanaf de planningsfase (privacy-by-design) bij de (her)inrichting van samenwerkingsverbanden en rechtmatige gegevensdeling in het Middelburgse.

Verder wordt er beoordeeld of het toezicht op, de advisering over en de uitvoering van verwerking van persoonsgegevens adequaat is ingericht en welke verbeteringen eventueel wenselijk zijn. Het doorvoeren van de gewenste verbeteringen moet bijdragen aan privacy-volwassenheid van de gemeentelijke organisatie.

Financieel beleid / beheer

Het cluster financiën van de afdeling Bedrijfsvoering is de interne dienstverlener voor de andere afdelingen in de organisatie. Dit cluster richt zich vooral op advisering en consultering van financiële vraagstukken waarbij een klant - en resultaatgerichte manier van werken wordt voorgestaan. Hierbij staat de budgethouder centraal waarbij de monitoring van de budgetten via een digitaal portal wordt aangeboden. De financiele administratie faciliteert de uitvoerende afdelingen in de afhandeling van het crediteurenbeheer, bankadministratie en kasbeheer.

Een belangrijke onderwerp dat voor 2021 en verder op de agendastaat, is het volgen van de realisatie van het vastgestelde financieel herstelplan en de hierin opgenomen taakstelling sociaal domein.

AO / IC

In de administratieve organisatie (AO) worden de werkwijzen, regels, procedures, taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en interne controlemaatregelen beschreven die voor de informatievoorziening van belang zijn. De doelstelling van de AO is het tot stand brengen en het in stand houden van een goede werking van de informatievoorziening.

Interne controle (IC) draagt bij aan het verbeteren van het functioneren van de organisatie en haar processen. IC beoogt grofweg drie doestellingen: betrouwbare financiële informatie, beheersbare processen en overeenstemming met de wet- en regelgeving. Om deze doelstellingen te realiseren, heeft een organisatie interne controlemaatregelen nodig. Daarbij kunnen meerdere verdedigingslinies worden ingericht. Zo zijn in de organisatie de eerste en tweede lijn vertegenwoordigt. De eerste lijn betreft het lijnmanagement en is primair verantwoordelijk voor de resultaten en de beheersing van risico’s. De tweede lijn richt zich op ondersteuning, advisering en coördinering van de eerste lijn en toetst of de interne controlemaatregelen op uitvoeringsniveau aanwezig zijn en juist worden uitgevoerd.

Een goed ingerichte AO/IC zorgt dat de organisatie ‘in control’ is. De controllers rapporteren jaarlijks over hun controlebevindingen middels de controllersrapportage, een graadmeter voor de mate waarin de organisatie daadwerkelijk in control is. De accountant geeft hierover tevens een oordeel tijdens de interim- en jaarrekeningcontrole.

Rechtmatigheid en getrouwheid (212-onderzoeken)

Jaarlijks stellen we een intern controleplan op. Hierin is beschreven welke werkzaamheden het aankomend jaar door de controllers worden uitgevoerd. Onderdeel van deze werkzaamheden is het uitvoeren van rechtmatigheidscontroles op circa 25 processen.

Doelmatigheid en doeltreffendheid (213a-onderzoeken)

Op grond van artikel 213a van de Gemeentewet zijn gemeenten verplicht doelmatigheids- en/of doeltreffendheidsonderzoeken uit te voeren. Het doelmatigheidsonderzoek naar het inkoop- en aanbestedingsproces is in 2020 afgerond. De uitvoering van de geformuleerde actiepunten zal grotendeels plaatsvinden in 2021.

Risicomanagement

Als opvolging van het uitgevoerde doelmatigheidsonderzoek naar risicomanagement is ingezet op de uitvoering van de geformuleerde actiepunten. Er is een nieuwe nota Risicomanagement gemaakt die eind 2020 aan de raad wordt voorgelegd. Hierin wordt een actueel beeld gegeven van de activiteiten met betrekking tot het herkennen en beheersen van risico’s en de wijze van afstemming en rapportering hierover.

Actualiteiten

Rechtmatigheidsverantwoording

Over het boekjaar 2021 wordt het voor decentrale overheden voor het eerst verplicht om een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening. Vanaf dat boekjaar dient het college van B&W verantwoording af te leggen over de rechtmatigheid. De commissie BADO (Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden) heeft over dit onderwerp twee notities uitgebracht waarin de ontwikkelmogelijkheden worden beschreven. Gebaseerd hierop is een plan van aanpak opgesteld met daarin de keuzemogelijkheden en consequenties hiervan. Begin 2021 zullen college en raad in onderling overleg tot keuzes moeten komen over het ambitieniveau met betrekking tot de interne controle, het normenkader en de verantwoordingsgrenzen bij de jaarrekening.

TIM

Sinds 2020 is TIM (Toegang In Middelburg) het nieuwe bedrijfsonderdeel voor de uitvoering van taken volgens de Jeugdwet en WMO. Het verloop van de ‘nieuwe’ processen en in het bijzonder de daarin opgenomen controles wordt met extra aandacht gevolgd. Aan de hand van de eerste ervaringen en met het oog op de verhoging van de doelmatigheid evalueren we de werkprocessen in 2021. De controllers richten zich hierbij op functiescheiding, interne controle en de noodzaak van aanvullende controles.