Wet open overheid
Inleiding
Sinds september 2023 is er een projectgroep Woo ingesteld. De projectgroep heeft als taak, conform het college besluit dat genomen is in juli 2023, de Woo op basis van het niveau Basis (minimaal voldoen aan de wet) te implementeren. Daarbij is wel de kanttekening gemaakt dat het projectteam waar het kan, zonder risico’s en binnen de budgettaire ruimte die er is (er is budget voor implementatie van de Woo via het gemeentefonds) in te steken op een hoger niveau, waardoor de gemeente haar burgers beter en transparanter kan bedienen.
Actieve openbaarmaking
De Woo verplicht overheidsorganisaties en specifiek gemeenten om gefaseerd in 3 fasen elf informatiecategorieën actief openbaar te maken. Het is de verwachting dat de implementatie in ieder geval tot 2026 doorloopt. Concreet betekent actieve openbaarmaking dat de informatie digitaal vindbaar en toegankelijk moet zijn.
De betreffende elf informatiecategorieën zijn:
Per Koninklijk Besluit is de verplichting opgelegd om vijf categorieën op 1 november 2024 actief openbaar te maken. Het betreft:
Wetten en algemeen verbindende voorschriften;
Overige besluiten van algemene strekking;
Organisatie en werkwijze;
Bereikbaarheidsgegevens;
Vergaderstukken Staten-Generaal.
Voor gemeenten zijn alleen de eerste 4 categorieën van toepassing. Hiervan worden wetten en algemeen verbindende voorschriften en overige besluiten van algemene strekking al openbaar gemaakt. De gemeente Middelburg voldoet al aan deze verplichting sinds juni 2024 omdat we de zo geheten Woo-index hebben gevuld en er sinds die datum een Woo-redacteur is aangesteld die betreffende informatie actueel houdt (voor uitleg van deze begrippen zie hierna).
Passieve openbaarmaking
Overheidsinstanties zijn verplicht om op verzoek informatie openbaar te maken (aan de verzoeker beschikbaar te stellen). Voor 1 mei 2022 werd dit geregeld in de Wet Openbaarheid Bestuur. Hierbij geldt in principe een termijn van maximaal vier weken waarbinnen het verzoek moet worden afgehandeld/aan de verzoeker de gevraagde informatie beschikbaar wordt gesteld. In principe omdat deze termijn onder meer kan worden opgeschort en/of éénmalig worden verlengd. In 2023 zijn volgens de rapportage vanuit het zaaksysteem Djuma 49 Woo-verzoeken in het kader van de Woo gedaan. In 2024 zijn dit 32 verzoeken (peildatum 6 september 2024).
Toegankelijkheid van informatie
Overheidsinstanties moeten ervoor zorgen dat informatie die zij actief openbaar maken, toegankelijk is voor een breed publiek. Dit betekent dat de informatie digitaal beschikbaar moet zijn en in een toegankelijk format, zoals pdf of html.
Informatiebeheer
Overheidsinstanties zijn verplicht om hun informatie op een zorgvuldige en duurzame wijze te beheren. Dit betekent dat zij in het kader van gemeentelijke taken informatie wordt ontvangen, geregistreerd, gecreëerd, uitgewisseld en gearchiveerd.
Voor de Woo zijn met name de ontvangst, registratie, creatie en archivering van belang.
Ontvangst van informatie in het kader van de Woo
Feitelijk is dit hoe de gemeente Middelburg Woo verzoeken wil ontvangen. In het aanwijzingsbesluit van 6 augustus 2024 heeft het college besloten dat digitale Woo verzoeken vanaf 5 oktober 2024 alleen nog via een webformulier ingediend kunnen worden. Dit digitale formulier is ontwikkeld en kan met en zonder Digid/E-herkenning worden gevuld. De ingediende formulieren worden rechtstreeks in het zaaksysteem Djuma opgeslagen en in een nieuw ontwikkeld werkproces op basis van Customer Journey principes (ook wel klantreis) afgehandeld binnen het zaaksysteem.
Registeren van informatie
Concreet betekent dit, vastleggen:
De datum waarop het document is geproduceerd;
De aard van het document (bijvoorbeeld: rapport, brief, memo);
De identiteit van de auteur(s) van het document;
De identiteit van de ontvanger(s) van het document;
Het onderwerp van het document;
Daarnaast moeten overheidsinstanties ook bijhouden of een document openbaar gemaakt is of niet, en zo ja, op welke datum dit heeft plaatsgevonden.
Bovenstaande wordt door de gemeente Middelburg grotendeels in het zaaksysteem Djuma gedaan. Er zijn echter organisatieonderdelen die dit nog niet (volledig) via het zaaksysteem laten verlopen. Hierdoor ontstaat het risico dat er niet eenduidig aan de wettelijke vereisten wordt voldaan. Het Zeeuws Archief heeft enkele jaren geleden al op deze risico’s gewezen en er is een verbeterplan opgesteld waaraan doorlopend buiten de scope van het project Woo wordt gewerkt door de adviseurs Informatiebeheer van de afdeling Facilitaire Zaken.
Creëren van informatie
Iedere medewerker van de gemeente Middelburg creëert informatie. Of die informatie en in welke mate deze informatie conform wettelijke regelgeving moet verlopen hangt af van de taken of functies van medewerkers. Wanneer we de 11 informatiecategorieën waarvoor we conform de Woo actief moeten gaan publiceren dan heeft dit consequenties voor de wijze van creatie. De gemeente Middelburg zal moeten besluiten via welke kanalen we creëren. Sturen we bijvoorbeeld nog mails uit een persoonlijke mailbox of juist uit een afdelingsmailbox, communiceren we nog via bijvoorbeeld Whatsapp en zouden we niet altijd moeten communiceren vanuit ons zaaksysteem. Vragen die we in fase 2&3 van de implementatie van de Woo moeten onderzoeken en vervolgens op basis van de te verwachten impact op de organisatie, in samenwerking met onder meer de ondernemingsraad tot besluitvorming moeten laten komen.
Archivering van informatie
Hierbij volgt de gemeente Middelburg de richtlijnen vanuit het Zeeuws Archief waarbij we actief participeren in dit samenwerkingsverband en ons stempel drukken op de kwaliteit van de archivering en controleren of we aan alle wettelijke vereisten voldoen (dit valt buiten de scope van het project Woo).
Beleidsvoornemens
Beleidsvoornemens inzake de uitvoering van de ‘wet open overheid’ (Woo)
Vanuit de opdracht ‘het implementeren van de Woo op niveau basis’ heeft de projectgroep een projectplan opgesteld. De projectgroep werkt “agile” dat betekent dat er stap voor stap, in kleine groepen in een korte cyclus zaken worden vervaardigd, opgeleverd en geïmplementeerd. Er is voor deze werkwijze gekozen omdat de Woo niet een statisch gegeven is. Op dit moment wordt de Woo geëvalueerd in opdracht van het kabinet. Vermoedelijk worden oorspronkelijke ambitieniveaus bijgesteld.
Fase 1 van het project bevindt zich in de afrondingsfase. Begin oktober 2024 wordt er formeel opgeleverd. Vervolgens zal via de PDAC cyclus dit resultaat worden geoptimaliseerd.
Voornemen is om per november te starten met fase 2. Fase 2 zal waarschijnlijk heel 2025 beslaan. In 2024 en doorlopend in 2025 wordt in het kader van de totale implementatie van de Woo:
Onderzocht en bepaald wat verder wettelijk noodzakelijk is en gestart met de implementatie van de overige categorieën; op basis hiervan wordt een projectplan opgesteld en de benodigde besluiten gevraagd;
Zaakgericht werken (verder) vormgegeven voor de overige informatiecategorieën; bijvoorbeeld werkprocessen omtrent klachten en beschikkingen herontwerpen;
Informatiebeheer (verder) geoptimaliseerd voor de overige informatie categorieën waarvoor al werkdefinities zijn opgesteld;
Informatie beheerplan wordt bijgewerkt;
Optimalisatie fase 1 resultaten;
Rol van Woo contactpersoon evalueren;
Managementinformatie rondom Woo opzetten;
Het Bestuur periodiek te informeren en deze informatie ook transparant voor burgers en medewerkers van de gemeente Middelburg te maken;
In samenwerking met de Zeeuwse gemeenten zoveel als mogelijk hergebruiken van bij andere instellingen reeks bruikbaar instrumentarium en deze voor Middelburg beschikbaar te maken;
Een overzicht te vervaardigen van de verplichtingen die voor de jaren 2026 en verder vanuit de Woo aan de gemeente Middelburg worden opgelegd met daarbij de te verwachten financiële implicaties.
Gerealiseerd actie(s)/beleid in relatie tot beleidsvoornemens
Er is een koepelproject I-Wetten gestart. Het project implementatie Woo is onderdeel daarvan. In 2024 is onder meer:
Een Woo-contactpersoon aangenomen die tevens fungeert als Roo-redacteur (registreren URL's in Roo ten behoeve van de Woo-index en dit controleren en bijhouden). De Woo-contactpersoon heeft als taak om burgers op een laagdrempelige manier te informeren over de beschikbaarheid van overheidsinformatie en is onderdeel gemaakt van het nieuwe werkproces en speelt een belangrijke rol in het bewaken van dit proces;
De Woo-index voor de eerste verplichte informatiecategorieën gevuld. De Woo-index is één centrale plek waar informatie van alle bestuursorganen vindbaar en doorzoekbaar is;
Deelgenomen aan een samenwerkingsverband op het gebied van implementatie Woo tussen Zeeuwse gemeenten, Provincie en Waterschap;
Opgetrokken met de gemeente Vlissingen en in samenwerking delen van de implementatie ontwikkeld;
Door functioneel beheer Djuma gewerkt aan het technisch proces actief openbaar maken informatiecategorieën als onderdeel van het projectteam;
Een nieuwe werkwijze ontwikkeld voor de afhandeling van (passieve) Woo-verzoeken (digitaal indienen alleen nog maar via een digitaal formulier, gemeente brede uniforme afhandeling via Djuma (nieuw zaaktype) en (anticiperend op wettelijke ontwikkelingen) publicatie hiervan. De gemeente Middelburg heeft deelgenomen aan een zogenaamde kopgroep vanuit de leverancier van ons zaaksysteem. Hierdoor zijn we in staat om deze informatiecategorie actief te publiceren conform de hoogste wettelijke standaarden.