Bedrijfsvoering

Naast de programma's moeten gemeenten minimaal zeven programmaoverstijgende paragrafen in de begroting opnemen (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten). In de paragrafen staat belangrijke informatie waarmee inzicht wordt verkregen in de financiële positie van de gemeente, de beheersmatige aspecten en de risico's.

Personeel en Organisatie

In 2026 levert P&O resultaten op onderstaande projectmatige thema’s:

In het kader van de verbetering van onze arbeidsmarktpositie gaan we in 2026 aan de slag met de overgang op HR21 (functiewaarderingssysteem van de VNG). Daarnaast zullen we het onboardingprogramma verder ontwikkelen.

Het in-, door- en uitstroomproces wordt vereenvoudigd en gedigitaliseerd t.b.v. efficiëntie, privacy en informatieveiligheid.

In het kader van organisatieontwikkeling gaan we aan de slag met de implementatie van organisatiewijzigingen en verdere organisatieontwikkelingen (w.o. organisatiecultuur) n.a.v. het project ‘organisatie-inrichting’. Tevens gaan we werken aan de implementatie van de nieuwe visie en kernwaarden van de gemeente Middelburg. Dit zal ook van invloed zijn op de uitwerkingen van het huidige project ‘visie op werken’, o.a. op de inrichting van het kantoor, op ons P&O-beleid en mogelijk op arbeidsvoorwaarden.

Tot slot gaan we aan de slag met de implementatie van vitaliteitsbeleid, het door ontwikkelen van het personeelsinformatiesysteem n.a.v. de aanbesteding in 2024 en onderzoeken we mogelijkheden voor werk bij de gemeente voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Na bovengenoemde onderwerpen worden indien volgens planning mogelijk ook de onderwerpen inclusiviteit en aandacht voor mantelzorgers opgepakt.

1. ¹ Vacatureruimte per 19 augustus 2025 is 10,8 fte.

In de kolom 2026 zijn tevens de formatie-uitbreidingen opgenomen waar uw raad in de Kadernota 2026-2029 een besluit over heeft genomen. In de verschillende programma’s onder het kopje “Invulling van financiële ruimte kadernota 2026-2029” is inhoudelijk beschreven op welke specifieke activiteiten deze uitbreidingen worden ingezet.

Dienstverlening

De doorvertaling van de visie op dienstverlening naar een meerjarige uitvoeringsagenda in de tweede helft van 2025 nog in volle gang. Belangrijk uitgangspunt blijft een datagedreven aanpak en inzet op de vier actielijnen uit de visie op dienstverlening: 

• Persoonlijk en met aandacht

• Eenvoudige procedures

• Toegankelijkheid en inclusie

• Versnelde digitalisering

Vereenvoudiging van het taalniveau van brieven en webpagina’s in samenspraak met inwoners blijft ook voor 2026 hoog op de agenda staan, evenals de verbetering van de toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid van de digitale dienstverlening. Een nieuwe benadering van de fysieke ontvangstplekken en het aanpassen van de ontvangsthal staat ook nog steeds op de agenda. Een van de doelen daarvan is het verbeteren van de toegankelijkheid van de hal voor mensen met een beperking. Daarnaast willen we het contact met inwoners en ondernemers via e-mail en telefoon verbeteren. Hiervoor wordt in 2026 onder meer gewerkt aan procesverbeteringen en de implementatie van een interne kennisbank. 

Communicatie

Verkiezingen

2026 is het jaar van de gemeenteraadsverkiezingen. Dit keer gaan we de start van de campagnetijd uitgebreid inluiden met gezamenlijke campagneaftrap op de Markt. Uiteraard communiceren we praktische informatie over stempassen, stembureaus etc. Bij de gemeenteraadsverkiezingen, doen we naast de posterborden aan andere opkomstverhogende communicatie. Hiervoor wordt nog een plan gemaakt. Maar denk naast allerlei activiteiten ook aan doeken bij de rotonde en andere buitenreclame. We zetten dus in op de algemene opkomstverhogende boodschap en minder in het faciliteren van campagnes van politieke partijen.

Leespanel

In 2025 zijn we begonnen met het voorleggen van een aantal van onze brieven aan mensen die de Nederlandse taal minder goed beheersen. Nu zijn dat van oorsprong anderstaligen. Die groep mensen breiden we uit met inwoners die moeite hebben met lezen en schrijven. In 2026 gaan we nog meer brieven aan ze voorleggen om de brieven te verbeteren. Als brieven voor iedereen begrijpelijk zijn, verbeteren we onze communicatie naar onze inwoners.

Participatie

In 2026 blijft participatie een speerpunt. Het cluster Communicatie levert daar een belangrijke bijdrage aan. In het programma Bestuur en Ondersteuning staat meer over hoe we dit in Middelburg doen.

Open en transparante communicatie

We zijn open en transparant in onze communicatie, zowel naar onze inwoners, instellingen, organisaties en de media. Daar onderhouden wegoede contacten mee en we hebben positieve houding als het gaat om het beantwoorden van vragen van lokale en landelijke media. We nodigen lokale media uit voor bijeenkomsten en gaan in principe in op verzoeken voor interviews, dit geldt zowel voor bestuurders als medewerkers.

www.middelburg.nl

Onze website is en blijft een belangrijke informatiebron. De informatie op onze website willen we voor iedereen toegankelijk hebben. Of je nu een beperking hebt of niet. We blijven daar alert op: de teksten moeten begrijpelijk zijn en iedereen moet de website kunnen bedienen. Voor mensen die liever naar tekst luisteren, hebben we readspeaker op onze website staan. Door deze aan te klikken worden de teksten voorgelezen. En het is belangrijk dat de zoekfunctie goed werkt. Dus daar zijn we constant alert op. In 2025 hebben we onze website laten toetsen op toegankelijkheid. We hebben sinds de vorige toets weer mooie stappen vooruit gezet. En blijven dat in 2026 ook doen.

Middelburg Ontmoet

In 2026 zetten we in op verdere groei en versterking van MiddelburgOntmoet als hét centrale platform voor ontmoeting, participatie en lokale informatie. We breiden de samenwerking met buurtverbinders en wijkvertellers uit, stimuleren actieve bijdragen van inwoners en organisaties, en verbeteren de zichtbaarheid van het platform. Ook blijven we het gebruik monitoren en evalueren.

Informatie op papier

Niet iedere inwoner is even digitaalvaardig. Daarom is het ook belangrijk om informatie op papier aan te blijven bieden. Dat is de reden waarom we ook brieven blijven sturen en we onze wekelijkse informatiepagina in De Middelburgse en Veerse Bode, een huis-aan-huiskrant, aanhouden. In aanloop naar de verkiezingen kopen we extra ruimte in om de verkiezingen / politiek onder de aandacht te brengen. Dit draagt bij aan het verhogen van de opkomst.

Juridische zaken

Bezwaarschriften

De kamer Algemene Zaken van de Commissie bezwaarschriften zal in 2026 naar verwachting 12 keer vergaderen waarbij per vergadering gemiddeld 3 zaken worden behandeld. De vergoedingen en reiskosten voor de commissieleden worden begroot op € 9.000. Begin 2026 wordt de Verordening behandeling bezwaarschriften geactualiseerd.

In 2026 kan een enkel individueel geschil tussen gemeente en werknemer worden verwacht die door de Regionale Geschillencommissie wordt behandeld.

Klachten

De Verordening op de behandeling van klachten geeft een actuele uitwerking van de informele behandeling van klachten en de behandeling van klachten door een externe commissie.

Bij de informele behandeling van de klacht treedt de klachtbehandelaar binnen enkele dagen in contact met klager om te trachten tot een oplossing van de klacht te komen. Deze behandeling van klachten laat al vele jaren zien dat vlot en persoonlijk contact gelegd door de klachtbehandelaar bijzonder op prijs wordt gesteld door de klager. Bij een grote meerderheid van de klachten zorgden deze persoonlijke contacten ervoor dat de klacht snel naar tevredenheid van klager werd opgelost.

Indien de informele behandeling geen resultaat oplevert, dan wordt de klacht ter behandeling voorgelegd aan een onafhankelijke klachtencommissie.

Als een klager het niet eens met uitkomst van de formele behandeling van de klacht, dan kan klager zich wenden tot Nationale Ombudsman.

Gelet op de cijfers van de afgelopen 5 jaar zullen in 2026 naar verwachting ongeveer 45 klachten worden behandeld waarvan 4 door de onafhankelijke klachtencommissie. De vergoedingen en reiskosten voor de leden van de klachtencommissie worden begroot op € 4.000.

Verzekeringen

Met ingang van 1 januari 2021 heeft de gemeente bij AON assurantiën een brandcontract met een looptijd van 3 jaar. Als gevolg van de schadelast van de gemeente Middelburg (én landelijke) hebben de verzekeraars het gemeentelijk brandcontract per 1 januari 2023 pro-forma opgezegd. De verzekeraars hebben het brandcontract hierna verlengd. De verzekering wordt per jaar verlengd. Eén verzekeraar heeft een premieverhoging van 10% doorgevoerd. De andere verzekeraars hebben de premie niet gewijzigd. In 2025/2026 wordt de brandverzekering Europees aanbesteed.

De aansprakelijkheidsverzekering heeft de gemeente na een Europese aanbesteding per 1 januari 2020 ondergebracht bij Melior verzekeringen in Almelo. Melior verzekeringen en Centraal beheer zijn nagenoeg de enige aanbieders van aansprakelijkheidsverzekeringen voor (gemeentelijke) overheden. Gezien de marktaanbieders en ontwikkelingen is ervoor gekozen om de aansprakelijkheidsverzekering nog niet aan te besteden, dit op advies van onze verzekeringsmakelaar AON. De aansprakelijkheidsverzekering wordt per jaar verlengd.

Naast bovengenoemde verzekeringen heeft de gemeente nog een derde grote verzekering, dit betreft de Construction All Riks (CAR) verzekering, deze is afgesloten bij Centraal beheer. Deze verzekering dekt de risico’s bij infrastructurele werken. Onzeker is of voor 2026 een premiestijging valt te verwachten, naast de gebruikelijke indexering. Dit geldt eveneens voor de voertuigverzekering en werkmaterieelverzekering.

Informatiemanagement

­­­Informatiemanagement is een proces dat er voor zorgt dat de informatiebehoefte van de gemeentelijke organisatie wordt vertaald in de juiste informatievoorziening. Goed informatiebeheer is hiervoor een voorwaarde.

We streven ernaar dat onze informatievoorziening:

• Is aangehaakt op de organisatie (automatisering, vakafdelingen en management/bestuur);

• in staat is consistente keuzes te maken waarbij (nieuwe) investeringen altijd onderdeel uitmaken van een constructief groeimodel (werken en ontwikkelen onder visie en architectuur);

• in staat is om samen met de vakafdelingen tot innovatie en effectievere ondersteuning te komen;

• in staat is om het management te inspireren de kansen, het potentieel, van informatie voldoende te benutten.

In 2022 is in het organisatieplan 'Middelburg in ontwikkeling’ digitaal versnellen benoemd als speerpunt. Dit heeft o.a. geleid tot het opstellen van een Programma Digitalisering voor de periode 2022-2025. Dit programma fungeert als uitvoeringsprogramma voor de I-Visie die in juni 2020 is vastgesteld om zodoende in te kunnen spelen op de digitale uitdagingen van onze organisatie. Het doel van het Programma Digitalisering is met een programmatische aanpak richting te geven aan de projecten met een digitale component waarmee we onze dienstverlening en bedrijfsvoering verder kunnen optimaliseren.

Het programma heeft aandacht voor de digitale dienstverlening, regievoering en samenwerking, datagedreven werken, de (samen)werkplek, de vaardigheden en bewustzijn van de medewerker en innovatie binnen de afdelingen. Maar wellicht net zo belangrijk is het op orde houden en verbeteren van wat er nodig is om dit alles op een goede manier mogelijk te kunnen maken.

Er zijn binnen de gemeente steeds meer initiatieven op het gebied van digitalisering. Dit zijn wensen uit de organisatie of maatschappij, maar het gaat ook over wettelijke verplichtingen of ontwikkelingen waar we als organisatie in mee moeten.

Bovenstaande leidt tot de volgende projecten die in 2026 starten of verder gaan:

• I-visie

  2026 wordt het jaar waarin we de nieuwe I-visie van de gemeente Middelburg presenteren. Herijking van de bestaande visie was, gezien het tempo waarin de ontwikkelingen plaatsvinden, zeer gewenst. De nieuwe visie bepaalt de koers en de projecten die moeten bijdragen aan het bereiken van onze doelen. Dit visiedocument zal ook leiden tot een nieuw Programma Digitalisering 2026-2029.

• Project informatiearchitectuur

  Het project helpt onze gemeente om (ICT-)ontwikkelingen in samenhang aan te sturen. Ontwikkelen, bouwen, aanschaffen en implementeren onder architectuur zorgt ervoor dat oplossingen onderling goed samenwerken. Ook ontstaat er een overzicht dat bestuur en management helpt alle ontwikkelingen in samenhang aan te sturen.

• Informatiebeheer op orde

  Het bestaande beleid voor informatiebeheer en archivering wordt actueel gehouden en waar nodig verfijnd. Door deze kaders te vertalen naar praktische handreikingen en ondersteuning voor medewerkers, zorgen we dat wet- en regelgeving structureel en aantoonbaar wordt nageleefd.

• Optimaliseren integraal informatiebeheer

  We versterken de samenhang in onze informatiehuishouding door processen, systemen en verantwoordelijkheden verder op elkaar af te stemmen. Met uniforme afspraken over dossiervorming, metadata en kwaliteitscontroles houden we de informatievoorziening betrouwbaar, compleet en toegankelijk.

• Aansluiten op E-depot

  Om ook in de toekomst duurzame toegankelijkheid van gemeentelijke informatie te garanderen, bereiden we de aansluiting op het e-depot verder voor. Hiermee borgen we o.a. dat informatie die permanent bewaard moet blijven veilig wordt overgebracht en raadpleegbaar blijft voor zowel onze organisatie als de samenleving. Het traject kent een gefaseerd verloop met verschillende samenwerkingen w.o. het Zeeuws Archief, diverse Zeeuwse gemeenten en softwareleveranciers.

• Implementatie nieuwe wetgeving

  Een aantal recent ingevoerde en nog in te voeren wetten op het scheidsvlak van digitalisering, informatiehuishouding en dienstverlening heeft organisatie brede impact en vraagt veel van de organisatie. Denk hierbij aan de uitwerking van de WMEBV, de AI-act enz.

• Digitaliseren uitgaande post

  Na een geslaagde pilot is het nu zaak om postprocessen eenduidig te organiseren conform digitale uitgangspunten. De aanbesteding is hiervoor in 2025 uitgevoerd. Het doel is om mogelijk te maken dat iedereen die post digitaal wil ontvangen dat ook kan.

Inkoop

In 2026 blijft de borging van de rechtmatigheid van inkoop en aanbesteden een belangrijk speerpunt binnen de organisatie. Een belangrijk hulpmiddel daarbij is het verder standaardiseren van de formats aanbestedingsdocumenten. Daarnaast wordt er extra aandacht besteed aan het vergroten van de kennis en het bewustzijn met betrekking tot de inkoopdoelstellingen bij de medewerkers.

Op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen gaan we in 2026 onderzoeken hoe we het Manifest kunnen borgen in onze inkoop- en aanbestedingsprocedures. Hiervoor zal per afdeling het MVOI actieplan uitgevoerd, geëvalueerd en bijgewerkt worden.

2026 staat in het teken van het aanpassen van het mandateringsbesluit voor de gehele organisatie. De aanpassing is dat het vierogen principe gehanteerd wordt in plaats van een collegebesluit bij inkopen boven de € 50.000.

Het contractmanagement focust zich in 2026 op het optimaliseren van het contractmanagement inclusief contractbeheer (TopDesk) en implementeert op termijn een leveranciersbeoordelingssysteem.

De unieke Zeeuwse inkoop netwerk-samenwerking wordt gecontinueerd en waar mogelijk geïntensiveerd.

Informatiebeveiliging

De wereld van informatiebeveiliging verandert razendsnel. Nieuwe cyberdreigingen blijven zich aandienen, en de gemeente Middelburg moet hier alert en adequaat op blijven reageren. Overheidsorganisaties zijn vanwege hun rol en de hoeveelheid vertrouwelijke data die zij beheren, een aantrekkelijk doelwit voor kwaadwillenden. Daarom is het noodzakelijk om de beveiligingsmaatregelen voortdurend te evalueren en te versterken.

Een sterke basis is essentieel om de digitale weerbaarheid van de gemeente Middelburg te vergroten. Dit fundament stelt de gemeente in staat om flexibel en effectief in te spelen op nieuwe risico’s en technologische ontwikkelingen. In 2026 zet de gemeente haar inspanningen voort om het informatiebeveiligingsbeleid verder uit te bouwen en te verankeren in de organisatie. Zo wordt gewerkt aan een robuuste en toekomstbestendige beveiligingsstructuur.

Ook op het gebied van wet- en regelgeving zijn er belangrijke veranderingen op komst. De gemeente volgt deze ontwikkelingen op de voet en zorgt ervoor dat zij tijdig voldoet aan nieuwe normen en verplichtingen. Door vooruit te denken en continu te verbeteren, bouwt de gemeente Middelburg aan een veilige digitale omgeving voor haar inwoners, medewerkers en partners.

Voor 2026 zijn dit de voornaamste activiteiten:

De Cyberbeveiligingswet, die voortvloeit uit de Europese Network and Information Security (NIS2) richtlijn, zal naar verwachting in het tweede kwartaal van 2026 in werking treden. Hoewel de oorspronkelijke planning uitging van een invoering in 2025, hebben politieke ontwikkelingen en de complexiteit van het wetgevingsproces geleid tot uitstel. Ondanks deze vertraging is de gemeente Middelburg al volop bezig met de voorbereidingen op deze nieuwe wetgeving en dit wordt doorgezet in 2026.

In 2025 heeft de gemeente Middelburg een Information Security Management System (ISMS) aangeschaft. Dit systeem biedt een gestructureerde aanpak voor het beheren van informatiebeveiliging en draagt bij aan het voldoen aan relevante normenkaders, zoals de BIO en de aankomende Cyberbeveiligingswet. Gedurende 2026 wordt het ISMS verder gevuld met beleidsdocumenten, risicoanalyses, maatregelen en procesbeschrijvingen. Daarnaast vindt de uitrol binnen de organisatie plaats, zodat het systeem breed wordt toegepast en geborgd in de dagelijkse praktijk. Het ISMS ondersteunt bij het systematisch identificeren, beoordelen en beheersen van risico’s en maakt het mogelijk om informatiebeveiliging op een consistente en transparante manier te organiseren. Deze aanpak draagt bij aan het versterken van de digitale weerbaarheid van de gemeente en aan het creëren van een veilige informatievoorziening voor inwoners, medewerkers en samenwerkingspartners.

Door de toenemende digitalisering binnen de gemeente Middelburg neemt het aantal audits op het gebied van informatiebeveiliging toe. Deze audits worden niet alleen frequenter, maar ook inhoudelijk uitgebreider. De complexiteit van digitale processen en systemen vraagt om diepgaandere controles om te waarborgen dat wordt voldaan aan geldende wet- en regelgeving en beveiligingsnormen.

In 2026 blijft de gemeente Middelburg actief investeren in het vergroten van bewustwording rondom informatiebeveiliging. De digitale dreigingen blijven zich ontwikkelen, en daarmee groeit ook de noodzaak om medewerkers continu alert en weerbaar te houden. Bewustwording is geen eenmalige actie, maar een doorlopend proces dat verankerd is in de informatiebeveiligingsstrategie van de gemeente. De gemeente Middelburg ziet bewustwording als een strategische investering in de veiligheid van haar digitale dienstverlening en blijft hierin structureel middelen en aandacht investeren.

Privacybescherming

De voortgaande digitalisering van gemeentelijke dienstverlening leidt tot steeds meer systemen en processen waarin persoonsgegevens worden verwerkt. Toenemende cybercriminaliteit en nieuwe technologieën zoals Artificial Intelligence (AI) vergroten de risico’s op privacyschending en misbruik van persoonsgegevens. Hierdoor wordt privacybescherming niet alleen complexer en uitdagender, maar ook de urgentie dit adequaat en zorgvuldig vorm te geven neemt sterk toe.

Een gevolg van bovengenoemde ontwikkelingen, is dat ook wet- en regelgeving op het gebied van privacy zich in razend tempo ontwikkelt. Naast de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn ook de Wet politiegegevens (Wpg), AI-Verordening en Wet Gegevensverwerking door Samenwerkingsverbanden (WGS) in dit kader relevant. De omvang en complexiteit van de wettelijke verplichtingen voor gemeenten blijven toenemen, evenals de druk om hieraan aantoonbaar te voldoen. Dit zowel door intensievere controles van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), die in mei 2025 hebben aangekondigd extra steekproefsgewijze controles bij gemeenten te gaan uitvoeren, als door een groeiend privacybewustzijn onder inwoners.

In 2026 wordt de versteviging van het privacyfundament van de gemeente voortgezet volgens een vastgesteld plan van aanpak. Inrichting van het privacymanagement en borging van de actualiteit van het verwerkingsregister hebben in dit kader de hoogste prioriteit. Dit is niet alleen een wettelijke verplichting, maar vormt ook de basis voor vele andere werkzaamheden en verhoogt zowel de efficiëntie als de veiligheid van de betrokken processen. Hiernaast heeft de uitvoering van Data Protection Impact Assessments (DPIA’s) op hoogrisico processen prioriteit, met als doel deze processen zo privacyvriendelijk mogelijk in te richten en privacyrisico’s voor betrokkenen in een zo vroeg mogelijk stadium tot een minimum te beperken of weg te nemen. Ook datalekken en verzoeken van inwoners die hun privacyrechten willen uitoefenen, blijven uiteraard een prioriteit en worden altijd met voorrang behandeld.

Naast bovengenoemde prioritaire zaken, wordt ook in 2026 weer sterk ingezet op het vergroten van de privacyvolwassenheid binnen de gemeente, door structureel aandacht te besteden aan bewustwording en kennisopbouw. Doel hiervan is dat medewerkers zich niet alleen bewust zijn van hun verplichting zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan, maar dat zij dit ook actief en consequent toepassen in hun dagelijkse werk. De Contactpersonen Privacy op de afdelingen hebben hierin een cruciale rol: zij vervullen een voortrekkersrol op de afdeling en zijn hier het primaire aanspreekpunt bij vragen over privacy, maar slaan ook de brug tussen de afdeling en de Privacy Officer van de gemeente.

Ultieme doel op het gebied van privacybescherming is het vergroten van zicht en grip op de verwerking van persoonsgegevens binnen de gemeente en het verankeren van privacy in beleid, procedures en cultuur, opdat privacy integraal onderdeel is van de gemeentelijke dienstverlening en de bescherming van persoonsgegevens consequent is geborgd.

Financieel beleid / beheer

P&C cyclus

Om het collegeprogramma uit te voeren, stelt het college van burgemeester en wethouders meerdere documenten op: de kadernota, de programmabegroting, de bestuurlijke tussenrapportage, de najaarsbrief en de jaarstukken. Het is wettelijk verplicht voor de gemeente om in het kader van de P&C-cyclus elk jaar in ieder geval een begroting en jaarrekening te maken. Door tussentijds ook te kijken naar de voortgang van de plannen en de gemaakte kosten, kan het gemeentebestuur beleidsdoelen/voornemens bijsturen of nieuwe afspraken maken.

De regie van het opstellen van deze documenten ligt bij de afdelingen Wijk en Bestuur en Bedrijfsvoering Financiën. De uitvoerende afdelingen leveren een inhoudelijke bijdrage; elk programma heeft een programmamanager.

Het gaat om de volgende documenten:

• Kadernota: Hierin worden de kaders voor de begroting vastgesteld. De ontwikkeling vanuit de laatste jaarrekening en bestuurlijke tussenrapportage wordt hierbij betrokken. Daarna worden de nieuwe wensen en beleid geïnventariseerd. Het college van burgemeester en wethouders stelt op basis van deze nieuwe wensen en beleid een eerste versie van de nota op. Vervolgens is de gemeenteraad aan de beurt. De raad kan wijzigingen voorstellen en nieuwe voorstellen doen. Het college werkt al deze zaken uit tot een begroting.

• Programmabegroting: Deze bestaat uit een beleidsbegroting waarin de doelstellingen zijn geformuleerd om het gewenste maatschappelijke effect te bereiken. De activiteiten in het betreffende begrotingsjaar zijn gekoppeld aan deze doelstellingen. Naast de beleidsbegroting kent de begroting ook een financiële begroting. Deze financiële begroting geeft een overzicht van baten en lasten en op de financiële positie van de gemeente wordt een toelichting gegeven. Per programma is een invulling van de financiële ruimte en keuzes voor nieuw beleid uit de vastgestelde kadernota opgenomen. Het is wettelijk bepaald dat deze effecten ook in een meerjarenraming worden weergegeven.

• Bestuurlijke tussenrapportage: Deze geeft informatie over de voortgang van de activiteiten uit de programmabegroting en over de eerste periode (januari t/m mei) van het jaar. De peildatum is 1 juni van enig boekjaar.

• Najaarsbrief: Deze geeft informatie over de financiële voortgang ten opzichte van de programmabegroting (inclusief verwerking van de bestuurlijke tussenrapportage) over de tweede periode van het jaar. Dit gebeurt op hoofdlijnen. Dit betekent dat in deze brief gerapporteerd wordt over afwijkingen van € 50.000 of meer. Voor activiteiten die niet meer afgerond worden in het boekjaar, biedt de najaarsbrief de mogelijkheid om het bijbehorende budget over te hevelen naar het volgende jaar. Door het ‘budgetrecht’ van de raad wordt deze altijd aan de raad voorgelegd.

• Jaarstukken: Deze geven informatie over de resultaten die behaald zijn binnen de programma’s aan de hand van de eerder geformuleerde vragen:

  • Wat wilden we bereiken?

  • Wat hebben we bereikt?

  • Wat hebben we ervoor gedaan?

  • Wat heeft het gekost?

Het aanbieden van planning en control documenten gebeurt via een specifieke webportal (zie link: P&C portaal gemeente Middelburg) waardoor alle P&C-documenten beschikbaar zijn voor alle belangstellenden. Ook de controlerende rol van de raad wordt hierdoor beter ondersteund.

Cluster financiën

Het cluster financiën van de afdeling Bedrijfsvoering is de interne dienstverlener voor de andere afdelingen in de organisatie. Dit cluster richt zich vooral op:

• integrale advisering en consultering van financiële vraagstukken waarbij een klant - en resultaatgerichte manier van werken wordt voorgestaan;

• adviseren en beheren van de financiële middelen van een organisatie (zie ook paragraaf financiering);

• deelnemen in de begeleidingscommissie van verschillende gemeenschappelijke regelingen;

• aanspreekpunt en ondersteuning bieden aan de externe accountant van de gemeente;

• monitoring van budgetten worden via een digitaal portaal aangeboden. Waarbij de budgethouder actief wordt ondersteund zodat budgetbeheer adequaat opgepakt kan worden;

• ondersteuning van de uitvoerende afdelingen bij de financiële afwikkeling met betrekking tot crediteurenbeheer, bankadministratie en kasbeheer.

Interne beheersing

Een geïntegreerde aanpak

In mei 2025 stelde het college het plan ‘Middelburg in Control 2025-2028’ vast. Eind juni 2025 is dit plan gepresenteerd aan de Auditcommissie van de gemeente. Dit plan gaat over de interne beheersing van de gemeente Middelburg op basis van de Control paraplu.

Het plan Middelburg in Control 2025-2028 betreft het volgende:

• Integratie van op dit moment tien control onderdelen volgens bovenstaand figuur;

• Verschuiving van gegevensgerichte controles achteraf naar borging controles in de processen;

• Processen;

• Jaarlijks terugkerende activiteiten en fasering;

• Afstemming met accountant en Belastingdienst;

• Doelmatig- en doeltreffendheid onderzoek art 213a;

• Rapportagestructuur;

• Management Control Systeem;

• Integrale ondersteuning met één softwaresysteem, TrustBound GRC.

Bij interne beheersing gaat het om opzet, bestaan en werking. We geven hieraan invulling door voor de in het plan genoemde processen per proces een risicoanalyse uit te voeren. Hierbij besteden we aandacht aan alle onderdelen die in de Control paraplu worden genoemd. Met deze risicoanalyse richten we vervolgens de interne beheersing met beheersmaatregelen het desbetreffende proces in (opzet) en toetsen we de werking van de hiervoor genoemde beheersmaatregelen met een deelwaarneming (bestaan). Tenslotte nemen we een aantal steekproeven (werking). Als de toets – bestaan – geen bijzonderheden oplevert kunnen we volstaan met een beperkt aantal steekproeven. Deze wijze van interne beheersing is in de lijn van de bedoeling van de invoering rechtmatigheidsverantwoording door het college, leidt tot een doelmatig controlproces en heeft positieve doorwerking op de organisatieontwikkeling.

In de 2^e helft van 2025 startten wij met de uitwerking van risicoanalyses per proces, en de invoering daarvan in TrustBound GRC. In 2026 gaan we hiermee verder. Op processen die nog niet zijn omgezet voeren we nog interne controle op de oude werkwijze uit.

Daarnaast vinden adhoc advisering plaats op het moment dat we verbetermogelijkheden waarnemen in de processen op het gebied van doelmatig- doeltreffend- en rechtmatigheid. In dat geval wachten we niet tot een proces aan de beurt is.

Doelmatig- en doeltreffendheidonderzoek

Vanuit de door de gemeenteraad vastgestelde verordening doelmatig- en doeltreffendheid van het gevoerde beleid (213a Gw) voeren wij dit jaar twee onderzoeken uit. Het betreft één afdeling- en één themaonderzoek. In het voor het einde van het jaar 2025 aan de gemeenteraad te sturen onderzoeksplan 2026 vermelden wij de namen van de gekozen onderzoeken.

De controller van de gemeente Middelburg maakt deel uit van de Zeeuwse controllers die doelmatigheidsonderzoeken doen bij de verbonden partijen. Dit jaar is de controller van de gemeente Middelburg aan de beurt om samen met de concerncontrollers van de gemeenten Hulst en Noord-Beveland een doelmatigheidsonderzoek uit te voeren bij de Zeeuwse muziekschool.

Rapportagestructuur

In Middelburg in Control 2025-2028 zijn twee controllersrapportages en een fiscale controle opgenomen. Deze stellen we ook dit jaar op. Daarnaast werken we verder aan de ontwikkeling van een Management Control Systeem (MCS) waarin we managementinformatie willen ontwikkelen voor elk niveau van de gemeente Middelburg (gemeenteraad, college, managementteam en afdelingen).