Wet open overheid
Inleiding
Sinds september 2023 is er een projectgroep Woo ingesteld. De projectgroep heeft als taak, conform het college besluit dat genomen is in juli 2023, de Woo op basis van het niveau Basis (minimaal voldoen aan de wet) te implementeren. Daarbij is wel de kanttekening gemaakt dat het projectteam waar het kan, zonder risico’s en binnen de budgettaire ruimte die er is (er is budget voor implementatie van de Woo via het gemeentefonds) in te steken op een hoger niveau, waardoor de gemeente haar burgers beter en transparanter kan bedienen.
Actieve openbaarmaking
De Woo verplicht overheidsorganisaties en specifiek gemeenten om gefaseerd in 3 fasen elf informatiecategorieën actief openbaar te maken. Het is thans de verwachting dat de implementatie door gaat lopen tot 2028 (was 2026). Concreet betekent actieve openbaarmaking dat de informatie digitaal vindbaar en toegankelijk moet zijn.
De betreffende elf informatiecategorieën zijn:
Per Koninklijk Besluit is de verplichting opgelegd om vijf categorieën op 1 november 2024 actief openbaar te maken. Het betreft:
Wetten en algemeen verbindende voorschriften;
Overige besluiten van algemene strekking;
Organisatie en werkwijze;
Bereikbaarheidsgegevens;
Vergaderstukken Staten-Generaal.
De gemeente Middelburg voldoet aan hieraan voor zover het de gemeentelijke verplichtingen betreft.
Passieve openbaarmaking
Overheidsinstanties zijn verplicht om op verzoek informatie openbaar te maken (aan de verzoeker beschikbaar te stellen). Hierbij geldt in principe een termijn van maximaal vier weken waarbinnen het verzoek moet worden afgehandeld/aan de verzoeker de gevraagde informatie beschikbaar wordt gesteld. In principe omdat deze termijn onder meer kan worden opgeschort en/of éénmalig worden verlengd. In 2024 waren er 46 Woo-verzoeken. Voor 2025 zijn er tot op heden 9 verzoeken ingediend (peildatum 25 juni 2025).
Toegankelijkheid van informatie
Overheidsinstanties moeten ervoor zorgen dat informatie die zij actief openbaar maken, toegankelijk is voor een breed publiek. Dit betekent dat de informatie digitaal beschikbaar moet zijn en in een toegankelijk format, zoals pdf of html.
Informatiebeheer
Overheidsinstanties zijn verplicht om hun informatie op een zorgvuldige en duurzame wijze te beheren. Dit betekent dat zij in het kader van gemeentelijke taken informatie wordt ontvangen, geregistreerd, gecreëerd, uitgewisseld en gearchiveerd.
Voor de Woo zijn met name de ontvangst, registratie, creatie en archivering van belang.
Ontvangst van informatie in het kader van de Woo
Feitelijk is dit hoe de gemeente Middelburg Woo verzoeken wil ontvangen. In het aanwijzingsbesluit van 6 augustus 2024 heeft het college besloten dat digitale Woo verzoeken vanaf 5 oktober 2024 alleen nog via een webformulier ingediend kunnen worden. Dit digitale formulier is ontwikkeld en kan met en zonder Digid/E-herkenning worden gevuld. De ingediende formulieren worden rechtstreeks in het zaaksysteem Djuma opgeslagen en in een nieuw ontwikkeld werkproces op basis van Customer Journey principes (ook wel klantreis) afgehandeld binnen het zaaksysteem.
Registeren van informatie
Concreet betekent dit, vastleggen:
De datum waarop het document is geproduceerd;
De aard van het document (bijvoorbeeld: rapport, brief, memo);
De identiteit van de auteur(s) van het document;
De identiteit van de ontvanger(s) van het document;
Het onderwerp van het document;
Daarnaast moeten overheidsinstanties ook bijhouden of een document openbaar gemaakt is of niet, en zo ja, op welke datum dit heeft plaatsgevonden.
Bovenstaande wordt door de gemeente Middelburg grotendeels in het zaaksysteem Djuma gedaan. Er zijn echter organisatieonderdelen die dit nog niet (volledig) via het zaaksysteem laten verlopen. Hierdoor ontstaat het risico dat er niet eenduidig aan de wettelijke vereisten wordt voldaan. Het Zeeuws Archief heeft enkele jaren geleden al op deze risico’s gewezen en er is een verbeterplan opgesteld waaraan doorlopend buiten de scope van het project Woo wordt gewerkt door de adviseurs Informatiebeheer van de afdeling Facilitaire Zaken.
Creëren van informatie
Iedere medewerker van de gemeente Middelburg creëert informatie. Of die informatie en in welke mate deze informatie conform wettelijke regelgeving moet verlopen hangt af van de taken of functies van medewerkers. Wanneer we de 11 informatiecategorieën waarvoor we conform de Woo actief moeten gaan publiceren dan heeft dit consequenties voor de wijze van creatie. De gemeente Middelburg zal moeten besluiten via welke kanalen we creëren. Sturen we bijvoorbeeld nog mails uit een persoonlijke mailbox of juist uit een afdelingsmailbox, communiceren we nog via bijvoorbeeld Whatsapp en zouden we niet altijd moeten communiceren vanuit ons zaaksysteem. Deze vragen zijn nog steeds actueel.
Archivering van informatie
Hierbij volgt de gemeente Middelburg de richtlijnen vanuit het Zeeuws Archief waarbij we actief participeren in dit samenwerkingsverband en ons stempel drukken op de kwaliteit van de archivering en controleren of we aan alle wettelijke vereisten voldoen (dit valt buiten de scope van het project Woo). Vanuit het interbestuurlijk toezicht door de Provincie is onze kwaliteit van archivering als goed beoordeeld.
Beleidsvoornemens
Beleidsvoornemens inzake de uitvoering van de ‘wet open overheid’ (Woo)
Vanuit de opdracht ‘het implementeren van de Woo op niveau basis’ heeft de projectgroep een projectplan opgesteld. De projectgroep werkt “agile” dat betekent dat er stap voor stap, in kleine groepen in een korte cyclus zaken worden vervaardigd, opgeleverd en geïmplementeerd. Er is voor deze werkwijze gekozen omdat de Woo niet een statisch gegeven is.
Fase 1 van het project is 1 november 2024 afgerond. Via de PDAC cyclus wordt het geheel gemonitoord en geoptimaliseerd.
Vanaf november 2024 is gestart fase 2. Fase 2 beslaat sowieso heel 2025 en loopt door tot in ieder geval Q1 2026. In 2025 en doorlopend in 2026 worden in het kader van de totale implementatie van de Woo de informatiecategorieën "Wet- en Regelgeving" en "Raadstukken" verder uitgewerkt.
Er worden twee categorieën toegevoegd om openbaar te maken:
Adviezen van Adviescolleges
Jaarplannen en –verslagen (zijn al openbaar op onze website en er is een link in de Woo-index)
Aan de hand van de Woo-match (een tool ontwikkeld door de VNG) doorlopen we de nieuwe informatiecategorieën.
Buiten deze scope maar wel onlosmakelijk verbonden met de Woo wordt in 2026 (verder) gewerkt aan:
Het opstellen van een Informatiebeheerplan
Het opstellen van een richtlijn voor een correct gebruik van email en Whatsapp-berichten;
Tenslotte wordt:
de rol van Woo contactpersoon geëvalueerd, en
wordt er een Managementinformatie rondom Woo opzetten;
blijven we aangehaakt bij het customer success traject Middelburg (CSM) (= optimaliseren zaakgericht werken).
Gerealiseerd actie(s)/beleid in relatie tot beleidsvoornemens
In 2025 is onder meer de Woo-index naast de wettelijk verplichte informatiecategorieën uit de eerste fase aangevuld met
Vergaderstukken (= raads en overige bestuurstukken) (Fase 2);
Jaarplannen en -verslagen (Fase 2)
Woo-verzoeken en besluiten (Fase 3)
Hiermee zitten we voor wat betreft de wettelijk voorgestane implementatie boven het ambitieniveau.