Bedrijfsvoering

Naast de programma's moeten gemeenten minimaal zeven programmaoverstijgende paragrafen in de begroting opnemen (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten). In de paragrafen staat belangrijke informatie waarmee inzicht wordt verkregen in de financiële positie van de gemeente, de beheersmatige aspecten en de risico's.

Personeel en Organisatie

In 2025 levert P&O resultaten op onderstaande projectmatige thema’s:

In het kader van de verbetering van onze arbeidsmarktpositie gaan we in 2025 aan de slag met de verdere ontwikkeling en implementatie van onboardingbeleid. We willen mensen een warm welkom bieden en een goede inwerkperiode. Hierbij zullen we de Middelburg Academie verder ontwikkelen en benutten.

We gaan het in-, door- en uitstroomproces verbeteren. We zorgen ervoor dat de administratieve handelingen hieromtrent worden beperkt en dat het toekennen en intrekken van autorisaties goed geborgd is.

In het kader van organisatieontwikkeling gaan we aan de slag met de implementatie van organisatiewijzigingen en verdere organisatieontwikkelingen (w.o. organisatiecultuur) n.a.v. het project ‘organisatie-inrichting’. Tevens gaan we werken aan de implementatie van de nieuwe visie en kernwaarden van de gemeente Middelburg. Dit is ook van invloed op de uitwerkingen van het huidige project ‘visie op werken’, o.a. op de inrichting van het kantoor, op ons P&O-beleid en mogelijk op arbeidsvoorwaarden.

Tot slot gaan we aan de slag met de ontwikkeling van vitaliteitsbeleid, het doorontwikkelen van het personeelsinformatiesysteem n.a.v. de aanbesteding in 2024 en onderzoeken we mogelijkheden voor werk bij de gemeente voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Na bovengenoemde onderwerpen worden indien volgens planning mogelijk ook de onderwerpen inclusiviteit en aandacht voor mantelzorgers opgepakt.

1. ¹ Vacature ruimte per 20 augustus 2024 is 38,4 fte

In de kolom 2025 zijn tevens de formatie-uitbreidingen opgenomen waar uw raad in de Kadernota 2025-2028 een besluit over heeft genomen. In de verschillende programma’s onder het kopje “Invulling van financiële ruimte kadernota 2025-2028” is inhoudelijk beschreven op welke specifieke activiteiten deze uitbreidingen worden ingezet.

Dienstverlening

Eind 2023 heeft uw raad de nieuwe visie op dienstverlening vastgesteld. Om deze visie te vertalen naar een uitvoeringsagenda, is besloten om in 2024 een tussenstap te maken, door te werken aan een dashboard met kerncijfers over de dienstverlening. Zo kunnen we in 2025 op basis van data aan de slag met de doorontwikkeling. In 2024 is voorts gewerkt aan het vereenvoudigen van het taalniveau van brieven aan inwoners. Zo’n tweehonderd brieven zijn inmiddels onder handen genomen. Het gaat voornamelijk om brieven over belastingen en over zorg en Wmo. Daarnaast zijn voorbereidingen getroffen voor het testen van online formulieren met inwoners om te komen tot gebruiksvriendelijke digitale dienstverlening. Ook wordt er nog steeds gewerkt aan het implementeren van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer en de Wet open overheid. Een nieuwe benadering van de fysieke ontvangstplekken en het aanpassen van de ontvangsthal staat ook nog steeds op de agenda. In het vierde kwartaal wordt u wederom geïnformeerd over de stand van zaken rondom dienstverlening.

Communicatie

Participatie

Ook in 2025 draagt het cluster Communicatie bij de communicatie over werkzaamheden en projecten van de gemeente. De doorontwikkeling van onze burger- en overheidsparticipatie wordt vanuit de clusters communicatie en wijkgericht werken verder opgepakt. In het programma Bestuur en Ondersteuning staat meer over hoe we dit in Middelburg doen.

Uitgangspunt communicatie

We zijn open en transparant in onze communicatie. We onderhouden goede contacten met de lokale media. Daarvoor verstrekken we ze actief informatie. En beantwoorden we hun vragen snel en open. Dit geldt zowel voor bestuurders als medewerkers.

www.middelburg.nl

Onze website is en blijft een belangrijke informatiebron. De informatie op onze website willen we voor iedereen toegankelijk hebben. Of je nu een beperking hebt of niet. We blijven daar alert op: de teksten moeten begrijpelijk zijn en iedereen moet de website kunnen bedienen. Voor mensen die liever naar tekst luisteren, hebben we readspeaker op onze website staan. Door deze aan te klikken worden de teksten voorgelezen. En het is belangrijk dat de zoekfunctie goed werkt. Dus daar zijn we ook constant alert op. In 2025 hebben we ook de mogelijkheid om de teksten op onze website te vertalen. Op deze manier kunnen bezoekers van onze website de teksten in het Engels en Duits lezen.

Middelburg Ontmoet

In 2025 blijven we Middelburg Ontmoet inzetten om onze inwoners mee te laten denken over projecten die we hebben lopen. Ook andere partijen, zoals een projectontwikkelaar, kunnen Middelburg Ontmoet gebruiken om informatie op te halen bij inwoners, hun mening te peilen of mee te laten denken over invulling van een plan.

Informatie op papier

Niet iedere inwoner is even digitaalvaardig. Daarom is het ook belangrijk om informatie op papier aan te blijven bieden. Dat is de reden waarom we ook brieven blijven sturen en we onze wekelijkse informatiepagina in De Middelburgse en Veerse Bode, een huis-aan-huiskrant, aanhouden.

Juridische zaken

Bezwaarschriften

De kamer Algemene Zaken van de Commissie bezwaarschriften zal in 2025 naar verwachting 12 keer vergaderen waarbij per vergadering gemiddeld 3 zaken worden behandeld. Begin 2025 wordt de Verordening behandeling bezwaarschriften geactualiseerd.

In 2025 kan een enkel individueel geschil tussen gemeente en werknemer worden verwacht die door de Regionale Geschillencommissie wordt behandeld.

Klachten

De Verordening op de behandeling van klachten geeft een actuele uitwerking van de informele behandeling van klachten en de behandeling van klachten door een externe commissie.

Bij de informele behandeling van de klacht treedt de klachtbehandelaar binnen enkele dagen in contact met klager om te trachten tot een oplossing van de klacht te komen. Deze behandeling van klachten laat al vele jaren zien dat vlot en persoonlijk contact gelegd door de klachtbehandelaar bijzonder op prijs wordt gesteld door de klager. Bij een grote meerderheid van de klachten zorgden deze persoonlijke contacten ervoor dat de klacht snel naar tevredenheid van klager werd opgelost.

Indien de informele behandeling geen resultaat oplevert, dan wordt de klacht ter behandeling voorgelegd aan een onafhankelijke klachtencommissie.

Als een klager het niet eens met uitkomst van de formele behandeling van de klacht, dan kan klager zich wenden tot Nationale Ombudsman.

Gelet op de cijfers van de afgelopen 5 jaar worden in 2025 naar verwachting ongeveer 45 klachten behandeld waarvan 4 door de onafhankelijke klachtencommissie.

Verzekeringen

Met ingang van 1 januari 2021 heeft de gemeente bij AON assurantiën een brandcontract met een looptijd van 3 jaar. Als gevolg van de schadelast van de gemeente Middelburg (én landelijke) hebben de verzekeraars het gemeentelijk brandcontract per 1 januari 2023 pro-forma opgezegd. De verzekeraars hebben het brandcontract hierna verlengd tot 1 januari 2024 en nu tot 1 januari 2025. De verzekering wordt per jaar verlengd. Eén verzekeraar heeft een premieverhoging van 10% doorgevoerd. De andere verzekeraars hebben de premie niet gewijzigd.

In 2025 worden de brandverzekering Europees aanbesteed.

De aansprakelijkheidsverzekering heeft de gemeente na een Europese aanbesteding per 1 januari 2020 ondergebracht bij Melior verzekeringen in Almelo. Melior verzekeringen en Centraal beheer zijn nagenoeg de enige aanbieders van aansprakelijkheidsverzekeringen voor (gemeentelijke) overheden. Gezien de marktaanbieders en ontwikkelingen is ervoor gekozen om de aansprakelijkheidsverzekering nog niet aan te besteden, dit op advies van onze verzekeringsmakelaar AON. De aansprakelijkheidsverzekering wordt per jaar verlengd.

Naast bovengenoemde verzekeringen heeft de gemeente nog een derde grote verzekering, dit betreft de Construction All Riks (CAR) verzekering. Deze is afgesloten bij Centraal beheer. Deze verzekering dekt de risico’s bij infrastructurele werken. Onzeker is of voor 2025 een premiestijging valt te verwachten, naast de gebruikelijke indexering. Dit geldt eveneens voor de voertuigverzekering en werkmaterieelverzekering.

Informatiemanagement

­­­Informatiemanagement is een proces dat er voor zorgt dat de informatiebehoefte van de gemeentelijke organisatie wordt vertaald in de juiste informatievoorziening. Goed informatiebeheer is hiervoor een voorwaarde.

We streven ernaar dat onze informatievoorziening:

• Is aangehaakt op de organisatie (automatisering, vakafdelingen en management/bestuur);

• in staat is consistente keuzes te maken waarbij (nieuwe) investeringen altijd onderdeel uitmaken van een constructief groeimodel (werken en ontwikkelen onder visie en architectuur);

• in staat is om samen met de vakafdelingen tot innovatie en effectievere ondersteuning te komen;

• in staat is om het management te inspireren de kansen, het potentieel, van informatie voldoende te benutten.

In 2022 is in het organisatieplan 'Middelburg in ontwikkeling’ digitaal versnellen benoemd als speerpunt. Dit heeft o.a. geleid tot het opstellen van een Programma Digitalisering voor de periode 2022-2025. Dit programma fungeert als uitvoeringsprogramma voor de I-Visie die in juni 2020 is vastgesteld om zodoende in te kunnen spelen op de digitale uitdagingen van onze organisatie. Het doel van het Programma Digitalisering is met een programmatische aanpak richting te geven aan de projecten met een digitale component waarmee we onze dienstverlening en bedrijfsvoering verder kunnen optimaliseren.

Het programma heeft aandacht voor de digitale dienstverlening, regievoering en samenwerking, datagedreven werken, de (samen)werkplek, de vaardigheden en bewustzijn van de medewerker en innovatie binnen de afdelingen. Maar wellicht net zo belangrijk is het op orde houden en verbeteren van wat er nodig is om dit alles op een goede manier mogelijk te kunnen maken.

Er zijn binnen de gemeente steeds meer initiatieven op het gebied van digitalisering. Dit zijn wensen uit de organisatie of maatschappij, maar het gaat ook over wettelijke verplichtingen of ontwikkelingen waar we als organisatie in mee moeten.

Bovenstaande leidt tot de volgende projecten die in 2025 starten of verder gaan:

• Project informatiearchitectuur

  Het project helpt onze gemeente om (ICT-)ontwikkelingen in samenhang aan te sturen. Ontwikkelen, bouwen, aanschaffen en implementeren onder architectuur zorgt ervoor dat oplossingen onderling goed samenwerken. Ook ontstaat er een overzicht dat bestuur en management helpt alle ontwikkelingen in samenhang aan te sturen.

• Project informatiebeheer op orde

  De door het Zeeuws Archief opgeleverde KPI rapportage heeft de nodige aanbevelingen met zich meegebracht. 2025 staat in het teken om verder uitvoering te geven aan het verbeterplan.

• Verbeterplan Functioneel beheer

  Het beoogde doel van het verbeterplan is om de kwaliteit van het functioneel beheer te versterken. Dat wil zeggen; passend bij het belang van ICT voor de bedrijfsvoering van de totale organisatie en van alle afdelingen, aansluitend op de groei en toenemende complexiteit van het applicatielandschap en  in verbinding met de I&A-samenwerking.

• Implementatie nieuwe wetgeving

  Een aantal recent ingevoerde en nog in te voeren wetten op het scheidsvlak van digitalisering, informatiehuishouding en dienstverlening heeft organisatie brede impact en vraagt veel van de organisatie. Dit project zorgt ervoor dat we tijdig voldoen aan nieuwe wetgeving. Hierbij hanteren we een proactieve en integrale benadering van digitaliseringsopgaven vanuit wet- en regelgeving.

• Microsoft 365

  Dit project behelst de overgang naar M365. Het implementeren van teams als applicatie voor bellen, vergaderen en (samen)werken en het uitfaseren van het Citrix-concept.

• Pilotproject digitaliseren uitgaande post

  Deze pilot wordt uitgevoerd bij de afdelingen Belastingen en TIM. De resultaten worden gebruikt om te kijken of het digitaliseren van de uitgaande post (o.a. via MijnOverheid) en het printen, envelopperen en verzenden door een externe partij, op de hele organisatie toepasbaar kan zijn.

• Aansluiten op E-depot

  Op 1 juli 2022 is gemeente Middelburg aangesloten op het E-depot van het Zeeuws Archief. De eerste stap die gezet is in de aansluiting betreft data van alle zaakdossiers van de periode 2011-2019 gevormd in het zaaksysteem GreenValley/Alfresco. In 2025 ronden we het traject af.

• Digitale handtekening

  Het implementeren van software om te kunnen voorzien in een digitale handtekening.

• Scansoftware informatiebeheer

  Het vervangen van de scansoftware voor informatiebeheer, zodat deze up-to-date is en voldoet aan de kwaliteitseisen.

Inkoop

In 2025 blijft de borging van de rechtmatigheid van inkoop en aanbesteden een belangrijk speerpunt binnen de organisatie. Een belangrijk hulpmiddel daarbij is het verder standaardiseren van de formats aanbestedingsdocumenten. Daarnaast wordt er extra aandacht besteed aan het vergroten van de kennis en het bewustzijn met betrekking tot de inkoopdoelstellingen bij de medewerkers.

Op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen gaan we in 2025 onderzoeken hoe we het Manifest (na ondertekening) kunnen borgen in onze inkoop- en aanbestedingsprocedures. Hiervoor zal per afdeling de ambitie bepaald worden en een MVOI actieplan opgesteld worden.

2025 staat in het teken van het aanpassen van het mandateringsbesluit voor de gehele organisatie. De aanpassing is dat het vierogen principe gehanteerd wordt in plaats van een collegebesluit bij inkopen boven de € 50.000.

Het contractmanagement focust zich in 2025 op het optimaliseren van het contractmanagement inclusief contractbeheer (TopDesk) en implementeert op termijn een leveranciersbeoordelingssysteem.

De unieke Zeeuwse inkoop netwerk-samenwerking wordt gecontinueerd en waar mogelijk geïntensiveerd.

Informatiebeveiliging

De wereld van informatiebeveiliging is voortdurend in beweging. Nieuwe dreigingen duiken continu op, en de gemeente Middelburg moet zich hiertegen beschermen. Overheidsinstanties zijn een aantrekkelijk doelwit voor cybercriminelen vanwege de grote hoeveelheden gevoelige gegevens die zij beheren. Daarom wordt de beveiliging voortdurend aangescherpt en aangepast om deze dreigingen het hoofd te bieden.

Het is van cruciaal belang dat de basis van de beveiliging op orde is om de digitale weerbaarheid van de gemeente Middelburg te verhogen. Dit betekent dat er een solide fundament moet zijn waarop verder gebouwd kan worden. De gemeente Middelburg is al actief bezig met het ontwikkelen en implementeren van beleid om deze basis te versterken. In 2025 wordt dit beleid verder uitgebreid en geïmplementeerd om de beveiliging voldoende robuust te maken.

Daarnaast staan er grote veranderingen op het gebied van wet- en regelgeving voor de deur. De gemeente Middelburg volgt deze ontwikkelingen nauwgezet om ervoor te zorgen dat zij aan alle nieuwe eisen voldoet en voorbereid is op toekomstige uitdagingen. Door proactief te handelen en voortdurend te verbeteren, streeft de gemeente ernaar om een veilige digitale omgeving te creëren voor al haar inwoners en medewerkers.

Voor 2025 zijn dit de voornaamste activiteiten:

De Cyberbeveiligingswet gaat in 2025 in. Dit is de implementatie van de door de Europese Unie aangenomen Network and Information Security (NIS2) directive en dit heeft gevolgen voor de gemeente.

De gemeente Middelburg gaat in 2025 investeren in een Information Security Management System (ISMS). Dit zorgt voor een verbetering in overzicht en structuur van de informatiebeveiliging en helpt de gemeente om te voldoen aan normenkaders. Ook ondersteunt dit systeem de gemeente in het identificeren, beoordelen en beheren van risico’s.

De gemeente wordt steeds digitaler, wat leidt tot een toename van het aantal audits. Deze audits worden niet alleen frequenter, maar ook steeds uitgebreider en gedetailleerder. Dit komt doordat de digitalisering nieuwe risico’s en uitdagingen met zich meebrengt op het gebied van informatiebeveiliging. Hierdoor is er een grotere behoefte aan grondige controles en evaluaties om ervoor te zorgen dat alle digitale processen en systemen voldoen aan de geldende wet- en regelgeving en beveiligingsnormen.

Voor de bewustwording zijn er nieuwe ondersteunende programma’s en deze worden verder uitgebreid. Hierbij wordt ingegaan op nieuwe dreigingen zoals phishing, ransomware en andere vormen van cybercriminaliteit. Daarnaast zullen de programma’s aandacht besteden aan het veilig omgaan met persoonsgegevens, het herkennen van verdachte activiteiten, en het belang van sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie. Door deze uitgebreide aanpak wordt de bewustwording onder medewerkers vergroot en wordt de gemeente beter beschermd tegen digitale bedreigingen.

Privacybescherming

2025 zal in het teken staan van het verder versterken, actualiseren en implementeren van de basisstukken binnen de organisatie van de gemeente, zodat we een solide privacy-fundament hebben voor al onze werkzaamheden. De focus ligt op het bijwerken van het verwerkingsregister en de interne implementatie van het privacybeleid om de bewustwording te vergroten.

Het verwerkingsregister, samen met het register van datalekken, uitgevoerde DPIA's en afgesloten verwerkersovereenkomsten, zal per afdeling worden bijgewerkt. Dit zorgt ervoor dat we een actueel overzicht behouden van alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen de gemeente. Door deze gegevens te integreren in ons Privacy Management Systeem (Base27) kunnen we snel een duidelijk beeld krijgen van de gegevensverwerkingsactiviteiten. Dit helpt ons om AVG-compliance effectief te monitoren.

Vorig jaar lag de focus op het ontwikkelen van ons privacybeleid. Dit jaar verschuiven we de focus naar de implementatie van dat beleid binnen de organisatie. Dit omvat het opstellen van richtlijnen en processen voor elke afdeling om het beleid effectief uit te voeren. We richten ons ook op het verbeteren van de vaardigheden van medewerkers in het omgaan met privacykwesties. Ter ondersteuning van deze implementatie zijn per afdeling Contactpersonen Privacy aangewezen. Zij nemen deel aan verschillende privacy kennissessies om vervolgens deze kennis toe te passen binnen de desbetreffende afdeling. Dit draagt bij aan een meer privacybewuste cultuur binnen de organisatie.

Om de bewustwording te vergroten, wordt er meer privacy-expertise beschikbaar gesteld voor medewerkers. Een belangrijk onderdeel hiervan is het plaatsen van informatieve berichten en documenten op het intranet, zodat medewerkers gemakkelijk toegang hebben tot toegankelijke richtlijnen en essentiële kennis over diverse privacyaspecten.

Daarnaast blijven we, net als voorgaande jaren, ondersteuning bieden aan individuele projecten en samenwerkingsverbanden. Door geactualiseerde beleidsdocumenten en een sterker bewustzijn onder medewerkers, verwachten we een verhoogd niveau van privacybewustzijn en gegevensbescherming te bewerkstelligen.

Financieel beleid / beheer

P&C cyclus

Om het collegeprogramma uit te voeren, stelt het college van burgemeester en wethouders meerdere documenten op: de kadernota, de programmabegroting, de bestuurlijke tussenrapportage, de najaarsbrief en de jaarstukken. Het is wettelijk verplicht voor de gemeente om in het kader van de P&C-cyclus elk jaar in ieder geval een begroting en jaarrekening te maken. Door tussentijds ook te kijken naar de voortgang van de plannen en de gemaakte kosten, kan het gemeentebestuur beleidsdoelen/voornemens bijsturen of nieuwe afspraken maken.

De regie van het opstellen van deze documenten ligt bij de afdelingen Wijk en Bestuur en Bedrijfsvoering Financiën. De uitvoerende afdelingen leveren een inhoudelijke bijdrage; elk programma heeft een programmamanager.

Het gaat om de volgende documenten:

• Kadernota: Hierin worden de kaders voor de begroting vastgesteld. De ontwikkeling vanuit de laatste jaarrekening en bestuurlijke tussenrapportage wordt hierbij betrokken. Daarna worden de nieuwe wensen en beleid geïnventariseerd. Het college van burgemeester en wethouders stelt op basis van deze nieuwe wensen en beleid een eerste versie van de nota op. Vervolgens is de gemeenteraad aan de beurt. De raad kan wijzigingen voorstellen en nieuwe voorstellen doen. Het college werkt al deze zaken uit tot een begroting.

• Programmabegroting: Deze bestaat uit een beleidsbegroting waarin de doelstellingen zijn geformuleerd om het gewenste maatschappelijke effect te bereiken. De activiteiten in het betreffende begrotingsjaar zijn gekoppeld aan deze doelstellingen. Naast de beleidsbegroting kent de begroting ook een financiële begroting. Deze financiële begroting geeft een overzicht van baten en lasten en op de financiële positie van de gemeente wordt een toelichting gegeven. Per programma is een invulling van de financiële ruimte en keuzes voor nieuw beleid uit de vastgestelde kadernota opgenomen. Het is wettelijk bepaald dat deze effecten ook in een meerjarenraming worden weergegeven.

• Bestuurlijke tussenrapportage: Deze geeft informatie over de voortgang van de activiteiten uit de programmabegroting en over de eerste periode (januari t/m mei) van het jaar. De peildatum is 1 juni van enig boekjaar.

• Najaarsbrief: Deze geeft informatie over de financiële voortgang ten opzichte van de programmabegroting (inclusief verwerking van de bestuurlijke tussenrapportage) over de tweede periode van het jaar. Dit gebeurt op hoofdlijnen. Dit betekent dat in deze brief gerapporteerd wordt over afwijkingen van € 50.000 of meer. Voor activiteiten die niet meer afgerond worden in het boekjaar, biedt de najaarsbrief de mogelijkheid om het bijbehorende budget over te hevelen naar het volgende jaar. Door het ‘budgetrecht’ van de raad wordt deze altijd aan de raad voorgelegd.

• Jaarstukken: Deze geven informatie over de resultaten die behaald zijn binnen de programma’s aan de hand van de eerder geformuleerde vragen:

  • Wat wilden we bereiken?

  • Wat hebben we bereikt?

  • Wat hebben we ervoor gedaan?

  • Wat heeft het gekost?

Het aanbieden van planning en control documenten gebeurt via een specifieke webportal (zie link: P&C portaal gemeente Middelburg) waardoor alle P&C-documenten beschikbaar zijn voor alle belangstellenden. Ook de controlerende rol van de raad wordt hierdoor beter ondersteund.

Cluster financiën

Het cluster financiën van de afdeling Bedrijfsvoering is de interne dienstverlener voor de andere afdelingen in de organisatie. Dit cluster richt zich vooral op:

• integrale advisering en consultering van financiële vraagstukken waarbij een klant - en resultaatgerichte manier van werken wordt voorgestaan;

• adviseren en beheren van de financiële middelen van een organisatie (zie ook paragraaf financiering);

• deelnemen in de begeleidingscommissie van verschillende gemeenschappelijke regelingen;

• aanspreekpunt en ondersteuning bieden aan de externe accountant van de gemeente;

• monitoring van budgetten worden via een digitaal portaal aangeboden. Waarbij de budgethouder actief wordt ondersteund zodat budgetbeheer adequaat opgepakt kan worden;

• ondersteuning van de uitvoerende afdelingen bij de financiële afwikkeling met betrekking tot crediteurenbeheer, bankadministratie en kasbeheer.

AO / IC

In de administratieve organisatie (AO) worden de werkwijzen, regels, procedures, taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en interne controlemaatregelen beschreven die voor de informatievoorziening van belang zijn. De doelstelling van de AO is het tot stand brengen en het in stand houden van een goede werking van de informatievoorziening.

Interne controle (IC) draagt bij aan het verbeteren van het functioneren van de organisatie en haar processen. IC beoogt grofweg drie doelstellingen: betrouwbare financiële informatie, beheersbare processen en overeenstemming met de wet- en regelgeving. Om deze doelstellingen te realiseren, heeft een organisatie interne controlemaatregelen nodig. Daarbij kunnen meerdere verdedigingslinies worden ingericht. Zo zijn in de organisatie de eerste en tweede lijn vertegenwoordigd. De eerste lijn betreft het lijnmanagement. Deze medewerkers zijn primair verantwoordelijk voor de resultaten en de beheersing van risico’s. De tweede lijn richt zich op ondersteuning, advisering en coördinatie van de eerste lijn en toetst of de interne controlemaatregelen op uitvoeringsniveau aanwezig zijn en juist worden uitgevoerd.

Een goed ingerichte AO/IC zorgt dat de organisatie ‘in control’ is. De controllers rapporteren jaarlijks over hun controlebevindingen in de controllersrapportage, een graadmeter voor de mate waarin de organisatie daadwerkelijk in control is. De accountant geeft hierover tevens een oordeel tijdens de interim- en jaarrekeningcontrole. Uit de controles komen actiepunten naar voren die worden vastgelegd in een overzicht. Periodiek dienen de medewerkers in samenspraak met de afdelingshoofden aan te geven welke voortgang is geboekt in het uitvoeren van de actiepunten.

Rechtmatigheid en getrouwheid (212-onderzoeken)

Jaarlijks wordt een intern controleplan opgesteld. Hierin is beschreven welke werkzaamheden het aankomend jaar door de controllers worden uitgevoerd. Onderdeel van deze werkzaamheden is het uitvoeren van rechtmatigheidscontroles op circa 25 financieel relevante processen.

Doelmatigheid en doeltreffendheid (213a-onderzoeken)

Op grond van artikel 213a van de Gemeentewet zijn gemeenten verplicht doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken uit te voeren.

Actuele ontwikkeling voor gemeenten betreft de wetswijziging gericht op de RMV (Rechtmatigheidsverantwoording). In het verleden oordeelde de accountant over rechtmatigheid van de jaarrekening en rapporteerde zij de bevindingen aan de gemeenteraad. Vanaf het rekeningjaar 2023 dient het college van B&W een RMV op te nemen in de jaarrekening. Hiermee legt zij zelf verantwoording af over de naleving van de regels, welke relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. En het college zal ook zelf het gesprek aangaan met de gemeenteraad. Op deze wijze kan de gemeenteraad haar controlerende rol beter vervullen.Voor het eerst is de RMV opgenomen in de jaarstukken 2023. In de jaarrekening is de RMV opgenomen. In de paragraaf Bedrijfsvoering (onderdeel van het jaarverslag) is een toelichting op de RMV opgenomen. Voorts zijn in het kader van de wetswijziging aanpassingen doorgevoerd in de verordeningen en randvoorwaarden aangepast. Bij de verordeningen gaat het om de financiële, controle en onderzoeksverordening. Bij de randvoorwaarden gaat het om de aanpassing van het normenkader en het achterwege laten van het controleprotocol. Het is goed om deze ontwikkelingen in het jaar 2024 te evalueren en eventuele verbeterpunten te verwerken voor het rekeningjaar 2024 en 2025.

Verder dient het plan van aanpak Rechtmatigheidsverantwoording verder uitgewerkt te worden. Eén van de actiepunten betreft het versterken van de eerste lijnscontrole in het proces, zoals controle van de tarieven en volledigheid van de opbrengsten. Uitvoering van het plan van aanpak RMV heeft zich voorheen met name gericht op de afdeling TIM. Het doel is dit vervolgens verder uit te breiden naar de rest van de gemeente. Het gaat hierbij om het eerst beschrijven van de processen en het hierin onderkennen van risico’s (plan). Vervolgens hierover het gesprek aangaan met de betrokkenen, zoals de sleutelfiguren in het proces en consulenten van de afdeling (do). Tijdens dit gesprek dient de procesbeschrijving als de basis en wordt nagegaan of het proces daadwerkelijk verloopt zoals beschreven en of de risico’s juist zijn (check). Tot slot wordt gebaseerd op de bevindingen de procesbeschrijving aangepast en gekeken welke controles behoren tot de eerste en tweede controlelijn (act). Dit met als doel het versterken van de eerste controlelijn, waardoor de tweede controlelijn op deze controles kan steunen en meer procesgericht kan controleren. Belangrijk onderdeel van het procesgericht controleren is ook het controleren met behulp van beschikbare data en hier analyses op uitvoeren. Deze ontwikkelingen zijn onderdeel van het plan van aanpak Rechtmatigheidsverantwoording en staan ook in de komende rekeningjaren centraal met als doel de controlfunctie verder te ontwikkelen in de organisatie.