Bestuur en Ondersteuning

Voor de gemeente Middelburg staan de inwoners centraal. We vinden het daarom belangrijk om onze dienstverlening te controleren en te verbeteren. Ook betrekken we inwoners bij plannen en besluiten en bieden we mogelijkheden voor participatie. Daarnaast vinden we het belangrijk om samen te werken met andere overheden en partijen in de regio.

In dit programma leest u over de plannen die vallen onder participatie en wijkgerichtwerken, dienstverlening en samenwerking.

Beleidskader

Vastgestelde gemeentelijke beleidsnota's:

• Omgevingsvisie 2050

• Communicatiebeleidsplan 2019

• Visie op dienstverlening 2024-2030

• ‘Participeren: Doen en leren!’ 2017

• Participatieverordening 2021

• Notitie verbonden partijen 2016

Wat willen we bereiken?

Maatschappelijk effect

Het vergroten van de betrokkenheid bij de gemeente en het vertrouwen in het bestuur.

Doelstellingen

1. Het verrijken van plannen door inwoners en andere betrokkenen in een vroeg stadium te informeren en te betrekken: burgerparticipatie.

2. Ruimte geven aan en stimuleren van initiatieven in de samenleving die een bijdrage leveren aan onze maatschappelijke opgaven: overheidsparticipatie.

3. Betrokkenheid van bewoners bij hun leefomgeving, gemeentelijke besluitvorming en maatschappelijke opgaven.

4. Een sterke sociale basis en gemeenschapszin in buurten / wijken en dorpen.

5. Het verbeteren van de dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen, gemeten aan de tevredenheid van de gebruiker.

6. Het vergroten van het vertrouwen bij de burgers in de gemeente. Burgers moeten erop kunnen vertrouwen dat de gemeente efficiënt en effectief omgaat met de financiën en dat de middelen op een rechtmatige manier worden ingezet.

7. Samenwerken ten behoeve van lokale en regionale uitdagingen en bijdragen aan de Zeeuwse opgaven.

Wat gaan we daarvoor doen?

Wijkgericht werken en participatie

De gemeente Middelburg kent elf wijken en dorpen, ieder met een eigen identiteit. Iedere wijk heeft een eigen wijkmanager, wijkwethouder en een wijkbudget. Sommige wijken en dorpen hebben een eigen wijkteam dat gekoppeld is aan een wijkwethouder en een wijkmanager die werkt bij de gemeente. Bij actuele ontwikkelingen betrekken we de wijkteams actief. Speelt er iets in een wijk, dan meldt het wijkteam dit gemakkelijk bij de wijkmanager of wijkwethouder en vice versa.

In Middelburg leggen we de lat hoog op het gebied van participatie. Het is een van de vier gedeelde opgaven binnen de gemeente. We vinden het belangrijk dat inwoners op tijd worden betrokken bij onze plannen. Daarbij is de uitdaging om ook het 'stille midden' te vinden en te betrekken. Daarmee bedoelen we inwoners die ook wensen, zorgen of ideeën hebben, maar minder snel van zich laten horen. Daarnaast vinden wij het belangrijk dat (groepen van) inwoners ruimte - en soms zelfs hulp - krijgen bij eigen initiatieven om hun leefomgeving mooier te maken. Een belangrijk gegeven is dat deze kanteling niet alleen vanuit de overheid wordt gestuurd. Ook vanuit de samenleving komt deze op gang. Steeds vaker kloppen inwoners aan bij de overheid met een initiatief. Daarbij wordt van de gemeente gevraagd om actief mee te denken over mogelijkheden om hun initiatief te realiseren. Wellicht zelfs buiten de gebaande paden. Denk daarbij aan financiële middelen, ruimtelijke en wettelijke kaders. Dit vraagt om een overheidsorganisatie die daarop inspeelt en maatschappelijke initiatieven stimuleert en faciliteert (een responsieve overheid).

Wijkgericht werken

Het wijkgericht werken staat breed in de belangstelling. De wijk of buurt wordt in het hele land (her) ondekt als schaal om opgaven in samenhang op te pakken. In Middelburg zien we dit terug in de versterking van de sociale basis als essentieel onderdeel van de transformatie van het sociaal domein.

Deze tendens vraagt om een doorontwikkeling van wijkgericht werken in Middelburg: integraal samenwerken met het doel de kansen en opgaven in een gebied samen met organisaties en bewoners op te pakken. Investeren in een integrale wijkaanpak geeft bewoners meer kracht voor het omzien naar elkaar en met elkaar bouwen aan een plezierige woonomgeving. Daarnaast kunnen we burgerkracht benutten om onze maatschappelijke opgaven samen te realiseren.

Opstellen wijk- en dorpsvisies

Begin 2024 heeft de gemeenteraad de Omgevingsvisie vastgesteld. In het uitvoeringsprogramma is vastgelegd dat we starten we met het opstellen van een dorpsvisie voor Nieuw- en Sint Joosland. In deze integrale aanpak gaan we samen met onze inwoners aan de slag, in een interactief participatieproces. De gemeente voert de regie op het proces. Belangrijk aandachtspunt is dat de gemeenteraad wordt meegenomen in het proces en aan de voorkant kaders stelt (inhoud, proces, participatie). Eén van de kaders is dat het een integrale visie moet zijn, met een sterke verbinding tussen het fysieke en het sociale domein. De Omgevingsvisie is leidend en de dorpsvisie wordt straks als bijlage aan de Omgevingsvisie toegevoegd. Hiermee krijgt de visie ook status. Dit is de eerste visie op wijk-/dorpsniveau die we op deze manier oppakken. Deze integrale wijkaanpak willen we ook in andere wijken toepassen. In samenwerking met Woongoed gaan we aan de slag in de wijken waar Woongoed sterk vertegenwoordigd is, te beginnen met de Stromenwijk. We gaan aan de slag met dit proces en het ontwikkelen van een passende methodiek voor een integrale wijkaanpak.

Wijknetwerken

Onze dorpen en wijken zijn gebundeld in zes wijknetwerken. Elk netwerk bestaat uit een clustering van wijken of dorpskernen, te weten:

Een wijknetwerk is een samenwerking tussen gemeente, partners en inwoners in de wijk. De wijknetwerken worden breed samengesteld met professionele partners zoals huisarts/POH, wijkverpleging, wijkpolitie, scholen, consultatiebureau, kinderopvang, woningcorporaties, geloofsgemeenschappen, welzijn en (school)maatschappelijk werk. Daarnaast zitten in het netwerk betrokken inwoners, wijkteams en partijen (bijv. een ondernemersvereniging) die de wijk goed kennen. De samenstelling van het wijknetwerk vraagt maatwerk. Deze is niet in iedere wijk hetzelfde. In een wijknetwerk is er mogelijkheid verdieping te hanteren op wijk- of dorpsniveau.

Leefbaar, veilig en met perspectief

Rode draad in die integrale wijkaanpak is vroegsignalering en preventie: de problemen vóór zijn. Wij zullen daarvoor enerzijds samen met inwoners investeren in de woonbaarheid, leefbaarheid en veiligheid in de wijk. Bewoners kunnen elkaar anderzijds ook heel goed onderling steunen. Wij willen hen de mogelijkheid bieden om die steunstructuur te vormen en vast te houden. Voorzieningen waar men elkaar kan treffen en organisaties die adequate ondersteuning kunnen bieden zijn daarbij noodzakelijk. Het zijn plaatsen voor lief en leed en voor het bieden van perspectief. Voorbeelden van activiteiten ten behoeve van de leefbaarheid zijn Nederlandse les in de wijk, het voorkomen van schulden, de aanpak van schaarste en het stimuleren en faciliteren van nieuwe vormen van wonen en wooninitiatieven. Investeren in ontmoeten en samen doen geeft bewoners meer kracht voor het omzien naar elkaar en met elkaar bouwen aan een plezierige woonomgeving.

Kruisbestuiving leefbaarheid met woonbeleid en sociaal beleid

Leefbaarheid hangt onder andere samen met de woningvoorraad in een buurt of wijk. Door concentraties van kwetsbare inwoners staat de leefbaarheid onder druk. Waar mogelijk brengen we meer diversiteit aan in de woningvoorraad, bijvoorbeeld bij sloop/nieuwbouwprojecten. In de prestatieafspraken met de woningcorporaties wordt aandacht besteed aan de bijdrage die de woonruimteverdeling en het wijkbeheer kunnen leveren aan de leefbaarheid.

In de leefbaarometer (zie programma Volkshuisvesting) scoort Middelburg als gemeente gelukkig goed. De scores zijn op vijf elementen gebaseerd: woningen, bewoners, voorzieningen, veiligheid en fysieke omgeving. Op wijkniveau zijn er grote verschillen. De inspanningen ten behoeve van de leefbaarheid in wijken zien we in het sociaal domein ook terug (zie programma Sociaal Domein). Binnen het sociaal beleid is een sociaal team ingericht, ter bevordering van de bereikbaarheid en de toegankelijkheid van zorg en ondersteuning en met laagdrempelige informatie en advies voor inwoners.

Middelburg ontmoet

In 2023 is het online community platform van Mijnbuurtje uitgerold onder de naam Middelburg Ontmoet. Dit platform is een verzamelplek om nieuwe verbindingen te leggen met en tussen inwoners, professionals en de gemeente. Een aanpak waarmee zichtbaar is wat er aanwezig is en wat in de wijk gebeurt. Als mensen elkaar weten te vinden en weten welke mogelijkheden er zijn gaan ze samen dingen ondernemen. Zo ontstaan er sterke gemeenschappen, waarin inwoners verantwoordelijkheid nemen voor elkaar en voor hun omgeving. Het modulaire platform biedt alle informatie op één plek. Met één ingang en werkwijze vinden inwoners en organisaties elkaar en alles in hun buurt of community.

Middelburg Ontmoet onderscheidt zich van andere platforms door de inzet van de ‘buurtverbinders’ aanpak. Deze buurtverbinders vormen samen met professionals het Team Middelburg Ontmoet. De buurtverbinders gaan fysiek in de wijk op zoek naar de kracht en capaciteiten van mensen in de lokale gemeenschap. Ze laten zien wat er in de buurt gebeurt, welke nieuwe initiatieven er zijn en welke kansen zich voordoen. Zij werken aan sterke gemeenschappen en informele netwerken. De buurtverbinders beheren ook het online platform waarmee mensen, bedrijven en organisaties elkaar makkelijk vinden. Zij stimuleren mensen om mee te doen en zijn actief in de buurt aanwezig. Met de ‘buurtverbinders’ aanpak ontstaat er een combinatie van een online en een offline community. Inmiddels zijn prachtige resultaten behaald en blijven we verder bouwen aan dit platform. Sinds de start hebben we al ruim 1600 inschrijvingen: inwoners die actief zijn op het platform. Het aantal bezoekers per jaar is ruim 46.000. Deze aantallen blijven groeien. Naast de online variant zetten we in 2025 ook verder in op kleinschalige en laagdrempelige ontmoetingen in buurten en wijken onder de noemer Middelburg Ontmoet ‘live’. Dit doen we samen met onze netwerkpartners en collega’s die zich sterk maken voor de Middelburgse opgaven.

Participatie - Gedeelde opgave

Participatie vindt plaats bij allerlei projecten, samenwerkingsvormen binnen wijken en dorpen en bij alle onderwerpen van de toekomstige Omgevingswet. Burgerparticipatie wordt in beginsel toegepast wanneer het te verwachten is dat belanghebbenden in hun belangen geraakt kunnen worden naar aanleiding van beleid, plannen, projecten of programma’s. Dit is vastgelegd in onze participatie- en inspraakverordening.

Het grote belang van participatie wordt breed in de gemeenteraad gedeeld. Participatie is dan ook onderdeel van de gedeelde opgaven waarvoor college en raad zich zien gesteld. Steeds komt naar voren dat de kaders van een nieuw traject van tevoren goed moeten worden vastgelegd. Dit om de verwachtingen helder te hebben. In 2023 organiseerden we een inwonerberaad over nieuwe woningbouwlocaties. Dat is ook een burgerraadpleging. Dit proces is geëvalueerd en meegenomen in de afweging voor het instrument burgerberaad. Eind 2024 zal naar verwachting een raadsvoorstel voor de uitvoering van een eerste burgerberaad aan de gemeenteraad worden voorgelegd. Een voorstel voor een onderwerp waarover het burgerberaad georganiseerd gaat worden, wordt tegelijkertijd met dit begrotingsvoorstel aan de gemeenteraad ter besluitvorming voorgelegd.

Participeren: doen en leren!

De afgelopen jaren hebben we flink wat geparticipeerd. De ene keer succesvoller dan de andere keer. Hier hebben we samen veel - en versneld - van geleerd. Eén van de belangrijkste leerlessen is dat we vóór de start van een participatietraject duidelijkheid moeten hebben over de kaders waarbinnen we het samenspel spelen.

Door aan de voorkant helderheid te scheppen, managen we verwachtingen bij onze inwoners en andere belanghebbenden. Bij complexe projecten, waar tegengestelde belangen zijn, is het bevoegd gezag aan de voorkant duidelijk over de kaders van participatie. De nieuwe gemeenteraad is in 2022 getraind door Berenschot (“Van het laatste naar het eerste woord!”). Bij grotere en complexere projecten werken we met startgesprekken, waarin we voor de start van een participatieproces duidelijkheid scheppen over de kaders. Dat participatie heeft plaats gevonden betekent niet dat niets meer kan noch dat er geen tegenstanders meer zijn. Het motto is: Wie wil, kan meedenken. We zetten verschillende participatiemethoden in. Inbreng wegen we zorgvuldig af en gemaakte keuzes leggen we goed uit. Vaak helpt dat mee om het uiteindelijke besluit toch te accepteren.

Daarnaast staat nog altijd de officiële inspraakprocedure open voor degenen die het daar niet mee eens zijn. Om deze afspraken goed te borgen bij ambtenaren die ermee te maken krijgen, heeft een grote groep medewerkers daarin training gekregen. Dit zetten we komende jaren voort.

Dorps- en wijkdemocratie van de toekomst

Het betrekken van inwoners draagt bij aan het creëren van betrokken inwoners. Op die manier bouwen we aan het versterken van de sociale basis in onze wijken en dorpen. De komende decennia staan we voor grote opgaven. Denk aan de energietransitie, klimaatadaptatie, biodiversiteit en de opgaven op het gebied van wonen en samenleven. Opgaven die we niet alleen kunnen oplossen. Door samen met inwoners en andere belanghebbenden na te denken over kansrijke oplossingen, worden het gedragen oplossingen. Samen denken, samen beslissen om uiteindelijk samen te doen.

De laatste jaren zien we dat wijkteams door de hoge leeftijd van de leden kwetsbaarder worden of zelfs stoppen. Dat noopt ons het nadenken over andere manieren van werken. Daarbij moeten we oog hebben en houden voor de behoeften die per wijk verschillend is. Wat voor de ene wijk werkt, werkt niet vanzelfsprekend voor de andere wijk. Dat is én blijft maatwerk. De ene wijk is draagkrachtiger dan de andere. Het college komt hiervoor nog met een voorstel naar de gemeenteraad.

Dienstverlening

Eind 2023 heeft uw raad de nieuwe visie op dienstverlening vastgesteld. We willen een nabije en dienstbare overheid zijn voor onze burgers en bedrijven en instellingen. Om deze visie te vertalen naar een uitvoeringsagenda, is besloten om in 2024 een tussenstap te maken, door te werken aan een dashboard met kerncijfers over de dienstverlening. Zo kunnen we in 2025 op basis van data aan de slag met de doorontwikkeling. In de paragraaf bedrijfsvoering wordt verder ingegaan op deze doorontwikkeling.

Samenwerken

We werken inmiddels al vele jaren in OZO verband samen met de Zeeuwse gemeenten, Provincie Zeeland en Waterschap Scheldestromen. Hier wordt naast onderlinge afstemming met name aandacht besteed aan de gezamenlijke Zeeuwse strategische agenda en de Zeeuwse lobby. Eind 2024 vindt er een evaluatie plaats over de samenwerking in OZO-verband. Daaruit zal blijken hoe wij in 2025 en daarna verder gaan. Daarnaast wordt er met een aantal gemeenten samengewerkt op specifieke taakvelden zoals gemeentelijke belastingen, openbare verlichting en archeologie. De gemeenten Vlissingen, Goes, Terneuzen en Middelburg werken samen in de Z4. Daarin vindt afstemming over stedelijke opgaven plaats. Eind 2024 is ook dit samenwerkingsverband geëvalueerd.

Vanuit de Zeeuwse gemeentelijke samenwerking binnen de Vereniging van Zeeuwse gemeenten (VZG) worden bestuurders afgevaardigd in regionale en landelijke besturen. Twee collegeleden uit Middelburg zitten in landelijke VNG commissies. Wij zijn voorstander van krachten bundelen, dragen dat uit en nemen het initiatief.

In 2025 wordt op basis van een adviesrapport bekeken op welke wijze de samenwerking met andere overheden in Zeeland verder kan verbeteren.

We kijken ook over de grens en bezien op welke terreinen samenwerking op bepaalde gebieden met onder meer Vlaamse gemeenten opportuun is. Dit mede in relatie tot verwerving van Europese subsidies.

In 2025 wordt vanuit de Rijksoverheid verder gewerkt aan de versterking van de leefbaarheid en de economie van de regio's buiten de Randstad op basis van het rapport "Elke regio telt" en de kabinetsreactie daarop. De gemeente Middelburg werkt in dit kader in Zeeuws verband actief mee aan een propositie voor onder meer de vestiging van Rijksdiensten in Middelburg.

Regiovisie

In 2025 wordt verder uitvoering gegeven aan Regiovisie Walcheren Schouwen-Duiveland. Wij trekken samen met de drie buurgemeentes op ten behoeve van behoud en aantrekking van beroepsbevolking om onze maatschappelijke uitdagingen ook in de toekomst het hoofd te kunnen blijven bieden.

Gemeenschappelijke regelingen

Vanuit het VZG rapport "Afspraken over samenwerken met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland" wordt invulling gegeven aan de behoefte tot meer democratische controle en de aansturing van Gemeenschappelijke regelingen. De gemeente Middelburg participeert ook in 2025 in de diverse werkgroepen die aan de slag zijn met uitvoering van deze afspraken over GR-en.

Economische structuurversterking

De Zeeuwse overheden werken binnen de Economic Board Zeeland met het bedrijfsleven en de kennisinstellingen aan de versterking van de regionale economie. De focus ligt hierbij op energietransitie, watervraagstukken en voedselproductie, verbeteren van de Brede welvaart in de regio en de versterking van het MKB. We gaan in regionaal verband in gesprek met het kabinet om economische impulsen voor de regio te realiseren.

De kenniseconomie is voor de gemeente Middelburg een belangrijke pijler onder de economie. Met Scalda, HZ,de UCR en het bedrijfsleven gaan we verder op de ingeslagen weg om door middel van onderzoek nieuwe ontwikkelingen mogelijk te maken. Eind 2024 wordt een adviesrapport verwacht over de Zeeuwse samenwerking Campus Zeeland met betrekking tot het onderwijs en kennis- en innovatienetwerken in Zeeland. Het Joint Reserach Center (JRCZ) en het Delta Climate Center (DCC) spelen hierin een belangrijke rol.

Invulling van financiële ruimte kadernota 2025-2028

1. ¹ Voor een toelichting op de mutaties 2024 - 2027 zie begroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027.
2. ² Zie amendement 4.a.2 bij raadsvoorstel 24-085 Kadernota 2025-2028.

1. Activiteiten(mid)dag voor gepensioneerde medewerkers

Het organiseren van bijeenkomsten voor gepensioneerde werknemers is een waardevol gebaar van waardering. Het toont de gemeente Middelburg als werkgever dat hun bijdragen nog steeds worden gewaardeerd, versterkt de band tussen het bedrijf en de gepensioneerde werknemers, en bevordert het persoonlijk welzijn door contact met voormalige collega’s en bedrijfsactiviteiten. In het verleden werden deze bijeenkomst altijd erg gewaardeerd. Daarom willen wij hier weer invulling aangeven.

2. Bijdrage Nationaal kenniscentrum slavernijverleden   

De kwartiermaker Internationaal Kenniscentrum Slavernijverleden (KCS) geeft, op basis van onderzoek en gevoerde gesprekken in de afgelopen maanden, aan dat behoefte is aan een internationaal kenniscentrum waar onderzoek, educatie en informatie over het slavernijverleden en de doorwerking ervan centraal staat. Ook is onderbouwd aangegeven waarom dit kenniscentrum in Zeeland/Middelburg gevestigd moet worden. Hoewel de financiering van het kenniscentrum door de rijksoverheid nog punt van bespreking is, mag aangenomen worden dat het kenniscentrum gerealiseerd gaat worden en dat de implementatie in 2025 gestart kan worden. Het eindrapport van de kwartiermakerer wordt in oktober 2024 verwacht.

3. Opbrengst reisdocumenten             

Reisdocumenten waren tot 2014 vijf jaar geldig waarna dit is aangepast naar tien jaar. Hierdoor waren er in de periode 2019-2024 weinig aanvragen en gaan we nu tot begin 2029 juist heel veel meer aanvragen krijgen met bijbehorende baten en lasten. Omdat er ongeveer € 30 verschil zit tussen de lasten en baten van een reisdocument zal de komende jaren het resultaat van de aanvragen reisdocumenten flink hoger uitvallen dan de begroting en ten opzichte van vorige jaren.

4. Vergoeding voor stembureauleden          

Om de continuïteit in de bemensing van de stembureaus d.m.v. vrijwilligers te bevorderen, is een aanpassing van de vergoeding voor stembureauleden, tellers en stand-by leden bij verkiezingen zeer wenselijk. De werkzaamheden zijn sinds de verkiezing in 2021 blijvend veranderd en duren langer dan voorheen. Hierdoor is de bereidwilligheid om een bijdrage te leveren aan de verkiezingen afgenomen.

5. Verduurzaming gemeentelijke panden        

Voor de verduurzaming is een routekaart ontwikkeld, vastgesteld door het college en de raad. Op basis van hiervan is een planning tot 2030 opgesteld. De uiteindelijk doelstellingen moeten in 2050 gerealiseerd zijn. De eerder toegekende middelen, vertaald in jaarlijkse oplopende kapitaallasten, blijven in volle omvang beschikbaar (€ 862.000 per jaar). Deze zijn voor de toekomstige jaren nog niet geheel noodzakelijk, jaarlijks zal bij de kadernota worden bekeken hoe dit budget zich zal ontwikkelen.

6. Project visie op werken (VOW)          

Met dit project willen we bereiken dat:

• De gemeente Middelburg een aantrekkelijkere werkgever is voor medewerkers, nu en in de toekomst;

• Medewerkers hun werk beter en makkelijker kunnen doen, nu en in de toekomst. Het bevorderen van de samenwerking binnen en tussen afdelingen;

• De huisvesting van de gemeente Middelburg zo (kosten) efficiënt en duurzaam mogelijk wordt ingezet;

• Binnen de organisatie heldere uitgangspunten zijn geformuleerd die richting geven aan gedrag en werkomgeving (fysieke- en digitale werkomgeving);

• Medewerkers meer duidelijkheid krijgen over wat er van hen wordt verwacht in relatie tot hybride werken bij de gemeente Middelburg, zodat de verwachtingen tussen werkgever en werknemer meer op elkaar aansluiten;

• De gemeente Middelburg een goede werkomgeving realiseert dat uiteindelijk zorgt voor meer betrokken en vitale medewerkers. Het bevorderen van duurzame inzetbaarheid.

Goede dienstverlening voor onze inwoners blijft hierbij het uitgangspunt. Wanneer we onze medewerkers faciliteren kunnen ze hun werk beter en makkelijker doen, wat uiteindelijk de inwoner ten goede komt.  

We verwachten dat in de volgende fases meer budget nodig zal zijn om daadwerkelijk uitvoering te kunnen geven aan de uitkomsten (inrichten nieuwe werkomgeving). Hoeveel dit zal zijn is nog niet te bepalen, maar we kondigen dit wel alvast als PM post aankondigen.

7. Onderzoek Smart Buildings               

Wat is Smart Building? Een smart building is een gebouw waarin slimme, innovatieve technieken zijn geïntegreerd die de werk- en leefomgeving verbeteren. De doelmatige inrichting en alle daarin toegepaste slimme technieken samen, zorgen ervoor dat de gebruikers optimaal en duurzaam kunnen functioneren en presteren. De komende tijd doen Smart Buildings meer en meer zijn intrede. Met de steeds snellere intrede van technologische innovaties zal de vraag naar slimme (kantoor)gebouwen over 10 jaar meer regel zijn dan uitzondering. De mogelijkheden voor onze welzijns- en sportaccommodaties en eigen huisvesting worden hierin bekeken.

8. Dakbedekking stadskantoor en prijscompensatie GBP      

Duurzame renovatie van de bestaande dakbedekking van het Stadskantoor vraagt een hogere investering (extra € 515.000) dan waar in de gebouwbeheersplan rekening mee is gehouden. Daarnaast is de huidige staat (veelvuldige lekkages) dermate ernstig dat vervanging eerder dan gepland (2034) moet worden uitgevoerd. Dit kan gefaseerd uitgevoerd worden in de komende 4 jaar. De voorziening voor het gebouwbeheersplan wordt jaarlijks voorzien van een correctie op basis van de inflatiecijfers van het CBS. Voor 2025 is deze correctie van 5,2% al opgenomen in de begroting. Door hogere inflatiecijfers in de bouw en het ontbreken van correctie in de voorziening van dit jaar is deze onvoldoende gebleken om de voorziening de komende 10 jaar op peil te houden. Hiervoor wordt een extra dotatie van +3% gevraagd voor de voorziening van het gebouwbeheersplan. Dit komt overeen met € 75.000,- aan structurele verhoging.

9. Software digitale uitgaande post

De toekomstige migratie van analoge poststromen naar digitale kanalen als Mijnoverheid.nl en email, vraagt een hogere investering. Deze investering kunnen gedeeltelijk gedekt worden door het verminderen van verzend- en reprokosten. Deze investering draagt bij aan de doelstelling van de ontwikkeling van het proces voor de digitale handtekening i.r.t. tot het zaaksysteem Djuma. Deze doorontwikkeling sluit aan op de pilot digitale uitgaande post 2022-2024.

10. Scansoftware informatievoorziening

Voldoen aan de eisen van het Zeeuws Archief inzake vervanging van documenten (analoog – digitaal). Voor deze doorontwikkeling vervangen we de huidige lokale software van circa 10 jaar oud door nieuwe SAAS software. Het Zeeuws Archief stelt eisen aan de over te dragen documenten bij vervanging (digitalisering). De huidige software (on-premise) is circa 10 jaar oud en verouderd. Hierdoor kan onvoldoende kwaliteit worden geleverd. Door verlengend gebruik van deze software zijn geen vervangingsmiddelen opgenomen in de begroting. Daarbij is deze software ‘end of live’.

11. Vervangen centrale energievoorziening Stadskantoor

Het vervangen van de installaties voor opwekking van warmte en koude en het vervangen van de zonnepanelen van het Stadskantoor. De huidige installaties voor de centrale energievoorziening zijn eigendom van het Waterschap (60%) en de gemeente Middelburg (40%). Deze installaties voldoen niet meer aan de oorspronkelijke opzet (koude- en warmteopslag in de bodem) en zijn nu energie onvriendelijk. Door per eigenaar nieuwe duurzame installaties te realiseren, kan een hoge mate van verduurzaming bereikt worden die geheel aardgasvrij is. De uitvoering moet gezamenlijk met het Waterschap plaatsvinden.

12. Voorziening spaarverlof

Sinds de invoering van het spaarverlof (zie hieronder) is het verplicht om een voorziening te vormen. Deze voorziening vertegenwoordigt de totale waarde van de gespaarde verlofuren in geld. Vanuit deze voorziening kunnen de dubbele lasten worden betaald. Helaas is de benodigde dotatie om de voorziening op peil te houden niet opgenomen in de begroting, wat resulteert in een tekort op de jaarrekening. De voorziening is de afgelopen twee jaar voornamelijk gevoed door opgebouwde verlofstuwmeren (verlof dat afkomstig is uit de voormalige verlofspaarmogelijkheid, met een eenmalige financiële impact). We verwachten dat de groei in de toekomst zal afnemen en zich daarna zal stabiliseren.

Met de nieuwe cao hebben werknemers nu de mogelijkheid om verlof te sparen via verschillende methoden:

• Door gebruik te maken van bovenwettelijke vakantie-uren (57,6 uur met een structurele financiële impact);

• Door inzet van bovenwettelijke vakantie-uren die zijn aangekocht via het Individueel Keuzebudget (IKB), waarbij er geen financiële impact is;

• Door gebruik te maken van bovenwettelijke uren die op andere manieren zijn opgebouwd (eenmalige financiële impact).

Vooral de eerste optie brengt extra kosten met zich mee die niet oorspronkelijk waren begroot. Dit geldt echter niet voor de uren die zijn aangekocht via het IKB.

Goed financieel beheer vereist dat we verwachte uitgaven jaarlijks ramen, ongeacht de uitkomsten van de jaarrekening. Momenteel hebben we nog onvoldoende historische gegevens beschikbaar. Daarom baseren we de geschatte dotatie op een aanname: het gemiddelde overschot aan bovenwettelijke vakantie-uren vermenigvuldigd met het aantal medewerkers. Jaarlijks zullen we evalueren of een aanpassing van deze raming noodzakelijk is.

Afdelingshoofden sturen actief aan op het opnemen van jaarlijkse verlofrechten en het minimaliseren van plus-min-uren, om zo verdere groei van de jaarlijkse dotatie voor het op peil houden van de voorziening te voorkomen.

13. Ondersteuning bij digitaal werken

Ambtenaren die met de juiste vaardigheden zijn toegerust werken efficiënter en met meer plezier, gaan beter om met persoonsgegevens en onze digitale veiligheid etc. We zetten steeds meer nieuwe technologie in om ons werk (bedrijfsvoering en dienstverlening) beter te kunnen doen. Onze medewerkers moeten over de juiste vaardigheden beschikken om hier goed mee om te kunnen gaan. Een programma wordt ontwikkeld om medewerkers digitaal vaardig te maken. Een groot deel bestaat uit het organiseren en inkopen van trainingen die de digitale vaardigheid van de medewerkers vergroten. De werkzaamheden hebben een continue karakter. Dit komt door de technologische ontwikkelingen, instroom van nieuwe medewerkers etc.

14. Aanbesteding HR-systeem

Aanbesteden van een HR-systeem t.b.v. salarisverwerking en HR-beleid. Op dit moment is hiervoor budget beschikbaar € 55.000. Het is de verwachting dat dit € 10.000 duurder wordt.

15. Aanvulling budget ouderschapsverlof

Er is een budget beschikbaar voor ouderschapsverlof. Dit is niet toereikend voor alle aanvragen. Met een verhoging zorgen we voor voldoende budget om wettelijk recht van ouderschapsverlof te kunnen financieren.

16. Aanvulling budget vervanging bij langdurig verzuim

Momenteel is er een bedrag beschikbaar van € 114.000. Dat blijkt ieder jaar te weinig te zijn. Het bedrag verhogen met € 100.000 biedt meer ruimte om dit op te vangen.

17. Aanvulling budget vervanging kritische functies / pensionering

Gedegen overdracht en inwerkperiode voor nieuwe medewerkers op kritische posities in de organisatie bij pensionering. Dit zorgt voor een betere continuïteit. Met dit budget kan 8 keer een overdrachtsperiode van 6 maanden worden gefinancierd per jaar.

18. Burgerberaad

Bij de Kadernota 2025-2028 is het raadsvoorstel geamendeerd. Uw raad heeft besloten "de voorstellen nieuw beleid te verwerken in de (meerjaren)begroting 2025 - 2028, met uitzondering van het budget van € 320.000 voor een burgerberaad".

19. SROI coördinator regionale samenwerking Walcheren

Invulling geven aan Social Return On Investment door het organiseren van een coördinatie functie op regionaal niveau (Middelburg, Vlissingen, Veere). Hiermee wordt uitvoering gegeven aan de motie uit 2023 van GL/PvdA, SGP, LPM, D66 en CU: “de doelstellingen SROI en de committering SW en BsWbanen te concretiseren in een actieplan voor de jaren 2024 en 2025. Naast het genoemde bedrag is ook nog € 200.000 bij groenonderhoud op begraafplaats(en) en plantsoenen voorzien.

20. Dividend deelname Evides

In de begrotingscirculaire van de Provincie is het volgende aangegeven: "In het laatste ondernemingsplan van Evides wordt een doorkijk gegeven op dividend uitkeringen tot en met 2028. Hierin is te zien dat het meerjarige dividend fors naar beneden is bijgesteld. In de vorige begrotingscirculaire gingen we nog uit van een structureel dividend van € 10 miljoen in 2023 tot € 14 miljoen in 2027. In de huidige prognoses blijkt dat het dividend voor 2025 naar beneden is bijgesteld tot circa € 8 miljoen is verder daalt tot € 6 miljoen vanaf 2026. Dit is ook de reden dat wij adviseren om het meerjarige structurele dividend te ramen op het minimale bedrag van € 6 miljoen. Jaarlijks beoordelen we aan de hand van de nieuwste prognoses of hiervan afgeweken moet worden.

21. Dividend deelneming ZEH

In de begrotingscirculaire van de Provincie is het volgende aangegeven: "De Zeeuwse gemeenten ontvangen de komende jaren significante dividenden vanuit de Zeeuwse Energie Houdstermaatschappij (ZEH). Een gedeelte van dit dividend gebruiken gemeenten in 2024 voor het aflossen van de lening voor het verkrijgen van de Evides aandelen. Na aflossing van deze lening is de verwachting dat Zeeuwse gemeenten € 124 miljoen in 2024 over houden. Voor 2025 e.v. is de verwachting dat er ongeveer € 100 miljoen beschikbaar is voor dividend uitkeringen. Het zijn inschattingen die sterk afhankelijk zijn van de prijsontwikkelingen op de energiemarkt. Het definitieve dividend wordt jaarlijks in de aandeelhoudersvergadering vastgesteld.

Gelet op de onzekerheden bij de toekomstige dividend uitkeringen is het verstandig om het dividend zorgvuldig in te zetten zodat deze leiden tot structurele opbrengsten. Eventueel kan tot een maximum van 50% als structureel dekkingsmiddel in de begroting worden opgenomen. Jaarlijks beoordelen we aan de hand van de nieuwste prognoses of hiervan afgeweken moet worden.

22. Uitbreiding Starterslening

Uw raad heeft een motie ingediend de Starterslening uit te breiden en hiervoor in 2024, 2025 en 2026 jaarlijks 2,4 miljoen. voor beschikbaar te stellen. Dit in opvolging van het eerdere amendement waarbij uw raad, bij de vaststelling van de begroting 2024, heeft besloten extra middelen in de concept (meerjaren)begroting 2024 – 2027 beschikbaar te stellen om de voorwaarden van de starterslening te verruimen.

In Middelburg hanteren we vanaf 1 januari 2024, overeenkomstig het besluit, een maximum aankoopbedrag van 80% van de NHG-grens voor mensen onder de 35 jaar en met een maximum van € 50.000 per lening, het betreft hier kapitaalverstrekkingen. Met deze kapitaalverstrekking (financieel vaste activa) neemt onze positie van het schatkistbankieren af. Dit besluit kost alleen rente- en exploitatielasten die samenhangen met deze kapitaalverstrekking.

LET OP in het begrote bedrag is nu alleen de rente opgenomen niet de ambtelijke inzet.

23. Verhoging naheffingsaanslag door efficiënter werken

Door gebruik te maken van scanauto's voor parkeerhandhaving, kunnen we efficiënter werken. Deze auto's kunnen snel grote gebieden scannen en controleren of er betaald is voor het parkeren. Dit vereist minder tijd en mankracht dan traditionele methoden van handhaving.

24. Afronding financieel herstelplan

In 2024 (laatste jaarschijf) zal het financiële herstelplan zijn afgerond. Er resteren nog 2 posten die in het financiële herstelplan zijn opgenomen. Het betreft de onderstaande posten:

1. Overheadvergoeding gastgemeente Samenwerking Belastingen - € 50.000

In de dienstverleningsovereenkomst (DVO) van de Samenwerking Belastingen is overeengekomen met betrekking tot de overhead dat de gemeenten een overheadvergoeding betalen. Deze vergoeding is gebaseerd op de normvergoeding voor overheadkosten per jaar op basis van de vaste formatie en op de handleiding overheidstarieven van het Ministerie van Financiën. Ook is afgesproken in de DVO dat de gemeenten die (nog) geen samenwerkingsverband huisvesten de overheadkosten worden gemaximaliseerd op 50% van dit normbedrag.

In theorie is de stelling te verdedigen dat op de lange termijn deze 50% afspraak niet eerlijk is omdat de gemeenten waar de medewerkers vertrokken zijn hun overhead na 10 jaar voor een belangrijk deel afgebouwd moeten kunnen hebben. Dit klopt zeker voor beïnvloedbare overheadkosten maar voor bijvoorbeeld de huisvestingskosten blijft dit arbitrair. Verder gaat het hier niet alleen om een technisch argument dat overheadkosten kunnen worden afgebouwd, maar ook om de samenwerkingsgedachte dat ieder van de vier gemeenten een samenwerking zou gaan huisvesten binnen de eigen gemeente.

De andere kant van het verhaal is dan ook dat gemaakte afspraken nageleefd moeten worden. Daarom is ervoor gekozen om de DVO op dit punt niet aan te passen.

2. Post onvoorzien financieel herstelplan - € 155.000 (restant)

Voor niet óf niet geheel realiseren van bezuinigingen was binnen het financiële herstelplan een stelpost opgenomen van € 200.000. Het resterende deel van dit budget (onvoorzien – overheadvergoeding) kan vrijvallen.

Bovenstaande posten kunnen tegen elkaar worden weggestreept. Hierdoor resteert een vrije ruimte van € 105.000.

25. Formatie regelanalist

Deze formatie is nodig voor de uitvoering van de Omgevingswet.

26. Formatie financieel adviseur/consulent

Er is behoefte aan meer capaciteit financiële advisering en ondersteuning als gevolg van de groei van de organisatie en Europese projecten.

Beleidsindicatoren

Overhead

Overhead kosten zijn alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. In de tabel hieronder is aangegeven hoe deze kosten zijn opgebouwd:

Overhead mag nog wel worden toegerekend aan grondexploitaties, investeringen en andere (subsidie)projecten. In de praktijk gebeurt dit door op het taakveld 0.4 onder de lasten een negatief bedrag op te nemen en dit bedrag op het betreffende taakveld met de weer als last te verantwoorden. Hierdoor wordt de exploitatie niet onnodig opgevoerd.

² Overheadvergoeding binnen de samenwerkingsverbanden waarbij Gemeente Middelburg als gastgemeente opereert worden als baten verantwoord binnen het taakveld overhead.

Wat mag het kosten?