Wet open overheid
Inleiding
Actieve openbaarmaking
De nieuwe Wet open overheid (Woo), die op 1 mei 2022 in werking is getreden, verplicht overheidsorganisaties om bepaalde informatiecategorieën actief openbaar te maken. Deze wettelijke verplichting kent een fasering in 3 fasen. Het is de verwachting dat de implementatie in ieder geval tot 2026 doorloopt.
De 11 informatiecategorieën zijn:
Bereikbaarheidsgegevens en Organisatie en werkwijze
Woo-verzoeken en besluiten
Convenanten
Raadstukken
Wet en regelgeving
Bestuursstukken
Stukken van advies colleges
Jaarplannen en -verslagen
Onderzoeken
Beschikkingen
Klachten
(De eerste vier vallen in fase 1)
Passieve openbaarmaking
Overheidsinstanties zijn verplicht om op verzoek informatie openbaar te maken. Hierbij geldt een termijn van maximaal vier weken waarbinnen het verzoek moet worden afgehandeld. In 2023 zijn tot op heden 17 verzoeken in het kader van de Woo gedaan.
Toegankelijkheid van informatie
Overheidsinstanties moeten ervoor zorgen dat informatie die zij actief openbaar maken, toegankelijk is voor een breed publiek. Dit betekent dat de informatie digitaal beschikbaar moet zijn en in een toegankelijk format, zoals pdf of html.
Informatiebeheer
Overheidsinstanties zijn verplicht om hun informatie op een zorgvuldige en duurzame wijze te beheren. Dit betekent dat zij moeten zorgen voor een goede archivering en dat informatie niet verloren gaat.
Registeren van informatie
Concreet betekent dit, vastleggen:
De datum waarop het document is geproduceerd;
De aard van het document (bijvoorbeeld: rapport, brief, memo);
De identiteit van de auteur(s) van het document;
De identiteit van de ontvanger(s) van het document;
Het onderwerp van het document;
Daarnaast moeten overheidsinstanties ook bijhouden of een document openbaar gemaakt is of niet, en zo ja, op welke datum dit heeft plaatsgevonden.
Beleidsvoornemens
Beleidsvoornemens inzake de uitvoering van de ‘wet open overheid’ (Woo)
Vanuit enerzijds het belang van transparantie en anderzijds vanuit de nieuwe wet- en regelgeving wil de gemeente Middelburg documenten en andere informatie actief online openbaar maken.
Om dit te bereiken heeft de gemeente een drieledig onderzoek door KB en P laten uitvoeren. Eind 2022 is deze analyse door KB en P opgeleverd. In eerste instantie wil de gemeente in de huidige situatie het proces van beantwoording van de binnenkomende en aanvullende Woo –verzoeken zo efficiënt mogelijk inrichten. De impactanalyse maakt duidelijk wat de verplichting tot het actief publiceren van de elf informatie categorieën voor gevolgen gaat hebben voor de organisatie(onderdelen). Tenslotte staat in het plan van aanpak helder uiteengezet welke stappen de gemeente dient te zetten om richting actieve publicatie conform de Woo te gaan. De gemeente Middelburg is voornemens om de implementatiestrategie van de VNG te volgen in deze. Dit houdt in dat we de informatie categorieën uit fase 1 zullen implementeren in 2023-2024.
Sinds 19 juni 2023 is de Woo-index onderdeel van Overheid.nl. Op dit platform kan de informatie die reeds digitaal is worden ontsloten zoals bijvoorbeeld contactgegevens, raadstukken etc. Door de introductie van de Woo-index spelen de gemeentelijke websites een behoorlijk belangrijke rol in de implementatie van de Woo.
Daarnaast is een van de verplichtingen vanuit de Woo om een Woo-functionaris aan te wijzen binnen de organisatie met als taak om burgers op een laagdrempelige wijze te informeren over de beschikbaarheid van overheidsinformatie.
Gerealiseerd actie(s)/beleid in relatie tot beleidsvoornemens
Er is een werkgroep informatie-wetgeving opgericht. Onder deze werkgroep resorteren diverse (deel)projecten. Eén daarvan is de werkgroep Woo. Er is een extern projectleider aangetrokken om integraal uitvoering te kunnen geven aan de Woo, volgens de aanbevelingen van KB en P.
Diverse (beleids)documenten die vallen onder de categorieën worden al actief openbaar gemaakt. De Woo-projectgroep gaat dit (verder) inzichtelijk maken alsmede volgens welke systemen dit gebeurt. Bedoeling is om zoveel mogelijk uniformiteit hieraan te brengen met daaraan gekoppeld geautomatiseerde publicatieprocessen. Belangrijk is om daarbij oog te hebben voor wat medewerkers (al) weten en kunnen.
In het zaaksysteen Djuma (dat ingezet dient te worden als enige locatie voor de kern- en ondersteunende documenten van de relevante processen) is reeds een anonimiseringstool geïmplementeerd (Datamask). Medewerkers die hiervan gebruik (moeten) maken zijn getraind en kunnen deze tool toepassen. Momenteel gebeurt dit al in het kader van de Wet elektronische publicaties (Wep). Overlap bij implementatie i-wetgeving wordt hierdoor benut. Gewerkt wordt aan een koppeltraject naar de Woo-index vanuit Djuma en de website. Daarnaast worden de gegevens die we al digitaal beschikbaar hebben via het plaatsen van URLS ontsloten via de Woo -index hiervoor zal redacteur worden aangewezen.